02.05.2008 | Qualitätsmanagement
Aufbau- und Ablauforganisation im Qualitätsmanagement
Im Rahmen der Einführung des Qualitätsmanagements (QM) in Ihrer Praxis ist es wichtig, einen Projektplan zu erstellen, aus dem hervorgeht, wie Aufbau und Ablauf des QM aussehen sollen. In Ausgabe 4/2008 hat Ihnen „Praxisteam professionell“ bereits erläutert, wie wichtig QM-Ziele sind. Das folgende Beispiel soll Ihnen verdeutlichen, wie Sie die Ziele durch eine strukturierte Planung erreichen.
Die Aufbau- und Ablauforganisation
Mit der Aufbau- und Ablauforganisation wird festgelegt, wie die notwendigen Tätigkeiten aufgeteilt und geplant werden, die zur effizienten Versorgung der Patienten nötig sind. Hilfreich ist hier, wenn die Aufbau- und Ablaufplanung das gesamte Leistungsspektrum der Praxis abdeckt – zum Beispiel mit Hilfe eines Projektplans. Solch ein Projektplan sollte gut strukturiert und für jedes Teammitglied jederzeit verfügbar sein.
Der Projektplan
Ein Projektplan ist im Grunde nichts anderes als eine Art „To-Do-Liste“, in die Sie alle Vorhaben eintragen, die mit dem QM Ihrer Praxis zu tun haben. Allerdings ist es nicht immer leicht, einzelne Abläufe innerhalb des Praxisalltags zu beschreiben. Es muss sichergestellt sein, dass die Beschreibungen auch der Realität entsprechen. Alle Beschreibungen, die unrealistisch sind, leisten keinen Beitrag zu einem wirkungsvollen QM-System (QMS). Im Gegenteil: Sie mindern sogar die Wirksamkeit! Halten Sie sich daher immer vor Augen: Je genauer die tatsächlichen Abläufe beschrieben werden, desto effektiver ist ihr Nutzen.
Beispiel: Terminplanung
In der regelmäßigen Teamsitzung kommt zum wiederholten Mal die Terminplanung zur Sprache. Dem Team ist es bisher nicht gelungen, die Wartezeiten von 45 Minuten auf ein akzeptables Maß zu reduzieren und die Patientenzufriedenheit dadurch zu erhöhen. Alle Beteiligten tragen in einer regen Diskussion dazu bei, Lösungen zu finden. Für die Umsetzung der eingegangenen Ideen und Vorschläge sollte nun ein Projektplan erstellt werden. |
Beachten Sie: Vor der Formulierung von Lösungen, sollte sich das Team darüber im Klaren sein, welches Ziel angestrebt wird!
Ziel
Bis zum 1. August 2008 wollen wir es schaffen, die Wartezeit von 45 auf 30 Minuten zu reduzieren. |
Praxistipp: Stecken Sie Ihre Ziele niemals zu hoch! Ziele sollten realistisch und erreichbar sein.
Im nächsten Schritt müssen Zahlen, Daten und Fakten (kurz = ZDF) dokumentiert werden, die der Zielerreichung dienen. Die Dokumentation erfolgt am besten in einer Tabelle.
Aufgaben
Wer? | Macht was? | Bis wann? | Mit wem?
| Wo? | Mit welchen Mitteln? |
Susanne | Ruft das Softwarehaus an wegen der Terminplanumstellung | 10.05.08 |
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| Telefon |
Chef/in | Macht Zeitangaben zu Untersuchungen | 10.05.08 | Kollegen/in | Praxis |
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Susanne und Andrea | Ändern die Zeitfenster im Terminplan | 20.05.08 |
| Am Hauptserver | Anweisung des Softwarehauses +Vorgaben des/der Chef/in |
Susanne | Informiert alle Kolleginnen über Änderungen | 20.05.08 |
| Praxis | Durch Aushang an der Infotafel und mündlich |
Chef/in | Bestimmt Zeit für Patienten mit akuten Beschwerden | 31.05.08 | Kollegen/in | Teamsitzung | Mündlich |
QM-Beauftragte | Analyse der Zielumsetzung | 31.07.08 | Praxisteam und Patient | Praxis | Befragung der Kollegen und Patienten |
Beachten Sie: Wichtig ist es vor allem, dass die Verantwortlichen festgelegt und alle Schritte des Prozesses dokumentiert werden. Auch muss nach Ablauf der festgesetzten Termine überprüft werden, ob alle Aufgaben erledigt sind und das gewünschte Ziel erreicht wurde. Nur auf diese Weise kann ein funktionierendes QMS entstehen.
Fazit
In diesem Beispiel war es recht einfach, das angestrebte Ziel umzusetzen. Weitere Beispiele für Projektpläne sind der Verkauf von IGeL oder die Kommunikation am Telefon. Bei schwierigen Projekten kann man zum Beispiel noch Termine für Workshops und Fortbildungskurse einfügen.
Lesen Sie in der nächsten Ausgabe: Arbeits- und Verfahrensanweisungen als Teil der Ablauf- und Aufbauorganisation des QMS.
