29.01.2010 | Praxisorganisation

Vermeiden Sie Doppelarbeiten durch die Umstellung auf karteilose Praxisführung

von Anna Schmiedel, Dortmund, www.anna-schmiedel.de

Die Umstellung auf eine karteilose Praxisführung hat viele Vorteile, wie Ihnen „Praxisteam professionell“ bereits im ersten Teil dieser Beitragsserie aufzeigen konnte. Im folgenden Beitrag werden Ihnen anhand von Beispielen solche Arbeitsabläufe vorgestellt, bei denen Sie Zeit und Aufwand sparen können, wenn Sie Ihre Praxis papierlos führen.

Versichertenkarten und Kassengebühr

In den meisten Praxen, die mit Papier-Karteikarten arbeiten, werden viele Tätigkeiten im Bereich der Verwaltung doppelt ausgeführt. So auch beim Umgang mit den Versichertenkarten: Häufig wird die Karte eingelesen, die Kassengebühr erhoben und die Quittung ausgedruckt - in wenigen Praxen auch per Hand geschrieben. Die Praxissoftware speichert die Daten zwar, diese werden aber zusätzlich noch in der Karteikarte notiert. Beim Fehlen der Kassengebühr wird oft noch ein farbiger Reiter an der Karteikarte angebracht.

Wenn Sie die Papier-Karteikarte abschaffen, brauchen Sie für den Umgang mit den Versichertenkarten keine neue Organisationsstruktur. Es ändert sich im Ablauf lediglich, dass an der Rezeption für den ankommenden Patienten statt in der Karteikarte im PC nachgeschaut wird, ob noch die Karte oder die Kassengebühr benötigt wird. Kontrollieren Sie auch von Zeit zu Zeit unter Zuhilfenahme der Datenanalyse Ihrer Praxis-Software, ob diese noch fehlen. In den meisten Praxisprogrammen erfolgt in diesem Fall ohnehin eine Warnung, sobald der Patient aufgerufen oder eine Leistung eingegeben wird.

Leistungseingabe und Kontrolle

In Praxen, die mit Papier-Karteikarten arbeiten, wird die erfolgte Behandlung handschriftlich in der Karteikarte notiert. Die MFA überträgt dann die Leistungsziffern in die Praxis-Software. Dabei kontrolliert sie die Dokumentation, fragt bei Unklarheiten noch einmal nach und ergänzt bei Bedarf. Die Kontrolle der Einträge durch eine mit der Abrechnung gut vertraute Person ist auch nach der Umstellung auf eine karteilose Praxisführung sehr wichtig. Der Arbeitsablauf kann dann wie folgt aussehen:

1. Der Arzt gibt via PC die Diagnosen in die medizinischen Daten des Patienten ein. Fast jede Software bietet heute die Möglichkeit, über Leistungsziffernketten die dazugehörigen Ziffern schnell und korrekt einzugeben. Damit nichts vergessen wird, überprüft die verantwortliche MFA die Einträge des Arztes und ergänzt diese wenn nötig.

2. Nach Abschluss der Behandlung oder am nächsten Morgen druckt die MFA ein Protokoll mit allen Einträgen des letzten Tages aus.

3. Es wird dann kontrolliert, ob bei allen Patienten, die an diesem Tag in der Praxis waren, ein Eintrag erfolgt ist. Dies kann anhand des Bestellbuchs erfolgen. Voraussetzung: Auch Patienten, die kurzfristig erschienen sind, werden im Terminbuch erfasst. So stellen Sie sicher, dass die Dokumentation bei keinem Patienten vergessen wurde und keine Leistung verloren geht.

4. Die MFA kontrolliert nun die Einträge nach Plausibilität, Vollständigkeit und hinsichtlich der Abrechnungsbestimmungen.

Beispiel

Bei Herrn Maier (DAK-Versicherter, 52 Jahre alt) soll ein Check-Up 35 durchgeführt werden. Anhand der Daten legt die MFA fest, welche Leistungen durchgeführt werden müssen: Blutentnahme, EKG, Stuhltest, Urinprobe. Die Leistungsziffern und Diagnosen hierfür trägt die MFA bereits im Vorfeld in die medizinischen Daten des PC ein. Der Arzt braucht diese dann nur noch zu ergänzen, falls noch andere Kassenleistungen dazu kommen. Da Herr Maier auch eine IGeL in Anspruch nimmt (PSA-Test), erstellt die MFA hierfür eine Honorarvereinbarung, gibt sie dem Patienten mit und heftet die Durchschrift im IGeL-Ordner für offene Rechnungen ab.

5. Nun arbeitet sie die Arbeitsaufträge ab. Tipp: Um den Überblick nicht zu verlieren und die Aufgaben konzentriert abarbeiten zu können, ist es hilfreich, sich während der Durchsicht des Tagesprotokolls eine To-do-Liste anzulegen. Diese sollte knapp gehalten und jede erledigte Aufgabe sofort durchgestrichen werden.

Beispiel

Pat-Nr.: 4985	L. Meyer	- Kurantrag
Pat-Nr.: 1364	A. Kroll	- Termin zur Blutentnahme
Pat-Nr.: 0263	T. Schmidt	- IGeL-Rechnung zuschicken
Pat-Nr.: 6130	R. Brockhaus	- OP-Termin im KKH machen

Entstehen bei der Durchsicht des Tagesprotokolls Fragen, können diese sofort handschriftlich auf dem Protokoll notiert werden. Betreffen die Arbeitsaufträge den Arzt, wird für ihn eine separate To-do-Liste geschrieben und zusammen mit dem Tagesprotokoll ins Büro gegeben. Fehlt zum Beispiel der Röntgenbefund, sollte das Röntgenbild direkt herausgesucht und zu der To-do-Liste gelegt werden.

Die meisten Ärzte möchten das Tagesprotokoll ebenfalls durchgehen. Das ist sinnvoll, denn die MFA war bei der Behandlung nicht dabei und kann somit nur die Leistungsziffern ergänzen, die offensichtlich vergessen wurden - zum Beispiel die Ultraschallziffer bei Unterbauchbeschwerden. Der Arzt hingegen weiß genau, was er bei dem Patienten gemacht hat, und kann wichtige Informationen bei Bedarf nachliefern.

6. Das Tagesprotokoll kommt aus dem Büro bearbeitet zur MFA zurück. Sie kontrolliert es nach handschriftlichen Ergänzungen des Arztes, gibt diese in den PC ein und bearbeitet die sich daraus ergebenden Aufträge. Dann kann das Protokoll entweder entsorgt oder abgeheftet werden. Einige Praxen bewahren die Tagesprotokolle drei Monate auf. Das ist der Zeitraum der Quartalsabrechnung und gibt ihnen die Sicherheit, die Daten nicht verlieren zu können. Bei einer vernünftigen Datensicherung brauchen die Protokolle jedoch nicht aufbewahrt zu werden.

Behandlungs- und Terminplanung

Zur karteilosen Praxisführung gehört auch der Terminplaner im PC. Durch variable Zeitfenster und verschiedene Farben für bestimmte Untersuchungen lässt er eine optimale Planung zu. Ein großer Vorteil: Von jedem Arbeitsplatz können Termine vereinbart und eingetragen werden. Somit hat auch der Arzt die Möglichkeit, direkt mit dem Patienten weitere Termine zu planen und einzutragen.

Praxistipp: Um dem Arzt die Übersicht des Tages zu erleichtern, sollte die MFA abends anhand des Tagesprotokolls einen Planungsbogen für die Patienten erstellen, die zu bestimmten Untersuchungen wieder einbestellt wurden. Der Planungsbogen wird in der elektronischen Karteikarte abgespeichert und zum Termin ausgedruckt. So behalten alle den Überblick und nichts wird doppelt eingetragen oder vergessen.

Patientenmarker

Sogenannte Patientenmarker oder Makros tragen dazu bei, Wichtiges über den Patienten nicht zu vergessen oder zu dokumentieren. Sie erinnern zum Beispiel daran, DMP bei Diabetespatienten nach Vorgabe und passendem Zeitrahmen auszufüllen und Ausnahmeziffern dafür einzutragen. Auch lassen sich so Besonderheiten des Patienten auf den ersten Blick in der elektronischen Karteikarte kenntlich machen. Ein Marker, der darauf hinweist, dass der Patient, der zum EKG kommt, stark gehbehindert ist und Hilfe beim Ankleiden benötigt, kann bei der Organisation gute Dienste leisten.

Fazit

Die Karteikarte hat sich in vielen Praxen bewährt: Liegt sie auf dem Schreibtisch, so ist eine mit diesem Patienten verbundene Aufgabe noch zu erledigen. Reiter erinnern ebenfalls an zu erledigende Dinge. All diese Erinnerungsfunktion kann Ihr PC jedoch noch zuverlässiger und vor allem ohne weite Laufwege erledigen!

Quelle: Ausgabe 02 / 2010 | Seite 10 | ID 133149