27.10.2010 | Zeitmanagement
Achtung, Zeitfresser! Wie Sie durch rationelle Arbeitsabläufe effektiver arbeiten
von Sybille David, Praxisberaterin, Groß-Gerau
Lernen Sie, Zeitfresser zu erkennen, die Ihnen unnötig Energie rauben. Organisieren Sie sich und Ihren Arbeitsplatz so effektiv, dass Sie einen „Workflow“ erreichen, der Sie ohne Umwege zum Ziel bringt. Zeitfresser können Kollegen, Patienten oder ungeliebte Aufgaben in der Praxis sein. Aber auch ein unzulängliches Zeitmanagement oder die Unfähigkeit, Prioritäten zu setzen, kosten Zeit und Energie.
Wie erkennt man Zeitfresser?
Sie sitzen gerade über einer schwierigen Privatabrechnung, ärgern sich über die mangelhaften Einträge in der Karteikarte, versuchen herauszufinden, ob der Termin, an dem ein Datum, aber kein Eintrag zu finden ist, tatsächlich stattgefunden hat, wann die Röntgenaufnahme, die unbeschriftet in der Karte zu finden ist, aufgenommen wurde usw. Unter solch ungünstigen Voraussetzungen wird eine Routineaufgabe leicht zu einer Never-ending-Story.
Solche unnützen Zeitfresser sind vermeidbar. „Brüten“ Sie nicht über dem Abrechnungsfall, sondern geben Sie stattdessen die Karte an die Kollegin weiter, die für den Eintrag verantwortlich ist. Setzen Sie ihr eine Frist, bis wann Sie die korrekte Dokumentation von ihr erwarten, damit künftig dieser Workflow optimiert wird.
Zum Zeitfresser werden auch Aufgaben, die Sie zum falschen Zeitpunkt erledigen wollen. Wenn Sie die monatliche Materialbestellung durchführen wollen, Ihre Kolleginnen Sie aber für andere Aufgaben benötigen, werden Sie ständig unterbrochen und kommen nur sehr langsam voran. Durch die Störungen werden Sie gereizt, was die Stimmung im Team negativ beeinflusst. Wenn Sie eine Aufgabe schnell und konzentriert erledigen wollen, sollten Sie den Zeitpunkt so festlegen, dass Sie ungestört arbeiten können.
Auch ungeliebte Aufgaben werden schnell zu Zeitfressern. Sie sollen die monatlichen Belege für die Praxisbuchführung zusammenstellen, suchen sich aber andere Beschäftigungen, die Sie von der ungeliebten Arbeit ablenken. Es vergeht Stunde um Stunde, der Ordner mit den Belegen versperrt den Schreibtisch. Sie kommen nicht voran und ärgern sich über sich selbst. Andere wichtige Aufgaben bleiben unerledigt zurück. Auch hier wird aus einem Routinevorgang ein Zeitfresser, diesmal aus Unlust. Analysieren Sie daher, warum das Sortieren und Buchen von Belegen eine ungeliebte Aufgabe für Sie darstellt. Nur wenn Sie wissen, was Sie am zügigen Arbeiten hindert, können Sie Abhilfe schaffen.
Manchmal helfen kleine Schritte, zum Beispiel die tageweise Sortierung. Wenn Sie jeden Tag Ihre Belege abheften, entsteht kein unübersichtlicher Berg von Belegen, wie es bei monatlicher Ablage der Fall ist. Prüfen Sie auch, ob Sie diese Arbeit delegieren können. Oft gibt es im Team eine Kollegin, die gerade solche Arbeiten liebend gerne erledigen würde, während die Aufgabe für Sie unliebsam ist.
Lernen Sie, auch einmal „nein“ zu sagen
Sie sind bei einer Arbeit, da bittet eine Kollegin Sie um einen Gefallen. Sie sind hilfsbereit und kollegial, also erfüllen Sie den Wunsch der Kollegin. Danach kehren Sie zu Ihrer eigentlichen Aufgabe zurück, tun sich aber schwer, den Faden wiederzufinden. So benötigen Sie für diese Aufgabe mehr Zeit als Sie gedacht hatten.
Lernen Sie, in solchen Fällen auch einmal „nein“ zu sagen (siehe dazu auch „Praxisteam professionell“ - PPA - Nr. 2/2009, S. 16). Natürlich hilft man sich im Team, springt füreinander ein und unterstützt die Kolleginnen. Aber nicht jede Bitte um eine Gefälligkeit muss sofort erfüllt werden. Entscheiden Sie, welche Prioritäten Sie jetzt setzen wollen. Wenn Ihre Aufgabe in einer bestimmten Frist erledigt sein muss, sollten Sie dieser Arbeit Vorrang geben.
Vermeiden Sie unnötige Wege!
Achten Sie einmal darauf, wie oft Sie während einer Behandlung das Sprechzimmer verlassen müssen, weil etwas zur Behandlung Notwendiges fehlt. Solche unnützen Wege sind die häufigsten Zeitfresser in einer Arztpraxis und oft für abendliche Überstunden verantwortlich. Dabei ist es so leicht, mit einer genauen Sprechzimmervorbereitung alles Nötige im Zimmer zu haben.
Legen Sie lieber einige Instrumente mehr bereit, als wegen eines fehlenden Teils das Zimmer verlassen zu müssen. Notieren Sie die genaue Behandlung schon im Terminbuch und klären Sie ab, ob eine Anästhesie gewünscht wird usw. Arbeiten Sie mit Checklisten, auf denen Sie die genaue Angabe aller benötigten Instrumente und Materialien für die jeweilige Behandlung dokumentieren.
Praxishinweis
Nutzen Sie auch als erfahrene Kraft vorhandene Checklisten! So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird, die Behandlung störungsfrei verlaufen kann und Sie dadurch eine höhere Pünktlichkeit erzielen. Und ganz „nebenbei“ erhöht sich die Patientenzufriedenheit, was sich positiv auf die Empfehlungsquote für Ihre Praxis auswirkt. Patienten reagieren empfindlich auf Störungen während der Behandlung - besonders auf Unruhe, die beim Suchen oder Verlassen des Raumes entsteht. |
Stören Sie während der Pausen nicht Ihre Kolleginnen!
Ein weiterer alltäglicher Zeitfresser sind die Kolleginnen. In vielen Praxen ist es eine unliebsame Sitte, während kleiner Arbeitspausen den Rezeptionsbereich als „Versammlungsort“ zu wählen. Dort wird dann getratscht und gelacht, was die wartenden Patienten und die Kollegin an der Rezeption von konzentrierter Arbeit abhält.
Niemand will kleine private Gespräche in Arbeitspausen verbieten - aber prüfen Sie, ob die Rezeption der geeignete Ort ist. Nutzen Sie Ihren Pausenraum oder einen anderen Ort abseits anderer arbeitender Kolleginnen, die Sie mit Ihren Gesprächen stören könnten. Und Patienten ärgert vielleicht Ihre Heiterkeit an der Rezeption, während sie auf die Behandlung warten müssen. Wenn Sie die Verwaltungskraft an der Rezeption sind, scheuen Sie sich nicht, Ihre Kolleginnen zu bitten, sich an einem anderen Platz zu unterhalten.
Patienten als Zeitfresser: Wie Sie Abhilfe schaffen können
Auch Patienten können zum Zeitfresser werden. Ob am Telefon oder in der Praxis - wenn Ihr Patient ein überhöhtes Mitteilungsbedürfnis hat, sollten Sie die Notbremse ziehen. Eine erstklassige Patientenbetreuung beinhaltet zwar auch „Smalltalk“ sowie Information und Beratung durch die Praxismitarbeiterin. Sie alle kennen aber auch die Patienten, die am liebsten vor Ihrem Schreibtisch stehen bleiben und sich mit Ihnen unterhalten wollen, obwohl Sie sie schon mehrmals aufgefordert haben, bitte im Wartezimmer Platz zu nehmen.
Bedenken Sie, dass Ihr redefreudiger Patient Sie unnötig von der Arbeit abhält und die Telefonleitung lange blockiert, sodass Sie für andere Patienten nicht erreichbar sind. Sagen Sie höflich aber bestimmt: „Liebe Frau Hoffmeister, ich darf Sie nun bitten, im Wartezimmer Platz zu nehmen. Dort können Sie unsere neuesten Zeitschriften einsehen.“ Und dann mit einem verschmitzen Augenzwinkern: „Und ich muss ja auch weiterarbeiten, sonst kriege ich Ärger mit meinem Chef.“ Diesen Wink verstehen die meisten Patienten und Sie haben einen Zeitfresser weniger.
Unordnung - einer der schlimmsten Zeitfresser überhaupt
Wissen Sie, wie viel Zeit verloren geht, wenn Sie wichtige Dinge in Ihrer Praxis suchen? Karteikarten, Röntgenbilder, Modelle und Notizen - es gibt nichts, was man nicht suchen kann. Weisen Sie jedem Ding einen festen Platz zu. Lassen Sie nicht zu, dass Röntgenaufnahmen unbeschriftet irgendwo abgelegt werden - eine Zuordnung ist so fast nicht mehr möglich, aber die Suche nach dem richtigen Patienten verschlingt einen Großteil Ihrer Zeit. Dokumentieren Sie jede Behandlung sofort! Nach der Behandlung wissen Sie am besten, was gemacht wurde. Später wird allein durch Überlegen zu viel Zeit verschenkt.
Bitten Sie eine Kollegin, einmal täglich alle Unterlagen wegzusortieren, wenn Sie selbst keine Zeit dafür finden. Nutzen Sie Pultordner - das sind Mappen, in denen Unterlagen vorsortiert werden können, die nicht gleich an ihren eigentlichen Bestimmungsort gebracht werden können. So hat trotzdem jedes Schriftstück einen festen Platz und wird erst dann wegsortiert, wenn zum Beispiel der Chef die Labor-Monatsrechnung angesehen hat.
Alle benötigten Gegenstände in Reichweite aufbewahren
Analysieren Sie Ihre Praxis darauf, ob alle benötigten Gegenstände sinnvoll nahe beieinander aufbewahrt werden oder ob Sie für einen Vorgang mehrere Schubladen öffnen und schließen bzw. eventuell sogar Dinge aus einem anderen Raum holen müssen. Oft benötigte Dinge werden oben aufbewahrt, weniger häufig benötigte finden in unteren Schubladen oder Schränken ihren Platz. Anstelle einzelne Instrumente aufzubewahren, macht es vielleicht mehr Sinn, alles für eine Behandlung Notwendige zusammen in einer Schublade oder auf einem speziellen Tablett aufzubewahren.
Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Kolleginnen, wie Schubladen und Schränke effizienter eingeräumt werden können. Auch wenn es zunächst Zeit kostet: Sie müssen bei guter Ordnung nicht mehr „blind“ alle möglichen Schubladen aufziehen und arbeiten dadurch deutlich effektiver.
Verzichten Sie auf zu viel Lagerungsflächen direkt im Sprechzimmer, dort soll immer nur der aktuelle Tagesbedarf sein. Es macht wenig Sinn, Dutzende von Materialien in einem Sprechzimmer aufzubewahren und dafür im anderen Zimmer keine zu haben.
Beim Tagesplan die technische Ausstattung berücksichtigen
Auch wenn technische Geräte nicht in jedem Zimmer vorhanden sind, sollte anhand des Tagesplans überprüft werden, wie oft diese am jeweiligen Tag benötigt werden. Statt mehrmaligem Hin- und Herschieben sperriger Geräte macht eventuell die Überlegung Sinn, alle Behandlungen, für die das Gerät erforderlich ist, im gleichen Zimmer durchzuführen. Diese intelligente Art der Vorplanung sollte die Kollegin übernehmen, die über Talent zum Organisieren verfügt.
Anhand des Tagesplans wird morgens kurz vor Sprechstundenbeginn geklärt, welche Behandlung in welchem Zimmer stattfinden soll. Dabei wird sowohl die technische Ausstattung des jeweiligen Behandlungszimmers berücksichtigt als auch die Kollegin bestimmt, die assistieren soll. Sie werden staunen, wie viel Zeit und Energie Sie sparen können, wenn Sie geschickt planen.
