28.08.2008 | Praxisorganisation
Wie Sie die „Aufschieberitis“ erfolgreich bekämpfen können
Das Hinauszögern wichtiger Arbeiten, das Liegenlassen in der Hoffnung, die Kollegin würde es schon erledigen – wer kennt das nicht? Gerade gewissenhafte, zur Perfektion neigende Menschen können – wenn sie sich selbst zuviel abverlangen – in eine Arbeitsblockade geraten. Perfektionisten schieben zwar selten den Beginn einer Arbeit hinaus, stellen aber so überzogen hohe Forderungen an das Ergebnis, dass sie die Aufgaben zu spät zu Ende bringen oder aufgeben, weil sie nie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Generell werden Aufgaben, die jemand nicht gern erledigt, eher aufgeschoben als Tätigkeiten, die Spaß machen. Es gibt jedoch auch viele andere Gründe wie zum Beispiel private Probleme, ungünstige Arbeitsbedingungen, Konflikte mit Kollegen oder die Beschaffenheit der Aufgabe selbst.
Nicht erledigte Aufgabe kann große Probleme aufwerfen
Im Arbeitsleben, besonders in der kleinen Struktur einer Arztpraxis, kann eine nicht erledigte Arbeit zu großen Problemen führen. Der nicht erfolgte Anruf eines Patienten verärgert diesen eventuell dermaßen, dass er die Praxis wechselt. Die aufgeschobene Sporenprüfung Ihres Sterilisators führt dazu, dass grobe Lücken in den aufzeichnungspflichtigen Unterlagen klaffen, die dem Praxisinhaber große Schwierigkeiten bescheren können.
Am Arbeitsplatz werden Sie dafür bezahlt, dass Sie gute Ergebnisse erzielen und Aufgaben in einer angemessenen Zeit selbstständig erledigen. Sie werden dafür bezahlt, dass Sie einen wertvollen Beitrag zum Praxiserfolg leisten. Unterlassungssünden haben oft fatale Folgen. Nicht abgerechnete Leistungen führen zu Liquiditätsschwierigkeiten, nicht dokumentierte Prozesse im schlimmsten Fall bei einer Praxisbegehung zu ernsthaften Konsequenzen.
Aufschieben vergrößert die Probleme nur unnötig!
Das Fatale an aufgeschobenen Aufgaben ist, dass dadurch keine Entlastung entsteht. Zu den nicht erledigten Aufgaben kommen neue hinzu, die den Berg des Unerledigten immer weiter ansteigen lassen. Proportional hierzu sinkt die Motivation, überhaupt anzufangen, weil sich unterschwellig das Gefühl einschleicht, „es“ sowieso niemals schaffen zu können.
Sie bekommen das Problem der „Aufschieberitis“ am ehesten in den Griff, wenn Sie die folgenden sieben Regeln beachten:
Regel Nr. 1: Erledigen Sie jeden Morgen das Wichtigste zuerst!
Der Schlüssel zu einem hohen Leistungs- und Produktivitätsniveau besteht darin, jeden Morgen zuerst die wichtigsten Aufgaben zu erledigen, bevor man etwas anderes tut. Die meisten Menschen sind morgens am leistungsfähigsten und können zu diesem Zeitpunkt am klarsten denken. So wird die unliebsame Aufgabe sicher schneller erledigt, als wenn sie erst am Ende eines anstrengenden Tages angefangen und dann doch wieder beiseite gelegt wird.
Trainieren Sie Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen! Jeder Mensch ist mental und emotional so angelegt, dass eine vollständig erledigte Aufgabe ein positives Gefühl vermittelt. Dieses Glücksgefühl sollten Sie nutzen, um sich noch mehr zuzutrauen. Wagen Sie sich an die nächste schwierige Aufgabe!
Regel Nr. 2: Setzen Sie Prioritäten mit der ABCDE-Methode!
Die ebenso einfache wie wirkungsvolle ABCDE-Methode funktioniert so: Sie schreiben alle Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen, auf eine Liste. Danach werden die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit gekennzeichnet, und zwar nach dem ABCDE-Prinzip:
| A-Aufgaben: Wichtige Aufgaben, die als erstes erledigt werden müssen (vgl. Regel Nr. 1).
B-Aufgaben: Sie sollten bald erledigt werden, sind aber nicht so wichtig wie die A-Aufgaben.
C-Aufgaben: Es wäre schön, wenn Sie sie erledigen würden, aber wenn Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt dazu kommen, bringt das keinen Schaden.
D-Aufgaben: Können Sie delegieren. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Arbeiten, die Sie aufgrund Ihrer Ausbildung, Ihrer Position und Ihrer Kompetenzen nur selbst erledigen können.
E-Aufgaben: Das „E“ steht hier für „eliminieren“. Das können Dinge sein, die Sie nur aus Gewohnheit tun, weil Sie sie schon immer getan haben. Prüfen Sie, ob es Aufgaben gibt, die gar nicht mehr erledigt werden müssen. |
Regel Nr. 3: Lassen Sie sich nicht stören!
Arbeiten Sie immer nur an einer Aufgabe. Beginnen Sie nicht mit der schwierigen GOÄ-Rechnung oder der Monatsbestellung für das Depot, um nach fünf Minuten die Kassenabrechnung durchzusehen.
Sobald Sie mit einer Aufgabe angefangen haben, arbeiten Sie an ihr weiter, bis sie zu 100 Prozent erledigt ist. Lassen Sie sich nicht ablenken und nicht stören, bitten Sie sich die nötige Ruhe selbstbewusst aus und hängen Sie gegebenenfalls ein „Nicht Stören“-Schild an die Tür. Ziehen Sie sich ins Büro zurück oder fangen Sie vor Sprechstundenbeginn an, um ungestört zu sein – aber bleiben Sie dran!
Dadurch, dass Sie sich ganz auf Ihre Aufgabe konzentrieren, können Sie die Zeit, die Sie dafür benötigen, mehr als halbieren. Die Erledigung einer Aufgabe, die man anfängt, mehrmals unterbricht und dann erneut aufnimmt, kann bis zu fünfmal länger dauern, als wenn man die Aufgabe an einem Stück bearbeitet.
Regel Nr. 4: Planen Sie Ihren Tag im Voraus!
„Ich weiß nicht genau, was ich will, aber ich fang´ schon mal an.“ So arbeitet jemand, der auf blinden Aktionismus setzt und nicht auf eine systematische Arbeitsweise. Sie denken, dass Sie keine Zeit für die Planung haben? Durch jede Minute, die Sie mit der Planung verbringen, sparen Sie geschätzte zehn Minuten bei der Ausführung!
Um einen Tag zu planen, brauchen Sie zehn Minuten – und können dabei bis zu zwei Stunden Zeit einsparen! Nicht zu vergessen, dass eine gut vorbereitete Aufgabe qualitativ besser erledigt wird. Zur Tagesplanung gehören persönliche To-do-Listen ebenso wie morgendliche kurze Team-Besprechungen, um den Behandlungstag gemeinsam zu planen.
Regel Nr. 5: Wenden Sie das Pareto-Prinzip an!
Das Pareto-Prinzip des italienischen Wirtschaftswissenschaftlers Vilfredo Pareto besagt, dass 20 Prozent aller Aktivitäten zu 80 Prozent aller Ergebnisse führen. 80 Prozent des Gewinns macht die Praxis mit 20 Prozent aller Patienten usw. Prüfen Sie es nach und ziehen Sie Ihre Konsequenzen daraus.
Regel Nr. 6: Sie haben nie genug Zeit, alles zu erledigen, aber immer Zeit, das Wichtige zuerst zu tun!
Dieses Gesetz der Effizienz macht uns klar, dass wir nie „alles“ schaffen können, aber uns Zeit nehmen müssen, das Wichtige zu tun. Lassen Sie es nicht zu, dass wichtige Aufgaben unter Zeitdruck erledigt werden. Dies führt häufig zu der falschen Annahme, dass man der Typ sei, der unter Zeitdruck besser arbeiten kann. Die Wahrheit ist, dass Sie unter Zeitdruck mehr Stress erleben, mehr Fehler machen und eventuell Aufgaben noch einmal machen müssen.
Nicht zu vergessen sind die Auswirkungen auf die Praxis, wenn Fehler und mangelhafte Leistungen, die durch Zeitdruck entstehen, zu Patientenverlusten oder anderen wirtschaftlichen Einbußen führen.
Regel Nr. 7: Machen Sie Inventur!
Bevor Sie noch länger Berge von vermeintlichen Aufgaben vor sich herschieben, machen Sie doch erst einmal eine Inventur Ihrer Aufgaben. Erstellen Sie Ihre ABCDE-Liste und überlegen gemeinsam im Team, wie Sie die Aufgaben einteilen können.
Beispiel
| Es haben sich drei große Abrechnungsfälle angesammelt, die immer wieder beiseite gelegt werden, weil noch eine Laborrechnung geändert werden muss, Einträge aus dem Sprechzimmer fehlen oder Sie sich schlichtweg überfordert fühlen. Ihr Chef hat mehrmals nachgefragt, warum die Abrechnungen noch nicht erledigt wurden, selbst der Patient hat schon angerufen.
Eindeutig gehört diese Aufgabe zu den A-Aufgaben. Zuerst stellen Sie fest, was genau noch fehlt, und beantragen dies mit Fristsetzung. So wissen das Labor oder die Kollegen, dass Sie die fehlenden Angaben oder die korrigierte Rechnung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Wissen Sie nicht Bescheid, was Sie genau abrechnen müssen, holen Sie sich Hilfe.
Sobald alles geklärt ist, ziehen Sie sich mit der Aufgabe an einen ruhigen Ort der Praxis zurück oder kommen vor Sprechstundenbeginn, um in Ruhe arbeiten zu können. So wird diese immer wieder aufgeschobene Aufgabe schnell erledigt!
Dann gehen Sie die B-Aufgaben durch: Labor anrufen, Vertretung für den Sommerurlaub organisieren. Am besten so früh wie möglich. Oft benötigt die Erledigung einer B-Aufgabe nur wenige Minuten, das Aufschieben jedoch blockiert Ihre Energie über Tage.
C-Aufgaben: Neue Pflanzen für das Wartezimmer kaufen, die Ordnerrücken neu beschriften, Kassenbuch schreiben. Keine hohe Priorität, muss aber dennoch erledigt werden. Am besten legen Sie anhand des Terminbuchs und Ihrer persönlichen Arbeitspläne einen geeigneten Zeitpunkt verbindlich fest.
D-Aufgaben: Karteikarten aussortieren, Recall für den nächsten Monat, Großputz in den Vorratsschränken. Diese Aufgaben können delegiert werden. So werden sie schnell erledigt, aber belasten Sie nicht.
E-Aufgaben: Was kann eliminiert werden? Welche Aufgaben schieben Sie schon länger vor sich her? Überprüfen Sie hier genau, ob Sie diese Aufgaben nach „D“ zum Delegieren verweisen können, oder streichen Sie sie einfach von der Liste. So haben Sie den Kopf für wirklich wichtige Aufgaben frei. |
