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So gelingen Jahresgespräche mit Lieferanten
von Marie Reiter, MFA, Düsseldorf, www.deinberichtsheft.de
| Das Jahresende ist eine gute Gelegenheit, die Lieferantenbeziehungen Ihrer Praxis auf Wirtschaftlichkeit zu überprüfen. Ein Jahresendgespräch hilft dabei, Transparenz zu schaffen und neue Perspektiven zu finden, die beide Seiten zufriedenstellen. Wenn der Praxischef die Gespräche an Sie als MFA delegiert, sollten Sie wissen, wie man sie erfolgreich führt. |
Unterjährige Lieferantenbewertung im Vorfeld treffen
Um sich auf ein Jahresgespräch vorzubereiten, wird sich Ihr Lieferant Orientierungshilfen in Form von Fragen und Notizen erarbeiten. Sie helfen ihm, seine Preispolitik entsprechend zu verteidigen oder sogar eine Preiserhöhung für das kommende Jahr durchzusetzen. Handeln Sie ebenso! Ihr Lieferant wird verunsichert sein, sodass Sie das Überraschungsmoment auf Ihrer Seite haben und Gegenforderungen stellen können.
Wenn Sie im Qualitätsmanagement (QM) Ihrer Praxis Reklamationen an Ihre Lieferanten dokumentiert haben, umso besser! Die folgende Lieferantenbewertung finden Sie auch online unter der Abruf-Nr. 44285179.
MUSTER / Lieferantenbewertung Fa. ... (Firma hier eintragen!) | |||
Wichtige Fragen über die bisherige Zusammenarbeit: | Positiv | Neutral | Negativ |
Ist mein Anbieter im Vergleich zu anderen Anbietern (bzgl. vergleichbarer Produkte (z. B. Einmalhandschuhe, Kanülen, Tupfer) günstiger, teurer oder preislich im Durchschnitt? | | | |
Sind die Produkte qualitativ gut oder minderwertig? | | | |
Ist der aktuelle Lieferant zuverlässig bzgl. Lieferungen, Erreichbarkeit oder Retouren? | | | |
Gab es größtenteils Abweichungen vom Liefertermin oder ist eine Termintreue erkennbar? | | | |
Kam es zu Kommunikationsproblemen bzw. sogar Auseinandersetzungen oder verlief es weitestgehend ohne Probleme? | | | |
Liefen die Bestellungen ohne Verzögerungen ab oder kam es öfters zu Falschlieferungen oder Lieferungen defekter Ware, die unnötig Zeit und Arbeit kosteten? | | | |
Gab sich der Zulieferer in besonderen Fällen kulant oder blockte er schnell ab? | | | |
Liegen die Versandkosten und Materialkosten für den Versand im normalen Bereich oder sind diese günstiger bzw. deutlich überteuert? | | | |
Bietet der Zulieferer verschiedene Versandmöglichkeiten (z. B. Expressversand) an? | | | |
Bietet der Zulieferer eine größere Auswahl an Zahlungsmodalitäten? | | | |
Zeigte sich der Zulieferer bei einem Zahlungsrückstand gelassen oder forderte er direkt eine Mahngebühr? | | | |
Bietet der Zulieferer attraktive Boni im Bereich Mengenrabatt, Treuerabatt (bei langjährigen Kunden), Naturalienrabatt oder Skonti? | | | |
Vorbereitung ist die halbe Miete
Meist meldet sich der Lieferant beim Einkäufer für eine Terminabsprache, um das Jahresgespräch zu führen. Ist dies nicht der Fall sollten Sie die Initiative ergreifen und einen geeigneten Termin vorschlagen. Planen Sie für das Gespräch ausreichend Zeit und einen ungestörten Besprechungsraum ein, denn ein überhasteter Abschluss führt meist zu einem nicht zufriedenstellenden Ergebnis - zumindest für den Praxisinhaber. Legen Sie Ihre bereits angefertigten Notizen bereit und schaffen Sie für sich und Ihren Verhandlungspartner eine angenehme Atmosphäre.
Wichtig ist, dass Sie den Markt kennen. Ihre Aussagen erhalten wesentlich mehr Gewicht, wenn Sie konkrete Beispiele nennen können. Vor allem die Benennung anderer Anbieter übt zusätzlich Druck auf Ihren derzeitigen Lieferanten aus und könnte letztlich entscheidend für den Erfolg Ihrer Verhandlung sein. Recherchieren Sie vergleichbare Anbieter und deren Produkte und Konditionen. Erstellen Sie am besten eine einfache Angebotsvergleichs-Tabelle und konzentrieren Sie sich nur auf die für Sie wesentlichen Punkte.
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Derzeitiger Lieferant | Alternativanbieter A | Alternativanbieter B | |
Bezugspreis (inkl. Versand und MwSt.) | 189,00 Euro | 159,00 Euro | 142,00 Euro |
Lieferbedingungen | 1-3 Werktage | 7 Werktage | 3-5 Werktage |
Zahlungsmodalitäten | Nur Überweisung | Überweisung, Rechnung, PayPal | Überweisung und Rechnung |
Sonstige Angebotsbedingungen | 2 % Skonto innerhalb von 10 Tagen | Kein Skonto, ab 500 Stück 5 % Mengenrabatt | Kein Rabatt |
So überzeugen Sie im Gespräch
Meist sind Vertriebsmitarbeiter in Gesprächsführung geschult worden. Sie kennen daher für jede Ihrer Reaktionen die passende Gegenreaktion, um das Gespräch in eine für sie günstige Lage zu lenken. Daher ist es wichtig, dass Sie sich nicht zu einer „ja-“ oder „nein“-Antwort hinreißen lassen. Eine gute Technik, dieser „ja-“ oder „neine“-Falle zu entgehen, ist die Gegenfrage. Spielen Sie den gedanklichen Ball zu Ihrem Gesprächspartner zurück.
PRAXISHINWEIS | Bei der Gegenfrage-Technik liegt die Schwierigkeit darin, nicht in eine zu offensive oder gar provozierende Position zu geraten. Stellen Sie Ihre Fragen stets ruhig und gelassen. Lassen Sie es so aussehen, als brauchten Sie tatsächlich Hilfestellung. So wird sich der Verkäufer weniger bedrängt fühlen. Auch wenn Ihre Zielvorgabe die Wirtschaftlichkeit der Praxis sein muss, darf die gegenseitige Wertschätzung der beiden Geschäftspartner nicht darunter leiden. |
Stellen Sie sich folgende Gesprächssituation vor: Ihr (Lieferant) möchte von Ihnen als Verantwortliche für die Materialbeschaffung herausfinden, wie ernst Ihr Chef es mit einer weiteren Zusammenarbeit meint (siehe Grafik).
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Verkäufer | Einkäufer |
„Wie haben Sie die bisherige Zusammenarbeit mit uns gesehen?“ | „Das ist eine interessante Frage... Können Sie das noch differenzieren?“ |
„Halten Sie den Preis für das qualitativ hochwertige Produkt etwa für zu hoch?“ | „Empfinden Sie denn den Preis im Hinblick auf den derzeitigen Marktwert als angemessen?“ |
„Die alternativen Anbieter, die Sie mir genannt haben, haben Sie doch noch gar nicht konkret kontaktiert, oder?“ | „Ich verstehe nicht ganz... Was würde Ihnen eine Antwort auf diese Frage bringen?“ |
„Bisher waren Sie doch mit unseren Lieferbedingungen (alternativ: Zahlungsbedingungen, Service, etc.) zufrieden, warum jetzt nicht mehr?“ | „Was denken Sie denn, wie ich darauf komme?“ |
„Gab es denn jemals einen Punkt, an dem Sie mit uns nicht zufrieden waren?“ | „Das Gleiche kann ich nur zurückgeben: Waren Sie mit uns als Einkäufer jemals unzufrieden?“ |
„Also, möchten Sie darauf hinaus, dass Sie erwägen, unsere bisherige Zusammenarbeit zu beenden?“ | „Möchten Sie denn an unserer Zusammenarbeit festhalten?“ |
Mit der richtigen Einstellung zum bestmöglichen Abschluss
Gehen Sie mit der richtigen Einstellung in das Treffen. Dabei können Ihnen folgende Empfehlungen helfen.
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