28.07.2008 | Praxisorganisation
Wie organisiert man den Ausfall einer Kollegin in einer Gemeinschaftspraxis?
Der Ausfall einer Kollegin ist immer eine große Herausforderung für die Praxis. Vor allem wenn die Kollegin plötzlich und ohne Vorwarnung ihren Dienst nicht antreten kann. Haben wir in Ausgabe 7/2008 ganz allgemein über das Thema berichtet, geht es im folgenden Beitrag um den Ausfall einer Kollegin in einer Gemeinschaftspraxis.
Personalausfall in einer Gemeinschaftspraxis
In einer Praxis mit mehreren Ärztinnen und/oder Ärzten ist in der Regel eine größere Anzahl an Mitarbeiterinnen vorhanden und jede hat ihren speziellen Arbeitsbereich. Fällt eine Kollegin aus, gilt es, eine praktikable Lösung zu finden:
Vertreterinnen im Vorfeld festlegen
Sinnvoll ist eine Personaleinteilung, die bereits im Vorfeld eine Stellvertretung vorsieht. So können im Bedarfsfall auch Teilzeitkräfte mobilisiert werden, um über die eigentliche Arbeitszeit hinaus für eine erkrankte Kollegin einzuspringen. Eine erstklassige Möglichkeit, um personelle Engpässe zu überbrücken, ist eine Springerin. Das kann zum Beispiel eine Kollegin sein, die zwar nicht regelmäßig arbeiten kann, die aber im Notfall für die Praxis da ist.
Arbeiten im rollierenden System
Viele Praxen gehen inzwischen wieder dazu über, im rollierenden System zu arbeiten. Das heißt: Jede Mitarbeiterin kann jeden Arbeitsbereich in der Praxis ausfüllen. Alle können assistieren, alle können abrechnen, alle führen Untersuchungen durch, alle machen Laborarbeiten, alle können alles.
Um im rollierenden System die Qualität der Arbeit in allen Bereichen gleich hoch zu halten, bedarf es einer kontinuierlichen Fortbildung. Die Kolleginnen können sich auch gegenseitig weiterbilden. Neue Erfahrungen aus den einzelnen Bereichen sollten unbedingt an die anderen Kolleginnen weitergegeben werden, damit sie im Bedarfsfall einsatzfähig sind. Hier dürfen keinesfalls Checklisten fehlen, weil alle Veränderungen und Systemsteuerungen in den Arbeitsbereichen in diesen Listen dokumentiert werden und somit für jeden Teilnehmer klar und deutlich erkennbar und umsetzbar werden.
Beachten Sie: Neben der Tatsache, dass leichter Personalausfälle kompensiert werden können, bietet das Arbeiten im rollierenden System auch mehr Abwechslung im Arbeitsalltag.
Was Sie beim Erstellen eines Notfallplans beachten sollten
Gerade in einer Gemeinschaftspraxis muss durch einen funktionierenden Ersatzplan geregelt sein, welche Maßnahmen beim Ausfall einer Kollegin greifen.
Denken Sie beim Erstellen dieses Notfallplans auch daran, scheinbar alltägliche Dinge wie die Materialbestellung, das Besprechen des Anrufbeantworters, den Mülldienst usw. zu regeln. Wenn dabei Schlüssel zum Beispiel für die Praxiskasse, eine PIN-Nummer oder die EC-Karte für das Praxiskonto, eine Unterschriftsvollmacht zur Entgegennahme von Einschreiben oder Ähnliches existieren, klären Sie frühzeitig: Wo liegt der entsprechende Schlüssel? Wie kommt die Praxis an die Kontoauszüge? Wer darf die Post öffnen und Sendungen entgegennehmen?
Hier sind Praxen mit einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) eindeutig im Vorteil. Denn in diesen Praxen gibt es ohnehin ein Organigramm, das praxisspezifische Zuständigkeiten und deren Vertretung verbindlich regelt. Vorgaben, Anweisungen und Ersatzpläne sind durch regelmäßige Schulungen allen präsent und sorgen im Bedarfsfall schnell und sicher für Klarheit (lesen Sie dazu auch den Beitrag auf den Seiten 15 ff. dieser Ausgabe).
Das Telefon: Geänderte Ansage oder Rufumleitung?
Fällt eine Mitarbeiterin aus, so hat das häufig Auswirkungen auf die Telefonkommunikation der Praxis: Das Telefon ist eventuell häufiger nicht besetzt, der Patient erreicht die Praxis nicht so einfach wie gewohnt. Denken Sie deshalb bei einem Personalengpass daran, das Telefon entsprechend umzuleiten oder immer in alle Arbeitsbereiche mitzunehmen. Und kann dies nicht gewährleistet werden, so kann der Anrufbeantworter helfen.
Beachten Sie: Wenn Sie auf dem Anrufbeantworter versprechen, umgehend zurückzurufen, müssen Sie dies auch tun.
Beispiel für eine Ansage auf einem Anrufbeantworter
„Sehr geehrte Patienten, durch einen kurzzeitigen Personalengpass können Sie uns derzeit nicht wie gewohnt telefonisch erreichen. Bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht, wir rufen Sie noch heute zurück.“ |
Fazit
Bleiben Sie auch in Zeiten von Personalknappheit freundlich und sagen Sie Ihren Patienten offen und ehrlich, warum es an diesem Tag etwas anders als gewohnt zugeht. Geben Sie Ihren Patienten das Gefühl, dass sie Ihnen trotz Zeitmangel wichtig sind.
