28.07.2008 | Qualitätsmanagement
Rahmenbedingungen im QMS: Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen
Die Praxisleitung muss geeignete Rahmenbedingungen für ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QMS) schaffen. Dies geschieht in der Praxis durch die Festlegung der jeweiligen Verantwortlichkeiten und Befugnisse, die durch entsprechende Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen dokumentiert werden.
Die Stellenbeschreibung
Als Stellenbeschreibung bezeichnet man die schriftliche Beschreibung einer Stelle hinsichtlich ihrer Ziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen. Die Beschreibung erfolgt unabhängig von einer bestimmten Person. Die gewählten Formulierungen sollten einfach und unmissverständlich sein.
Beispiel für eine Stellenbeschreibung
| Stellung der Mitarbeiterin im Organigramm* darstellen
Anforderungsprofil erstellen
Aufgaben und Ziele der Stelle erläutern
Zuständigkeitsverteilung
Vertretungsregelung
|
Wie Sie sehen, lassen sich durch diese Stellenbeschreibung im Vorfeld viele Abläufe leichter regeln und die jeweiligen Verantwortlichkeiten werden deutlich gemacht.
Die Arbeitsplatzbeschreibung
Die Arbeitsplatzbeschreibung ist in erster Linie ein Dokumentationsinstrument, das dazu dient, die an einem konkreten Arbeitsplatz wahrgenommenen Tätigkeiten zu beschreiben. In ihr werden bestimmte Tätigkeitsfelder einer Praxis klar definiert.
Zwei Beispiele für Arbeitsplatzbeschreibungen
| Welche Arbeiten werden in unserer Praxis von der Anmeldung durchgeführt?
Welche Arbeiten finden nur im Labor statt?
|
Eine Arbeitsplatzbeschreibung trägt dazu bei, dass sich wiederholende Abläufe in der Praxis effizient gestaltet werden können und jede Mitarbeiterin weiß, welche Arbeiten wo und wie in der Praxis erledigt werden müssen. So werden unnötige Wege vermieden und alle Verantwortlichkeiten sind geklärt.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Eine Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter ergänzt die Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung. In dieser Checkliste sollten die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben, die Zeitpunkte für ihre Erledigung und die Kriterien für die Beherrschung der Arbeitsaufgaben festgehalten werden.
Praxistipp: Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen sind bereits im Vorfeld bei der Suche nach der neuen Mitarbeiterin hilfreich. Wenn klar ist, für welchen Bereich eine Mitarbeiterin gesucht wird, lässt sich leicht ein Anforderungsprofil für die Stellenanzeige erstellen.
Der direkten Vorgesetzten der neuen Mitarbeiterin kommt eine besonders wichtige Rolle im Einarbeitungsprozess zu. Ihr obliegt vor allem die fachliche Einarbeitung. Gleichzeitig muss sie sich aber auch des besonderen Anpassungsprozesses bewusst sein, in dem sich die neue Mitarbeiterin befindet, die sich erst noch in das völlig neue Arbeitsumfeld eingliedern muss.
Die Checkliste zur Einarbeitung lässt sich Punkt für Punkt abarbeiten, wenn eine neue Kollegin eingestellt wird. So wird einerseits verhindert, dass wichtige Arbeitsabläufe nicht erläutert werden. Andererseits erfolgt die Einarbeitung nach einer geregelten Struktur. Folgende Punkte könnte eine solche Checkliste enthalten:
- Dienst- und Pausenzeiten wurden besprochen
- Persönlicher Ansprechpartner ist bestimmt
- Die Telefonanlage und die Annahme von Telefongesprächen wurde erklärt
- In die Praxissoftware wurde eingewiesen
- In den Hygieneplan wurde eingewiesen
- Der Umgang mit Gefahrstoffen wurde erklärt
- Einweisung in den Arbeitsplatz Sterilisation ist erfolgt
- Einweisung in den Arbeitsplatz Anmeldung ist erfolgt
- Die Dienstzeiten wurden besprochen
- Das QM-Handbuch wurde erläutert
- usw.
Praxistipp: Zur Erleichterung der fachlichen und sozialen Integration kann der neuen Mitarbeiterin eine erfahrene Kollegin als Patin zur Seite gestellt werden. Diese kann über geschriebene und ungeschriebene Gesetze der Praxis und über den neuen Arbeitsplatz informieren sowie gleichzeitig die Integration in das Team unterstützen und bei der Einarbeitung helfen. Aber Vorsicht! Es besteht die Gefahr, dass sich die Patin als Ersatzvorgesetzte aufspielt (lesen Sie dazu auch „Praxisteam professionell“, Ausgabe 7/2008, S. 16 ff.).
Das Organigramm
Ein Organigramm stellt eine Anforderung der GBA-Richtlinie zur Einführung eines QMS dar. Es dient dazu, die Verantwortlichkeiten, in einer Praxis auf einen Blick erkennbar zu machen. Hier ein Beispiel:
