24.05.2011 | Verwaltung
Praxisvertretung: Daran sollten Sie denken
von Sebastian Schnabel, Medienbüro Medizin, Hamburg
Es gibt viele Gründe, warum die Praxis vorübergehend geschlossen und eine Vertretung gefunden werden muss: Aufgrund eines Urlaubs oder wegen Krankheit, Fortbildungen, Wehrübungen oder Schwangerschaft. Damit das gesamte Praxisteam die arbeitsfreie Zeit in Ruhe und entspannt genießen kann, bedarf es einiger Organisation. In vielen Praxen plant eine MFA als Hauptverantwortliche die Vertretung. „Praxisteam professionell“ zeigt Ihnen, woran Sie bei der Praxisvertretung denken müssen.
Wer darf den Chef/die Chefin vertreten?
Schon wenn die Praxis nur für einen Tag geschlossen werden soll, müssen Sie für einen Vertreter sorgen. Wenn die Vertretung länger als eine Woche dauert, muss dies der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung (KV) gemeldet werden. Dies können Sie bei den meisten KVen per Fax, Telefon oder auch per E-Mail tun.
Generell können sich Praxen nur durch Ärzte desselben Fachgebiets vertreten lassen. Der Vertreter muss aber nicht zwangsweise auch Vertragsarzt sein. Es ist auch möglich, sich durch einen Arzt vertreten zu lassen, der zwar die notwendigen Qualifikationen, aber eben keine aktuelle Kassenzulassung hat - sei es ein Privatarzt oder ein Arzt, der schon in Ruhestand gegangen ist. Die Vertretung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen: Entweder es kommt ein Arzt in Ihre Praxis und versorgt dort die Patienten, oder Sie verweisen Ihre Patienten an die umliegenden Vertragsarztpraxen. Wenn Ihre Praxis in zentraler Lage einer größeren Stadt liegt, ist die zweite Variante relativ einfach.
Doch es reicht nicht, einfach ein Schild an die Tür zu hängen, auf dem die Adresse der vertretenden Praxis vermerkt ist. Sie müssen im Vorfeld selbstverständlich die für die Vertretung vorgesehene(n) Praxis/Praxen informieren. Für Facharztpraxen oder in kleineren Städten kommt vielleicht nur eine Praxis als Vertretung in Betracht. Wenn diese für Ihre Praxis einspringen soll, muss der jeweilige Arzt natürlich auch einverstanden sein. Sie können nicht einen Vertreter bestimmen, der dies vielleicht gar nicht möchte. Mit den vertretenden Praxen sollten Sie ebenso genaue Absprachen treffen, als wenn ein Arzt in Ihrer Praxis die Behandlungen übernehmen würde.
Merke!
Der ärztliche Bereitschaftsdienst gilt nicht als Urlaubsvertretung. Er ist ausschließlich für Behandlungen außerhalb der üblichen Öffnungszeiten vorgesehen. |
Wenn Sie Ihre Praxis - aus welchem Grund auch immer - schließen, sollten Sie folgende Punkte überprüfen:
- Ein Schild für die Praxistür ist vorbereitet, auf dem die Dauer der Abwesenheit, die Vertretungspraxen und eine Notfallnummer stehen.
- Auf dem Anrufbeantworter ist eine Nachricht mit denselben Informationen wie auf dem Praxisschild aufgespielt. Machen Sie einen Kontrollanruf: Ist die Ansage gut verständlich?
- Auf der Homepage befindet sich ebenfalls ein entsprechender Hinweis.
- Falls Ihr Praxischef regelmäßige Hausbesuche durchführt: Übernimmt der Vertreter auch diese Aufgaben? Oder muss eine weitere/andere Vertretung gefunden werden?
Qualifikationen im Original zeigen lassen
Bei einer Vertretung durch einen anderen Arzt in der eigenen Praxis haftet der Praxisinhaber in bestimmten Fällen für seinen Vertreter. Deshalb sollten Sie im Vorfeld nach der Qualifikation und den Leistungsnachweisen des Arztes fragen. Die Originale folgender Dokumente sollten Sie sich zeigen lassen, und amtlich beglaubigte Kopien in den eigenen Unterlagen abheften:
- Approbationsurkunde,
- Facharztanerkennung/Fachkundenachweis,
- gegebenenfalls weitere Nachweise über Schwerpunkte oder Zusatzbezeichnungen,
- Bescheinigung über ausreichende Fortbildungen - gerade wenn die Approbation lange zurückliegt,
- Bescheinigung über spezielle Kenntnisse und Erfahrungen, falls die Behandlungen in Ihrer Praxis das Grundwissen des betreffenden Fachgebiets übersteigen.
So kommen Sie der nötigen Sorgfaltspflicht nach und sichern Ihre Praxis ab, falls in der Vertretungszeit unerwünschte Ereignisse - etwa Behandlungsfehler mit Patientenschaden - auftreten.
Sie sollten sich außerdem über die Haftpflichtversicherung der Vertreter informieren. Denn wenn Vertreter nicht ausreichend durch ihre Haftpflichtversicherung abgedeckt sind, können unter Umständen hohe Forderungen auf die eigene Praxis zukommen.
Erläuterungen zu speziellen Patienten aufschreiben
Mit dem Vertreter sollten Sie im Vorfeld die folgenden organisatorischen Details besprechen:
- Wann sind Öffnungszeiten und Sprechstunden der Praxis?
- Liegt in der Vertretungszeit ein Notdienst an?
- Wie sind die organisatorischen Abläufe innerhalb der Praxis?
- Welche Behandlungsgewohnheiten hat der Vertreter?
Überprüfen Sie rechtzeitig, welche Patienten Termine in Ihrer Abwesenheit haben und legen Sie die Patientenakten Ihrem Praxischef vor. Er kann für seinen Vertreter Erläuterungen zu den Patienten, etwa besondere Behandlungsformen und persönliche Eigenarten, hinzufügen. Das erleichtert dem Vertreter die Arbeit. Und die Patienten fühlen sich gut aufgehoben, wenn sie genauso behandelt werden, wie es sonst auch in der Praxis geschieht.
Aufgrund der Budget-Deckelung sollte der Vertreter auch Richtlinien erhalten, wann bestimmte Rezepte ausgestellt werden. Denn auch wenn ein anderer Arzt in der Praxis behandelt: Die Rezepte gehen zulasten des Praxis-Budgets. Ähnliche Erläuterungen sollte der Vertreter auch zum Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und BTM-Rezepten erhalten. Nach welchen Kriterien stellt Ihr Praxisarzt diese normalerweise aus?
Hausbesuche im Stadtplan einzeichnen
Ausführliche Erläuterungen benötigen Vertreter ganz besonders bei Hausbesuchen: Wann sind diese? Und wie kommt man dahin? Ein Stadtplan mit Markierungen zu den Wohnungen ist eine nützliche Hilfe - für den Fall, dass der Arzt kein Navigationsgerät im Auto hat. Falls es einen Dienstwagen der Praxis gibt, sollten Sie diesen dem Vertreter zur Verfügung stellen. Dann sollten Sie aber auch im Vorfeld schriftlich vereinbaren, wer bei Schäden und Unfällen haftet.
Nach dem Urlaub: Anrufbeantworter neu besprechen
Wenn Ihre Praxis wieder öffnet, gibt es einiges zu beachten: Das Hinweisschild an der Praxistür - wenn Ihre Praxis extern vertreten wurde - entfernt sicher gleich die erste Mitarbeiterin am Morgen. Aber denken Sie auch daran, Ihre Website zu aktualisieren. Und besprechen Sie den Anrufbeantworter neu. Ihre Patienten sollen schließlich im Frühjahr nicht immer noch einen Hinweis auf den Weihnachtsurlaub hören!
Fazit
Die Gewissheit, dass alles seinen geregelten Lauf nimmt, macht nicht nur die Abwesenheit entspannter, sondern erleichtert auch den Wiedereinstieg. Deshalb - und auch um die Patienten zufriedenzustellen - sollte die Vertretungszeit genau geplant sein. Denn die Patienten wollen schließlich auch dann optimal versorgt werden, wenn sich das Praxisteam am Strand erholt oder aus anderen Gründen die Versorgung der Patienten zeitweilig abgeben muss.
