31.05.2011 · Fachbeitrag · supportprozesse

Kosten und Zeitaufwand für ein Qualitätsmanagementsystem in der Arztpraxis

von Monika Pohlkamp, MFA und Qualitätsmanagerin, Sendenhorst

| Alle Praxen, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, müssten bis Ende 2009 ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement (QM) eingeführt haben. Doch die Realität sieht leider anders aus: Höchstens die Hälfte aller Praxen haben bis heute QM in ihren Praxisalltag implementiert. Nach wie vor scheuen viele die Kosten und sehen einen Zeitaufwand in der Dokumentation. Den Nutzen aber sehen viele Praxisinhaber leider nicht. |

Vorhandene Strukturen nutzen

Jede Praxis verfügt auch ohne ein QM-System über feststehende Kernleistungs-, Management- und Supportprozesse, die zum Ziel haben, die Ressourcen der Praxis optimal auszunutzen. Der erste Schritt zum QM ist, dass die Praxisleitung die einzelnen Prozesse inhaltlich für die eigene Praxis festlegt. Und wenn die Prozesse jedem im Team klar sind und sie auch umgesetzt werden, wird QM schon gelebt! Die folgenden Supportprozesse sollten in keinem QM-System fehlen.

Mitarbeiterprozesse

In diesem Prozess geht es um die Mitarbeiter der Praxis; es wird beispielsweise der Personalbedarf in der Praxis ermittelt. Wichtige Fragen sind:

Welche Dokumentationen liegen zur Mitarbeiterführung vor?

Gibt es Stellenbeschreibungen, Einarbeitungspläne, Beurteilungen usw.

Werden die Mitarbeiter gezielt geschult/weitergebildet. Gibt es einen Schulungsplan?

Werden die Schulungen bewertet? Wenn ja, wann und wie?

Gibt es Arbeitsverträge und finden regelmäßig Personalgespräche statt?

Wie sieht es mit dem Arbeitsschutz aus?

Wie werden die Mitarbeiter motiviert? Gibt es ein Bonussystem?

Wie Sie leicht erkennen, steckt viel Potenzial in diesem Prozess. Wie ausführlich die einzelnen Punkte in ihrer Praxis behandelt werden, kann nur von der Praxisleitung festgelegt werden und richtet sich immer auch nach der Größe der Praxis und danach, ob eine Zertifizierungsmaßnahme angestrebt wird oder nicht. Effiziente Mitarbeiterführung spart Kosten, Zeit und fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Finanzprozesse

In diesem Prozess geht es um die Budgetplanung. Zunächst sollte die Praxisleitung eine Bedarfsstatistik in Form eines Finanzierungsplans erstellen. Dieser sollte wenigstens einen Jahreszeitraum umfassen. Am besten und überschaubarsten ist eine Tabelle (zum Beispiel in Excel). Wichtig ist, dass die Tabelle alle Kosten beinhaltet, die zum Beispiel anfallen durch:

Neuanschaffungen/Wartung von Büromöbeln und Geräten,

Neueinstellungen und Schulungen von Personal,

Abrechnungskosten (zum Beispiel PVS),

Beratungskosten (zum Beispiel Steuerberater, Praxiscoaching),

Praxisbedarfskosten, Unterhaltungskosten usw.

Die Praxisleitung sollte festlegen, wer und wie über den Finanzierungsplan informiert wird. Das Controlling darüber gehört ebenfalls in die Hand der Praxisleitung. Es bringt im Rahmen der jährlichen Managementbewertung Klarheit darüber, ob der Plan erfolgreich war oder verbesserungsbedürftig ist.

Informationsprozesse

Welche Informationsquellen sind für Ihre Praxis und Ihre Patienten sinnvoll und notwendig? Hierbei spielt auch die Fachrichtung eine große Rolle. Werden zum Beispiel IGeL angeboten oder ambulante OPs durchgeführt usw. Die Teambesprechung eignet sich gut als Ideenpool. Um Informationen an die Patienten zu bringen, bietet sich Ihr Internetauftritt ebenso an, wie Infobroschüren, Zeitschriften, Wartezimmer-TV, Selbsthilfe- und Beratungsgruppen, ein Recall-System, Visitenkarten, Praxis- Flyer usw.

Zur Weitergabe von Informationen innerhalb der Praxis sind zum Beispiel regelmäßige Teamsitzungen, Mitarbeiterfächer, das Übergabebuch, das schwarze Brett geeignet. Und für die externe Kommunikation und um den Kontakt mit Kollegen und Krankenhäusern zu pflegen und zu verbessern, bieten sich Qualitätszirkel, Fortbildungen oder sonstige Meetings an.

Fazit

Sie sehen: Es ist gar nicht so schwer, bestimmte Supportprozesse zu erkennen und zu benennen. Fast alle QM-Prozesse werden von Ihnen bereits gelebt und müssen meist nur noch zu Papier gebracht werden. Natürlich kostet die Einführung eines gut gelebten QM-Systems zunächst Geld. Bedenken Sie aber, dass zu einer wirtschaftlich erfolgreichen Praxisführung ein Praxismanagement gehört, das in der Lage ist, die Bereiche Controlling, Organisation und Personalführung ständig zu überprüfen, zu korrigieren und zu verbessern. Genau hier bringt ein gutes QM-System seinen Nutzen!

Wie hoch die anfallenden Kosten letztendlich sein werden, hängt auch davon ab, nach welchem System sich die Praxis zertifizieren lässt. Zurzeit fordert der Gesetzgeber die Zertifizierung nicht zwingend, jede Praxis kann daher selbst entscheiden, wie viel sie für ihr QM-System ausgeben will.

Bedenken Sie: Eine Arztpraxis muss heute wie ein kleines Wirtschaftsunternehmen geführt werden, um langfristig überleben zu können!

Weiterführende Hinweise