28.02.2008 | Qualitätsmanagement

Kleines QM-Wörterbuch

von Monika Pohlkamp, Qualitätsmanagerin und Medizinische Fachangestellte, Sendenhorst

„Praxisteam professionell“ hat Ihnen in den Ausgaben 1 und 2/2008 die Anforderungen des Gesetzgebers und die Grundelemente von Qualitätsmanagement (QM) beschrieben. Ein effektives QM deckt Verbesserungspotenziale Ihrer Praxis auf, führt zum Einsparen von Kosten und trägt somit zum langfristigen Geschäftserfolg bei. Durch standardisierte Arbeitsabläufe werden Fehlerquellen eliminiert und Arbeitsgänge effizienter gestaltet. Mitarbeiterinnen profitieren von den Erfahrungen der Kollegen, die interne Kommunikation verbessert sich und die Motivation steigt.

Grundbegriffe von QM, die jeder kennen sollte

Bevor in den kommenden Ausgaben ausführlich einzelne QM-Bereiche in der ärztlichen Praxis beleuchtet werden, erläutert Ihnen „Praxisteam professionell“ die wichtigsten Begrifflichkeiten von QM. Auf diese Weise haben Sie ab sofort ein kleines „QM-Wörterbuch“ in Ihrer Praxis, das Ihnen in Zukunft zum Nachschlagen dienen kann.

Qualitätsmanagementhandbuch (QMH): Es beinhaltet alle Dokumente und Aufzeichnungen, die in der Praxis erstellt wurden, sowie ein klar gegliedertes Inhaltsverzeichnis. Das QMH ist für eine Zertifizierung ein unverzichtbarer Bestandteil. Da jede Praxis ihre eigene Unternehmensphilosophie hat, sollte kein vorgefertigtes Handbuch übernommen werden.

Teambesprechungen: Sie tragen im Wesentlichen zu einem erfolgreichen Aufbau des QM bei (lesen Sie dazu auch „Praxisteam professionell“, Ausgabe 2/2008, S. 13 ff.). Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten (Mitarbeiter und Vorgesetzte) an einem Strang ziehen und im Team zusammenarbeiten.

Moderator: Der Moderator übernimmt in einer Gruppe die Gesprächsführung. Durch die systematische Vorgehensweise hilft er dabei, die gesteckten Ziele zu erreichen. Ein Moderator zeichnet sich durch seine neutrale Haltung der Sache gegenüber aus und fördert dadurch die Gruppenarbeit.

Festlegung von QM-Zielen: Legen Sie gemeinsam im Team Ziele fest, die für Ihre Praxis geeignet sind. Die Ziele sollten immer realistisch sein und dürfen nicht zu hoch gesteckt werden. Optimal ist es, sich Schritt für Schritt weiter zu entwickeln und dadurch kontinuierlich zu verbessern.

Beispiel: Terminplanung

Bis August möchten Sie erreichen, dass die Wartezeit in der Praxis maximal 30 Minuten beträgt. Ihre Strategie zur Erreichung dieses Zieles könnte sein, dass Sie für Termine Schritt für Schritt mehr Zeit einplanen, zum Beispiel zuerst nur 5 Minuten mehr. Nach einer Testphase werden Sie feststellen, ob die 5 Minuten mehr ausreichen oder ob Sie lieber 10 Minuten mehr Zeit pro Termin einplanen sollten.

Ist-Analyse erstellen: Mit Hilfe von sogenannten Selbstbewertungsbögen, die zum Beispiel von der KV Westfalen-Lippe angeboten werden, wird festgestellt, welche Dokumente und Check- listen bereits vorliegen und welche noch erarbeitet werden müssen. Anhand eines solchen Selbstbewertungsbogens ist es recht einfach, den Ist-Zustand Ihrer Praxis selbst zu bewerten und einzuschätzen.

Ressourcen (Aufgabenbereiche): Mit dem Begriff „Ressourcen“ werden Mittel und Hilfsmittel wie Personal, personelle Qualifikationen sowie Zeit und Finanzmittel bezeichnet, die eingesetzt werden müssen, um gesteckte Ziele innerhalb eines definierten Zeitrahmens zu erreichen („Ohne Input kein Output“).

QMB-Ernennung: Als QMB-Ernennung bezeichnet man die Ernennungsurkunde für die intern berufene Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB). Sie ist die Ansprechpartnerin für alle QM-Angelegenheiten in der Praxis.

Fehler- und Ideenbuch: Eine einfache Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge, Ideen, Probleme etc. schriftlich festzuhalten, die in der nächsten Teambesprechung thematisiert werden sollten. Es reicht dazu ein einfaches DIN-A5-Heft.

Protokolle: Sie gehören zu jeder Teamsitzung. Es handelt sich dabei um unveränderbare Aufzeichnungen, die als Nachweis für alles dienen, was in der Praxis eingeführt oder geändert werden soll. Der Protokollführer ist für das Protokoll verantwortlich und wird zu Anfang einer jeden Besprechung neu ernannt.

Dokumente: Damit sind alle im Rahmen des QM erstellten Schriftstücke gemeint wie zum Beispiel:

Arbeitsanweisungen (AA)

Verfahrensanweisungen (VA)

Checklisten

Formblätter (FB)

Organigramme

Stellenbeschreibungen

Flussdiagramme (Flow-Charts)

Schulungspläne

Maßnahmenpläne

Diese Dokumente sind im Gegensatz zu den Protokollen jederzeit veränderbar. Sie müssen aber durch entsprechende Kennzeichnung und Lesbarkeit genau zuzuordnen sein.

Beachten Sie: Wie Sie solche Dokumente richtig erstellen und worauf es dabei ankommt, wird Ihnen in den kommenden Ausgaben von „Praxisteam professionell“ ausführlich erläutert und durch Musterschreiben anschaulich dargestellt.

Mitgeltende Dokumente: Als mitgeltende Dokumente werden alle Verfahrensanweisungen bezeichnet, die für untergeordnete Prozesse erstellt wurden. Darunter versteht man zum Beispiel:

Laborbuch

Impfbuch, Impfinformationen

Servicehefte, zum Beispiel für US-Geräte, Sterilisator usw.

Bestellordner

Gebrauchsanweisungen usw.

Audit: Als Audit bezeichnet man die Überprüfung der System-, Produkt- oder Verfahrensqualität durch Befragungen von unabhängigen Dritten.

Auditplan: Der Auditplan dient der Planung des zeitlichen Ablaufs von Audits.

Auditor: Hierbei handelt es sich um eine Person, die über die Qualifikation verfügt, ein Audit durchzuführen.

Zertifizierung: Ein Verfahren, bei dessen erfolgreichem Abschluss der Auditor für eine Praxis ein Zertifikat ausstellt.

Die vorangegangene Auflistung verdeutlicht, wie viele Details beachtet werden müssen, um QM erfolgreich im Praxisalltag einzuführen. Für die Umsetzung eines QMS in Ihrer Praxis ist es notwendig, Begriffe, die im Qualitätsmanagement vorkommen, zu kennen und richtig anwenden zu können.