30.06.2010 | Praxisorganisation
Gut organisieren: Eine gute Vorbereitung ist der Leitfaden durch den Arbeitstag
von Sybille David, Praxisberaterin, Groß-Gerau
Die Vorbereitung Ihres Arbeitstages ist maßgeblich dafür verantwortlich, wie der Tag für Sie, Ihre Kolleginnen, Ihren Chef und Ihre Patienten verläuft. Eine routinierte und professionelle Tagesplanung ist deshalb ein absolutes „Muss“ in einer erfolgsorientierten Praxis. Der erste Schritt dabei ist die Festlegung von täglichen, wöchentlichen und monatlichen Routinearbeiten. Jedes Teammitglied muss wissen, welche Arbeiten es vor, während und nach der Sprechstunde regelmäßig und verantwortungsvoll übernehmen muss. Klar strukturierte Abläufe helfen, Fehler zu vermeiden. Ein organisierter Arbeitstag lässt Ihnen Freiräume und schafft Platz für Unvorhersehbares.
Ein Organigramm bietet eine ausgezeichnete Übersicht
Die Festlegung von Routineaufgaben erfolgt am besten mittels Organigramm, Hygieneplänen und Checklisten. Das Organigramm bietet eine ideale Übersicht über Verantwortlichkeiten. Es kann durchaus in einem Format größer als DIN-A4 ausgedruckt und im Aufbereitungsraum oder Aufenthaltsraum aufgehängt werden - so bietet es schnelle Informationen darüber, wer was wie und wann zu tun hat. Das Organigramm enthält immer die Hauptverantwortliche für eine Tätigkeit und deren Stellvertreterin. Bei Krankheit oder Urlaub einer Kollegin wird durch die Stellvertreterin sichergestellt, dass der Aufgabenbereich zuverlässig und verantwortungsvoll erledigt wird. Ein Beispiel für ein Organigramm zur Organisation finden Sie im Online-Service in der Rubrik „Arbeitshilfen“.
Wie viel Zeit benötigt eine perfekte Vorbereitung?
Wie viel Zeit benötigen Sie, um Ihren Praxistag perfekt vorzubereiten? Hierfür gibt es keine allgemeingültige Antwort. Wollen Sie die Vorbereitungen schnell hinter sich bringen oder nutzen Sie diese bewusst, um sich auf den Arbeitstag, die Kolleginnen und die Patienten einzustellen? Soll neben der Zimmer- und Arbeitsplatzvorbereitung auch ein morgendliches Briefing stattfinden, in dem sich das gesamte Team auf etwaige Besonderheiten von Behandlungen einstimmt?
Praxistipp: Spezielle Aufgaben, schwierige Abrechnungen oder aufwändige Planerstellungen legen Sie in die sprechstundenfreie Zeit, damit Sie sich voll auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Es wird immer wieder vorkommen, dass ein morgendliches Gespräch mit den Kolleginnen ausfällt, weil das Telefon auf sämtlichen Praxisleitungen klingelt.
Die perfekte Zimmervorbereitung
„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“ sagte schon Sepp Herberger; also beginnen Sie mit der Vorbereitung auf den nächsten Tag schon am Vortag nach dem letzten Patienten. Sie bereiten anhand Ihrer Checkliste das Behandlungszimmer vor. Am nächsten Morgen sollten Sie nur noch die Räume lüften, alle Flächen desinfizieren und alle wasserführenden Systeme ausreichend durchspülen.
Die Vorbereitung in der Aufbereitung
Hier arbeiten Sie nur nach klaren Arbeitsanweisungen und Checklisten. Desinfektionslösungen sowie Ultraschallbäder müssen jeden Morgen neu angesetzt werden. Die am Vortag benutzten Instrumente müssen aufbereitet und der Sterilisator muss ausgeräumt und wieder eingeräumt werden.
Die Vorbereitung der Rezeption
Auch an der Rezeption gibt es täglich zu erledigende Routineaufgaben sowie kleine und große Schwachstellen, auf die wir Sie aufmerksam machen möchten. Beginnen Sie mit dem Abschalten des Anrufbeantworters. Es macht keinen guten Eindruck auf Ihre Patienten, wenn diese am Montag morgen um 9:30 Uhr noch den Wochenend-Ansagetext des Anrufbeantworters vernehmen. Belüften und beleuchten Sie die Rezeption, damit der erste Patient nicht in einem düsteren Empfangsbereich den Eindruck bekommt, noch unwillkommen zu sein. Sind Ihre Blumen auf der Rezeption noch frisch? Wie leicht kann ein Patient falsche Rückschlüsse auf Ihre Betreuungsqualität ziehen, wenn er verwelkte und vernachlässigte Blumen und Pflanzen in Ihrer Praxis entdeckt.
Praxistipp: Stellen Sie sich einmal vor die Rezeption und betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz aus der Patientenperspektive. Was sieht Ihr Patient? Sieht er ungeordnete Stapel Karteikarten, einen Papierwust, Staubmäuse und eine völlig zugeschmierte Schreibtischunterlage? Die Rezeption ist die Visitenkarte Ihrer Praxis und vermittelt dem Patienten einen ersten, unbewussten Eindruck. Natürlich ist sie auch Arbeitsplatz - aber dieser kann mit einigen Hilfsmitteln, zum Beispiel Ablagekästen, Sammelordnern etc., aufgeräumt und professionell aussehen. Achten Sie deshalb während des ganzen Tages auf eine aufgeräumte Rezeption.
Hauseingang, Hausflur, Warteraum und Toilettenbereich
Was sieht Ihr Patient auf dem Weg zu Ihrer Praxis? Überquellende Mülltonnen und Reste von Glasflaschen, die nächtliche Passanten hinterlassen und die der Reinigungsdienst der Stadt noch nicht entfernt hat? Was riecht Ihr Patient, wenn er den Hausflur zu Ihrer Praxis betritt? Nehmen Sie unbedingt auch diese Bereiche in Ihren morgendlichen Routineplan mit auf, damit schon der allererste Eindruck Ihres Patienten von Ihrer Praxis ein perfekter ist. Eventuell heben Sie Unrat auf und entsorgen diesen, auch wenn er nicht von Ihnen stammt - beeinträchtigt er doch die Zufriedenheit Ihrer Patienten.
Zum Ende des Arbeitstages räumen Sie das Wartezimmer auf. Die Spielsachen für die Kinder sind sauber und liegen ordentlich in einer Kiste. Die Zeitungen sind frisch geordnet. Zerfledderte und veraltete Zeitungen werden aussortiert. Am Morgen sorgen Sie nur noch für eine gute Belüftung des Wartezimmers.
Beachten Sie: Den Toilettenbereich zu kontrollieren, darum reißt sich im Team sicher niemand. Dennoch ist gerade dieser Bereich äußerst wichtig. Er muss zwingend mehrmals täglich kontrolliert werden. Die Zeitabstände richten sich nach der Anzahl der Patienten und der Länge der Arbeitszeit. Es sollten stets genügend Handtücher vorhanden, die Seife aufgefüllt und der Spiegel blitzblank sein.
Ihre persönliche Vorbereitung auf Ihren Arbeitstag
Familiäre Ereignisse, Sorgen, aber auch schöne private Erlebnisse beeinflussen Sie in Ihrem Arbeitsalltag. Nur allzu leicht werden persönliche Ereignisse zu Problemen am Arbeitsplatz, wenn keine sorgfältige Trennung stattfindet. Hier hilft vielleicht ein kleines Ritual: Stimmen Sie sich die letzten Meter auf Ihrem Arbeitsweg bewusst positiv auf Ihren Arbeitstag ein: Welche positiven Erwartungen haben Sie an den Tag? Worauf freuen Sie sich? Wenn gravierende private Probleme Sie sehr belasten, sprechen Sie im Vertrauen mit einer Kollegin oder Ihrem Chef darüber. Für einen privaten Plausch mit der Kollegin vor Beginn der Behandlung sollte immer Zeit sein. Schrecklich ist dagegen ständiges Gemurmel und Gekicher im Aufbereitungsraum während der Behandlungszeit. Patienten denken immer, es wird über sie gesprochen und gelacht.
Die Vorbereitung im Team
Nutzen Sie die Zeit vor Beginn der Sprechstunde, um den bevorstehenden Tagesablauf mit allen Kolleginnen und den Chefs zu planen und den vergangenen Tag kurz zu analysieren. Dieses Vorgehen stimmt Sie als Team auf den Tag ein. Arbeiten Sie mit ausgedruckten Tagesplänen und stimmen Sie sich ab, wer bei welchen Patienten assistiert, ob es Besonderheiten in der Behandlung gibt und wie diese von Ihnen organisiert werden.
Muss Ihr Chef viel mit Kollegen telefonieren, erstellen Sie eine Liste mit Namen, Telefonnummern und dem dazugehörigen Grund des Telefonats. Das erleichtert den Tagesablauf erheblich.
Den Arbeitstag harmonisch ausklingen lassen
Auch der professionelle Abschluss eines Tages ist ein absolutes Muss. Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, sich von Ihren Kolleginnen zu verabschieden, für ein kurzes Resümee mit der Auszubildenden und auch für deren eventuelle Fragen. Gab es Probleme während der Behandlung oder mit Patienten oder Unstimmigkeiten mit den Kolleginnen bzw. dem Chef, klären Sie diese noch am selben Tag - nur so lässt sich der wohlverdiente Feierabend entspannt genießen.
