28.08.2008 | Qualitätsmanagement
Überprüfung des Qualitätsmanagement-Systems durch interne Audits
„Praxisteam professionell“ hat Ihnen in einer Reihe von Beiträgen die Grundelemente des Qualitätsmanagements (QM) beschrieben. Im folgenden Beitrag geht es nun um den Ablauf und die Durchführung eines sogenannten internen Audits.
Interne Audits zur Überprüfung des Ist-Zustands
Der Begriff „audit“ kommt aus dem lateinischen und bedeutet soviel wie „horchen“ oder „ich höre“. Ein Audit ist demnach ein Verfahren, bei dem durch Fragen und Zuhören die Richtigkeit und das Funktionieren eines bestehenden Qualitätsmanagementsystems (QMS) überprüft wird.
Ein Audit-Jahresplan erleichtert das Vorgehen
Um nicht planlos „drauf los“ zu prüfen, sollte die Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) zu Beginn eines Jahres in Absprache mit der Praxisleitung einen Audit-Jahresplan erstellen. In diesem Plan werden die Bereiche festgelegt, die im Laufe des Jahres auditiert/überprüft werden sollen. Für jeden Bereich werden ein Datum sowie die Dauer der Prüfung festgelegt. Des Weiteren muss geklärt werden, wer welchen Bereich auditiert, denn alle Praxismitarbeiter sollten bei einem internen Audit abwechselnd dabei sein. Sinnvoll ist es, jeweils die Kollegin für die Prüfung heranzuziehen, die für den zu auditierenden Bereich auch im Alltag zuständig ist.
Beispiel für einen Audit-Jahresplan
Was soll auditiert werden? | Datum / Uhrzeit | Zeitrahmen | Wer auditiert wen? |
Labor (AA, VA, Checklisten usw.) | 28.1.2008 14:00 Uhr | 30 bis 45 Minuten | QMB befragt zuständige Kollegin im Labor |
Anmeldung (AA, VA usw.) | 15.4.2008 08:00 Uhr | 40 bis 60 Minuten | Kollegin B (Anmeldung) befragt Kollegin A |
QM-Handbuch | 30.7.2008 15:00 Uhr | 30 bis 40 Minuten | Arzt befragt QMB |
Abrechnungsabläufe | 20.11.2008 15:00 Uhr | 30 Minuten | QMB befragt Kollegin C |
Wie Sie am Beispiel des Audit-Jahresplanes erkennen können, bedeutet die Durchführung eines internen Audits nicht, dass daraus ein Tagesprogramm wird. Im Gegenteil, ein Audit sollte jederzeit gut in den Praxisablauf integriert werden können – nur so ist gewährleistet, dass es nicht wegen Zeitmangels ausfällt. Letzteres würde zu einer Resignation aller Beteiligten und zum Scheitern des aufgebauten QMS führen.
Das Vorgehen im Einzelnen
Ein internes Audit kann ohne fremde Hilfe in der Praxis durchgeführt werden – besondere Qualifikationen sind nicht nötig. Als Soll-Ist-Vergleich trägt ein internes Audit dazu bei, zu überprüfen, ob die Angaben und Ziele in Ihrem QM-Handbuch (Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Checklisten und Formblättern usw.) wirklich der Realität in Ihrer Praxis entsprechen. Wichtig ist es, dabei die folgenden Regeln einzuhalten:
- Als QMB sollten Sie zumindest über Grundkenntnisse des QM verfügen.
- Die Auditorin/der Auditor sollte das Audit vollkommen unvoreingenommen und unparteiisch durchführen.
- Das Audit sollte in jedem Fall kollegial durchgeführt werden – denn es geht lediglich darum, Schwachstellen im QMS der Praxis aufzudecken und nicht darum, einem Teammitglied Fehler zu unterstellen.
- Mängel sollten sachlich dargestellt sowie klar und eindeutig beschrieben werden: durch Stichproben, Beobachtungen, Aufzeichnungen, Aussagen und Dokumentationen.
- Der gesamte Prozess muss protokolliert werden.
Jede Praxis, die nach DIN EN ISO 9001 ein QMS aufbaut und sich auch danach zertifizieren lassen möchte, muss mindestens vier interne Audits im Jahr protokolliert nachweisen können. Aber auch für alle anderen Systeme und nach den Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) ist ein internes Audit erforderlich.
Mit dem internen Audit das „Wir-Gefühl“ stärken
Ein internes Audit kann zur Stärkung des „Wir-Gefühls“ im Team beitragen, wenn sich jedes Teammitglied selbst einmal in der Rolle eines Auditors befindet. Auch ist es motivierend, wenn man gemeinsam mit den Kolleginnen erkennt, ob sich die Arbeit, die ein QMS mit sich bringt, auch wirklich gelohnt hat. Abweichungen des Ist-Zustands vom Soll-Zustand können alle Mitarbeiter motivieren, weiter an der kontinuierlichen Verbesserung des QMS zu arbeiten. Insofern wächst durch interne Audits das Selbstbewusstsein aller Mitarbeiter und nimmt ihnen die Angst vor dem, was da kommen wird: bei einem Zertifizierungswunsch nämlich das sogenannte externe Audit.
Lesen Sie in der nächsten Ausgabe von „Praxisteam professionell“ weitere Details und hilfreiche Tipps zur Durchführung eines internen Audits.
