02.10.2008 | Teammanagement
Keine Themen für Teambesprechungen?
Eine Leserin fragt: „Wir machen in unserer Praxis regelmäßig Teambesprechungen. Allerdings haben wir das Problem, dass wir nicht wissen, wie wir diese Zeit sinnvoll ausfüllen sollen, weil es bei uns gar nicht so viel zu besprechen gibt. Sollen wir die Teambesprechung seltener – zum Beispiel nur einmal im Monat – durchführen oder einfach warten, bis wichtige Themen auftauchen?“
Teambesprechungen vorbereiten
Das beschriebene Phänomen ist sehr verbreitet. Dies liegt aber meistens nicht daran, dass die betreffenden Praxen keine Probleme hätten. Häufig hat es etwas mit der nachlässigen Vorbereitung und Leitung der Besprechung zu tun. Teambesprechungen sind sehr wichtig, daher sollten Sie diese unbedingt durchführen. Der 14-tägliche Rhythmus erscheint aus vielen Gründen sinnvoll:
- Vorfälle aus dem Alltag können relativ zeitnah geklärt werden. Je weiter die Abstände zwischen den Besprechungen sind, desto höher ist die Gefahr, dass „alte“ Vorgänge nicht mehr angesprochen und somit auch nicht zur Verbesserung genutzt werden.
- Ist der Alltag stressig, verfallen die meisten Menschen schnell wieder in gewohnte Verhaltensweisen. Wenn Sie etwas in der Praxis verändern möchten, müssen Sie anfangs immer wieder darüber sprechen, um es bei den Betroffenen präsent zu halten.
Beispiel
Praxis Dr. B hat beschlossen, den Patienten bei längeren Wartezeiten aktiv Getränke anzubieten. Die Idee finden alle sehr gut und an den ersten Tagen denken die meisten daran, sie auch umzusetzen. Allerdings schleichen sich schon bald die früheren Arbeitsabläufe wieder ein und sie vergessen, auf die Patienten aktiv zuzugehen. Obwohl diese Idee vergleichsweise einfach ist, ist sie sehr wirksam, weil sie von den Patienten als Wertschätzung und Achtsamkeit wahrgenommen wird. Daher sollte die Umsetzung immer wieder thematisiert werden, sodass sie „in Fleisch und Blut übergeht“. |
Wollen Sie sich als Praxis überhaupt „weiterentwickeln“?
Etwas Grundlegendes ist allerdings zu klären: Wollen Sie als Praxis überhaupt besser werden und sich weiterentwickeln? Wenn die Praxisinhaber dies wollen, werden sie das Team ebenfalls motivieren können. Wenn allerdings nur einzelne Mitarbeiterinnen motiviert sind, wird es viel schwieriger sein, etwas „zu bewegen“. Dann reicht es unter Umständen, die Teambesprechung nur einmal im Quartal zu machen, um gesetzliche Neuerungen mitzuteilen und die geforderten Belehrungen durchzuführen. Wenn Sie jedoch Veränderung und Weiterentwicklung wünschen, ist die Teambesprechung für Sie unentbehrlich. Außerdem beugen Sie mit qualitativ guten Teambesprechungen der „Cliquenbildung“ im Team vor.
Besprechen Sie das, was alltagsrelevant ist!
Verändern Sie aber unbedingt die Vorbereitung und überprüfen Sie, wie gut die Besprechung geleitet wird. Auch hier geht es nicht ohne klare Verantwortlichkeiten. Prüfen Sie daher, ob es in Ihrem Team eine Person gibt, die sich für die Entwicklung der Praxis und für das Miteinander verantwortlich fühlt. Wenn sie zudem organisatorische Fähigkeiten hat, sollte sie auch die Vorbereitung übernehmen.
Die Vorbereitung bedeutet jedoch nicht, sich am Tag der geplanten Besprechung hinzusetzen und zu überlegen, womit man sie füllen könnte. Vielmehr sollte das jeden Tag „nebenbei“ im Hinterkopf ablaufen. Bekommt die zuständige Mitarbeiterin zum Beispiel mit, dass Verbandsmaterial nicht rechtzeitig nachbestellt wurde, nimmt sie diesen Vorfall auf die Tagesordnung für die nächste Besprechung. Ziel ist es dabei nicht, den oder die Schuldigen zu finden, sondern gemeinsam zu überlegen, wie solche Fehler in Zukunft vermieden werden können.
Leider gehen auch die besten Einfälle schnell verloren und werden wieder vergessen. Bekommt die zuständige Mitarbeiterin mit, wie eine Kollegin sagt „Wir könnten dies auch einfacher machen, wenn wir ...“, dann tut sie gut daran, diesen Satz auf die Tagesordnung für die Besprechung zu setzen, um dort in Ruhe mit allen Beteiligten zu überlegen, ob diese Idee wirklich gut und umsetzbar ist.
Beispiel
Bei der Auswahl der Azubis stellt eine Mitarbeiterin fest, dass es sehr hilfreich wäre, wenn die Praxis eine „Checkliste“ für die Auswahl von Azubis entwickeln würde. Die Verantwortliche für die Teambesprechungen schreibt den Vorschlag auf und erinnert bei der nächsten Besprechung daran. Gleichzeitig legt sie sich eine Wiedervorlage in drei Monaten an (zum Beispiel in Outlook), um daran erinnert zu werden und es erneut einzubringen, falls der Vorschlag bis dahin noch nicht umgesetzt sein sollte. |
Beginnen Sie die Besprechung mit einem „Blitzlicht“. Jeder hat die Gelegenheit, etwas zu sagen. In diesem „Blitzlicht“ sollten alle aktuellen Punkte angesprochen werden, die man auf dem Herzen hat. Das kann beispielsweise ein defektes Gerät sein, bei dem das weitere Vorgehen abzuklären ist. Das können Rückmeldungen der Patienten sein, die an alle weitergegeben werden. Es kann aber auch die aktuelle Arbeitssituation sein (Beispiel: „Im Moment haben wir ganz schöne Probleme bei der Privatabrechnung. Ich würde gerne darüber sprechen, wie wir das ändern können.“).
Dokumentieren Sie gewissenhaft!
In manchen Teams wird viel gesprochen und wenig umgesetzt. Das kann unter anderem daran liegen, dass keine klaren Entscheidungen getroffen und die Ergebnisse auch nicht schriftlich festgehalten werden. Wir empfehlen Ihnen daher, in jeder Teambesprechung ein Protokoll zu schreiben (kurz und prägnant), dieses in der darauffolgenden Besprechung zu lesen und nach jedem Punkt direkt zu überprüfen, ob das Besprochene umgesetzt worden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, wird dieser Punkt in das nächste Protokoll wieder aufgenommen.
Beispiel
Der Chef bemängelt, dass die Mitarbeiter beim Röntgen häufig vergessen, den Röntgen-Pass anzubieten. Das wird im Protokoll notiert und in der Teambesprechung in 14 Tagen nachgefragt, ob sich etwas verändert hat. Wenn nicht, wird gemeinsam überlegt, ob es irgendwelche Maßnahmen gibt, die es den Mitarbeitern erleichtern, daran zu denken (zum Beispiel ein Schild im Röntgenraum mit der Aufschrift „Haben Sie schon einen Röntgenpass?“). Das Schild soll vor allem die Mitarbeiter daran erinnern, die Patienten zu fragen. |
Haben Sie den Mut, auch Kritisches anzusprechen!
Weiterentwicklung braucht Mutige, die Bestehendes infrage stellen. Dabei kann es schon mal passieren, dass man die eine oder andere Kollegin gegen sich hat. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass es sich lohnt, kurzfristige atmosphärische Störungen in Kauf zu nehmen, um wichtige Veränderungen voranzutreiben. Solange der Umgangston freundlich ist, werden diese Phasen schnell wieder vorüber sein.
Beispiel
Als Kollegin A. aus ihrer Elternzeit in die Praxis zurückkehrt, bemerkt sie, dass sich während ihrer Abwesenheit der Umgang mit den Patienten verändert hat. Über viele Patienten wird vor oder nach der Behandlung gelästert und Dienst nach Vorschrift gemacht. Ursprünglich hatte sich die Praxis zum Ziel gesetzt, den Patienten in den Mittelpunkt zu stellen und ihn dies auch besonders spüren zu lassen. Lange Zeit war das der häufigste Grund für Weiterempfehlungen. Kollegin A. gibt ihren Eindruck auf der Teambesprechung weiter. Zwar waren die Kolleginnen zunächst „angesäuert“, sie haben sich aber dennoch die Rückmeldung zu Herzen genommen. |
