18.02.2015 · Fachbeitrag · Notfallmanagement

Was tun, wenn der Praxischef ausfällt?

von Katharina Münster, Medienbüro Medizin (MbMed), Hamburg

| Wer krank ist, geht zum Arzt. Doch was, wenn dieser plötzlich krankheitsbedingt ausfällt? Dann hört für das Praxisteam nicht etwa die Arbeit auf. Unter Umständen muss der gesamte Praxisalltag über längere Zeit neu organisiert werden. Vor allem in Einzelpraxen wird diese Situation zur Herausforderung. Daher sollten Sie auf den Ernstfall vorbereitet sein und rechtzeitig mit Ihrem Chef darüber sprechen. |

Sofortmaßnahmen: Erste Hilfe und Notruf

Wenn Ihr Chef von unterwegs oder von zu Hause aus in der Praxis anruft und Ihnen mitteilt, dass er einen Unfall hatte oder krankheitsbedingt nicht in die Praxis kommen kann, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Dramatischer ist es, wenn Ihr Chef unmittelbar in der Praxis erkrankt oder sich dort verletzt. Zunächst einmal sollten Sie Ruhe bewahren, erste Hilfe leisten und - wenn erforderlich - den Notarzt rufen. Da Sie als MFA mit diesem Thema vertraut sein sollten, verzichtet dieser Beitrag auf weitere Ausführungen. Zum allgemeinen Notfallmanagement in der Praxis siehe PPA 06/2010, Seite 14.

Denken Sie aber auch an die anwesenden Patienten: Für viele ist es ein Schock, wenn ausgerechnet ihr behandelnder Arzt vor ihren Augen plötzlich selbst medizinische Hilfe braucht.

PRAXISHINWEIS | In solchen Notfällen sollte sich Ihr Team aufteilen: Eine Kollegin kann etwa den Praxischef versorgen, eine weitere den Notarzt rufen und sich um die Patienten kümmern. Diese können Sie zunächst ins Wartezimmer setzen und ihnen etwas zu trinken anbieten. Fragen Sie, wie es ihnen geht und haben Sie ein offenes Ohr. Gerade für ältere Menschen ohne Angehörige ist es wichtig, sich mit Ihnen über das Erlebte austauschen zu können.

Patientenversorgung und Praxisbetrieb neu organisieren

Mit diesen Sofortmaßnahmen ist es aber noch nicht getan: Trotz Ausfall des Praxischefs kommt es für Sie darauf an, den Praxisbetrieb und die medizinische Versorgung Ihrer Patienten aufrechtzuerhalten. Dies geschieht über eine Vertretung, die in Ihrer Praxis arbeitet, oder eine andere Praxis.

Anwesende Patienten

Patienten ohne akute Beschwerden, können Sie nach Hause schicken. Bieten Sie an, sie wegen eines neuen Termins anzurufen, sobald Sie wissen, wie lange der Arzt ausfällt. Notfall-Patienten mit starken Beschwerden können nicht so lange warten: Fragen Sie diese, ob Sie ihnen die nächstgelegenen Arztpraxen heraussuchen sollen, damit sie keine weiten Wege zurücklegen müssen. Sie können dann auch direkt für Ihre Patienten in der gewünschten Praxis anrufen. So bieten Sie ihnen auch im Notfall einen guten Service.

PRAXISHINWEIS | Denken Sie daran, dass Sie Patienten nie einen bestimmten Arzt empfehlen dürfen. Das gilt insbesondere dann, wenn die Patienten Sie nicht darum gebeten haben! Lassen Sie daher die Patienten am besten aus den infrage kommenden Praxen selbst eine auswählen.

Praxisbetrieb umorganisieren

Zunächst sollten Sie alle Patienten anrufen, die am selben Tag noch einen Termin hätten. Diejenigen, die Sie nicht mehr rechtzeitig erreichen, müssen Sie nach Hause schicken, sobald sie in die Praxis kommen. Anschließend gilt es, die weitere medizinische Versorgung Ihrer Patienten sicherzustellen: Entweder schließen Sie die Praxis während der Abwesenheit Ihres Chefs und verschieben die betreffenden Termine (bzw. verweisen die Patienten in dringenden Fällen an andere Praxen) oder ein Vertreter springt für Ihren Chef ein.

Kurzfristige Schließung der Praxis

Die Praxis zu schließen, ist nur dann sinnvoll, wenn die Ausfallzeit Ihres Chefs auf absehbare Zeit (eine oder zwei Wochen) begrenzt ist. Auch bei Schließung der Praxis muss das Team dafür sorgen, dass eine reibungslose Wiederaufnahme des Praxisbetriebs möglich ist, sobald der Arzt wieder arbeitsfähig ist. Unumgänglich sind hierbei zum Beispiel folgende Tätigkeiten:

Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit (notfalls über Anrufbeantworter, der mindestens einmal pro Tag abgehört wird)

Tägliche Sichtung, Kategorisierung und - falls erforderlich - Beantwortung des eingehenden Schriftverkehrs per Post, Fax und E-Mail

Überwachung (und Erfüllung!) bestehender Zahlungsverpflichtungen

Täglich anfallende Wartungs- und Reinigungsarbeiten

Elektronische Datensicherung

PRAXISHINWEIS | In bestimmten Fällen bietet es sich an, die Ausfallzeit Ihres Chefs für besondere Aufgaben und Projekte zu nutzen, die zwar wichtig sind, für die im Praxisalltag aber keine Zeit ist: Ganz gleich, ob Sie das Lager aufräumen, einen neuen Flyer für Ihre Praxis entwickeln oder ein längeres Teammeeting durchführen wollen - jetzt ist die richtige Zeit dafür!

Vertretung organisieren

Vertragsärzte sind gesetzlich verpflichtet, auch bei kurzfristiger Abwesenheit Vertretungsregelungen zu treffen. Bereits wenn ein Arzt seine Tätigkeit länger als eine Woche nicht ausüben kann, muss er die zuständige Kassenärztliche Vereinigung (KV) per Formblatt darüber informieren und einen Vertreter benennen. Wie Sie einen Vertreter organisieren und was Sie bei der Praxisvertretung sonst noch zu beachten haben, lesen Sie in PPA 06/2011, Seite 5.

PRAXISHINWEIS | Nach Auskunft der KV Westfalen-Lippe ist auf dem Form-blatt eine persönliche Unterschrift des Arztes nicht zwingend vorgeschrieben. Es kommt darauf an, dass der Mitteilende (zum Beispiel die Praxismanagerin) glaubhaft vermitteln kann, dass er zu der Meldung befugt ist.

Vorsorgemaßnahmen: So ist Ihre Praxis bestens gerüstet

Auch für eine Arztpraxis ist es sinnvoll, sich auf den Ernstfall vorzubereiten, bevor dieser eintritt. Dazu empfiehlt sich eine Reihe von Vorsorgemaßnahmen.

Vertretungsregelungen

Fragen Sie Ihren Praxis-Chef, wie die Vertretungsregelungen aussehen. In der Regel wird der Arzt vorgesorgt haben, etwa indem er auch für den Krankheitsfall eine Vereinbarung mit seinem Urlaubsvertreter getroffen hat. Am besten halten Sie mit Ihrem Chef zusammen fest, in welchen Fällen Sie welche Maßnahmen ergreifen sollen. Denn auch der Praxisinhaber profitiert davon, wenn sein Team für den Notfall gerüstet ist.

Notfallplan und Notfallkoffer

Sinnvoll ist es, sich vorab im Team einen Notfallplan zurechtzulegen, damit jeder weiß, was zu tun ist. Auch ein Notfallkoffer mit den wichtigsten Unterlagen gibt Sicherheit.

PRAXISHINWEIS | Den „Notfall-Koffer“ dürfen Sie nur öffnen, wenn der Arzt ausfällt. Enthalten sollte der Koffer unter anderem:

Informationen zu Vertretungsregelungen

Anweisungen an das Praxisteam

Liste der notwendigen Passwörter und PINs für Computer und Online-Banking

Informationen über Ablageorte wichtiger Unterlagen und Schlüssel der Praxis

Informationen zu Kontovollmachten

Ein Testament des Arztes

Abschluss einer Praxisausfallversicherung

Fällt der Chef krankheitsbedingt aus, bedeutet das eine große wirtschaftliche Belastung für die Praxis und somit ein hohes Insolvenz-Risiko. Praxisinhaber können sich und somit ihr Team für den Ernstfall absichern: Die meisten haben hierzu eine Krankentagegeldversicherung abgeschlossen. Diese sichert aber nur das Nettoeinkommen des Arztes. Die laufenden Kosten, wie Miete, Strom und die Gehälter der MFA, deckt sie hingegen nicht ab.

Daher ist zusätzlich eine Praxisausfallversicherung (PAV) sinnvoll. Sie greift unter anderem bei Krankheit und Unfällen des Praxisinhabers, aber auch bei einer behördlich angeordneten Quarantäne der Praxis. Abgedeckt sind die fixen Betriebskosten, wie Gehälter, Miete und Strom, sowie die Kosten des Vertreters. Wenn Ihr Chef eine PAV abschließen möchte, sollte er dies frühzeitig tun: Zum einen muss er sich einer Gesundheitsprüfung unterziehen, zum anderen ist die Versicherung umso teurer, je älter der Versicherungsnehmer ist.

PRAXISHINWEIS | Wenn ein Praxisinhaber eine PAV abschließt, sollte er darauf achten, dass diese auch tatsächlich bis zur Aufgabe der Praxis weiterläuft. Das heißt, der Vertrag sollte frühestens dann ablaufen, wenn der Arzt 65 Jahre alt ist.