30.03.2009 | Praxistipp des Monats
Verbesserter Telefonservice kommt gut an!
In unserer Praxis hatten wir das Problem, dass es am Telefon immer wieder zu „Engpässen“ kam. Vor allem wenn jeder beschäftigt war und unsere Auszubildende Schule hatte, konnte nicht sofort jeder Anruf angenommen werden. Dieser Zustand war uns äußerst unangenehm, da unsere Patienten dachten, wir seien nicht in der Praxis. Um dies zu ändern, überlegten wir, ob wir unseren Anrufbeantworter nicht neu besprechen könnten.
Ein zweiter Anrufbeantworter bringt die Lösung
Leider war es mit unserer jetzigen Telefonanlage technisch nicht möglich, zwei verschiedene Texte aufzusprechen, da Anrufbeantworter und Telefon ein Gerät sind. Ein Außendienstmitarbeiter einer Telefongesellschaft stellte uns eine neue Telefonanlage vor, die für unsere Zwecke aber zu groß und zu teuer war. Was tun? Da mein Chef technisch begabt ist, hat er unsere Telefonanlage selbst erweitert. Er hat eine neue ISDN-Anlage sowie einen externen zweiten Anrufbeantworter gekauft und entsprechend installiert.
Wenn nun ein Patient anruft und wir nicht persönlich den Anruf entgegennehmen können, schaltet sich der zweite externe Anrufbeantworter ein mit der Ansage, dass alle beschäftigt sind und wir momentan den Anruf nicht entgegennehmen können. Dieses Gerät ist unabhängig vom Anrufbeantworter mit unseren Sprechzeiten. Auch wenn gerade ein Gespräch angenommen wurde und der nächste Patient anruft, kommt nicht das Besetzt-Zeichen, sondern auch dieser Anruf landet auf unserem zweiten externen Anrufbeantworter. Wir sind somit immer telefonisch erreichbar.
Der Rückrufservice rundet das Angebot ab
Um den Service perfekt zu machen, rufen wir auch zurück, wenn eine Rufnummer übermittelt wird. Dieser Überraschungs-Effekt kommt bei den Patienten super an und sie freuen sich. Unsere Patienten haben das Gefühl, dass wir immer für sie da sind und sie nicht mit Schmerzen oder Problemen in eine andere Praxis müssen. Dies schafft viel Vertrauen und stärkt das Patienten-Praxis-Verhältnis.
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Wir veröffentlichen regelmäßig einen „Praxistipp des Monats“ und honorieren diesen mit 50 Euro. Und am Ende des Jahres verlosen wir unter allen Einsendern ein Frei-Abonnement für ein Jahr von „Praxisteam professionell“. Schicken Sie Ihren Praxistipp per Post an das IWW-Institut, Herrn Dr. Stephan Voß, Aspastr. 24, 59394 Nordkirchen. Oder per Fax: 02596 922-99 oder E-Mail: voss@iww.de. |
