29.04.2010 | Praxisorganisation
Umstellung auf karteilose Praxisführung: Wer muss wie qualifiziert werden?
von Anna Schmiedel, Dortmund, www.anna-schmiedel.de
Dieser letzte Beitrag zur Umstellung auf eine karteilose Praxisführung zeigt Ihnen den notwendigen Qualifizierungsbedarf im Team sowie den Zeitbedarf für den Veränderungsprozess auf. Die Teile 1 bis 4 dieser Beitragsserie können Sie auch in unserem Online-Archiv unter www.iww.de nachlesen.
Gute Computerkenntnisse sind notwendiges Basiswissen
Meistens kennt sich die Verwaltungsmitarbeiterin recht gut mit der Praxis-Software aus, weil sie täglich damit arbeitet. Das heißt jedoch nicht, dass sie auch gute allgemeine Computerkenntnisse hat, mit denen sie Probleme im Netzwerk schnell und unkompliziert beheben kann. Die Möglichkeiten, die der Computer bietet, werden sehr viel besser genutzt, wenn ein Verständnis für die Funktionsweise der verschiedenen Computerprogramme und der Hardware vorhanden ist. Die Assistenzmitarbeiterinnen kennen die Praxis-Software oft nicht genau, weil sie bislang nur wenige Berührungspunkte damit hatten. Sie müssen den PC jedoch so gut beherrschen, dass sie erbrachte Leistungen eintragen können und Informationen finden, die sie vorher der Papier-Karteikarte entnommen haben.
Beispiele
Wo kann ich nachschauen, ob die Quartalsabrechnung erstellt wurde? Kann ich im PC sehen, ob der Patient die IGeL-Vereinbarung unterschrieben hat? Was mache ich, wenn ich nur etwas nachschauen wollte und der PC mich beim Schließen fragt, ob die Änderungen gespeichert werden sollen? |
Interne Computerschulung
Die erste Schulung zur Praxis-Software kann intern erfolgen. Sie sollte gut vorbereitet und fest terminiert sein. Niemand hat etwas davon, wenn sie „mal eben“ zwischen zwei Behandlungen erfolgt. Reservieren Sie für die Schulung einen halben Tag. In dieser Zeit sollte keine Behandlung stattfinden und der Anrufbeantworter eingeschaltet werden. Die Kollegin, die die meisten Kenntnisse im Umgang mit der Praxis-Software hat, sollte dieses Seminar halten. Am Anfang steht die Überlegung, welche Computer-Funktionen die Kolleginnen und der Arzt nach der Umstellung täglich am PC beherrschen müssen. Da die erfahrene Kollegin diese Funktionen seit langem kennt, besteht die Gefahr, dass diese unzureichend oder zu schnell erklärt werden. Sie sollte sich deshalb gut darauf vorbereiten und diese langsam und Schritt für Schritt vorstellen.
Nehmen mehr als drei Personen an der Schulung teil, ist es sinnvoll, einen Beamer auszuleihen. Dieser kann an den Rechner angeschlossen werden und jeder kann bequem mitverfolgen, wie das Programm funktioniert. Es reicht jedoch nicht, einmal zu sehen, welche Funktionen in der Praxis-Software möglich sind. Der Lernerfolg stellt sich erst ein, wenn die Teilnehmer/innen die Gelegenheit haben, das Gesehene und Gehörte selbst anzuwenden. Zu diesem Zweck sollte die „Seminarleiterin“ Aufgaben vorbereiten.
Beispiel
Jeder Teilnehmer muss sich als Neupatient in der Praxis-Software anlegen. Anschließend werden Leistungen für eine bestimmte Behandlung eingetragen, Notizen hinterlegt und ein Termin vergeben. |
Alle bekommen einen Zettel mit der Aufgabe und erledigen diese allein an einem Rechner (Voraussetzung: Das Netzwerk ist bereits installiert). So kann jeder für sich überprüfen, was er verstanden hat und wo noch Fragen auftauchen. Sind alle fertig, können die Ergebnisse am Beamer vorgestellt und von der Verwaltungsmitarbeiterin überprüft werden. Bei Bedarf können weitere Erklärungen erfolgen.
Interne Abrechnungsschulung
Auch die erste Abrechnungsschulung kann intern erfolgen. Diese sollte die alltäglichen Gebührenpositionen umfassen, die von nun an im Behandlungszimmer eingegeben werden. Nutzen Sie die Gelegenheit, um auf die individuellen Problemfelder in Ihrer Praxis einzugehen.
Beispiel
Vergessen die Kolleginnen häufig, das EKG einzutragen? Machen Sie es ihnen einfacher, indem Sie eine Leistungsverkettung aktivieren. Wird ein EKG eingetragen, fragt der PC nach dem „EKG“. Die Abfrage muss dann nur noch mit „ja“ oder „nein“ bestätigt werden. Erklären Sie bei der Abrechnungsschulung genau, wann das EKG abgerechnet werden kann und wann nicht. Überlegen Sie gemeinsam, welche Leistungsverkettung für das EKG helfen würde, an den Eintrag zu denken. |
Auch bei dieser Schulung ist es wichtig, die Kolleginnen nicht einfach mit Fachwissen und Theorie zu überschütten, sondern ihnen die Gelegenheit zu geben, das Gehörte zu vertiefen und zu üben. Bereiten Sie auch hier Aufgabenblätter vor. Diese sollten so praxisnah wie möglich sein und in Form einer Textaufgabe gestellt werden.
Beispiel
Patient: Andreas Meier. 07.12.09 Untersuchung, PSA-Test empfohlen. Beratung des Patienten und Erklärung, wie sinnvoll der Test ist. Honorarvereinbarung erstellen und unterschreiben lassen. Blutentnahme für PSA-Test und Einsendung ins Labor. |
Externe Schulungen
Meist reicht eine einzelne Schulung nicht aus, um die nötigen Kompetenzen zu erwerben. Buchen Sie jedoch nicht voreilig externe Schulungen. Besser ist es, die Mitarbeiterinnen zwei bis drei Monate mit dem PC arbeiten zu lassen. In dieser Zeit wird der Umgang mit dem PC und der Abrechnung immer besser und es kristallisiert sich heraus, wo noch Schulungsbedarf besteht. Daraufhin können Sie gezielt das passende Seminar suchen oder einen Trainer in die Praxis einladen. Auch eine zweite interne Schulung kann sinnvoll sein.
Weitere Hilfen im Praxisalltag
„Verabschiedet“ sich die Praxis von der Papier-Karteikarte, sollten Sie auch das Terminbuch elektronisch führen. Das hat viele Vorteile: Sämtliche Termine des Patienten sind mit einem Klick verfügbar. Wenn Patienten anrufen und ihren Termin nicht mehr wissen, ist es eine enorme Zeitersparnis und zudem ein Zeichen der Professionalität, wenn der Patient schnell eine Auskunft erhält. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass in jedem Behandlungszimmer eingesehen werden kann, ob der Patient bereits weitere Termine hat bzw. Folgetermine vergeben werden. Das entlastet die Rezeptionsmitarbeiterin.
Praxistipp: Schaffen Sie für Ihren Laserdrucker ein zweites Papierfach an. Dort können Sie die individuellen Praxis-Terminzettel oder einfache DIN-A-6-Zettel einlegen und die Termine ausdrucken. So vermeiden Sie Übertragungsfehler. Außerdem kann aus jedem Behandlungszimmer heraus ein Terminzettel gedruckt werden, ohne mit den Druckaufträgen der Verwaltung zu kollidieren.
Zeitaufwand für die Umstellung
Stellen Sie für die Umstellung auf karteilose Praxisführung einen festen Zeitplan mit Zwischenzielen auf. Legen Sie fest, ab wann die Einträge nur noch in der elektronischen Karteikarte erfolgen. Zunächst muss jedoch grundsätzlich die Entscheidung getroffen werden, ob alle alten Einträge in den PC übertragen und die Karten somit nicht mehr benötigt werden. Diese können dann archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt werden. Da die Abrechnungspositionen ohnehin im PC gespeichert sind, bezieht sich der Aufwand vor allem auf die Inhalte von Beratungen, die Dokumentation von verwendeten Materialien, von Röntgenbefunden usw.
Ist ein Übertragen nicht möglich oder zu zeitaufwendig, müssen die Karten eine Zeit lang verfügbar sein, um die alte Dokumentation bei Bedarf zu sichten. Außerdem müssen die in der Karteikarte befindlichen Unterlagen (Anamnesebögen, Ultraschallbilder etc.) herausgenommen und dem neuen Ablagesystem zugeführt werden. Das kann auf zwei Arten geschehen:
Planen Sie für folgende Arbeiten Zeit ein:
- Planung der neuen Ablagesysteme (Besprechungen)
- Einen halben Tag Softwareschulung
- Einen halben Tag Abrechnungsschulung
- Aufstellung der Hardware und Netzwerkinstallation
- Übertragung der Papier-Karteikarte in die elektronische Karteikarte
- Zuführen der Unterlagen aus der Karteikarte in das neue Ablagesystem
Welche Probleme können auftreten?
In den ersten Tagen kann es zum Beispiel vorkommen, dass die Assistenzkollegin nicht mitbekommt, wenn ein Patient im Wartezimmer sitzt. Sie schaut auf den seit Jahren festen Platz, an dem die Karteikarten bereitgelegt wurden, sobald ein Patient die Praxis betreten hat. Nun muss sie sich daran gewöhnen, sich die Information auf einem anderen Weg zu beschaffen. Von solchen kleinen „Stolpersteinen“ gibt es im Alltag noch einige. Letztlich ist es jedoch gar nicht so schwer, sich auf die neue Routine einzulassen.
Schützen Sie sich durch eine regelmäßige Datensicherung vor Datenverlusten. Diese sollte nicht nur intern - zum Beispiel auf einer zweiten Festplatte - gespeichert werden, sondern auch auf einem externen Datenträger, der außerhalb der Praxis aufbewahrt wird. Tipp: Kaufen Sie zwei USB-Sticks und ziehen Sie die Datensicherung einmal in der Woche auf einen dieser Sticks. Wenn Sie ein Bankschließfach in der Nähe haben, bringen Sie den Stick mit der aktuellen Sicherung dorthin und nehmen den anderen mit. Haben Sie kein Bankschließfach, lagern Sie die Sicherung an einem anderen Ort außerhalb der Praxis. So bleiben Ihnen die Daten auch bei einem Brand erhalten.
Denken Sie auch an den Schutz Ihrer Daten. Wenn Sie vom Praxis-Netzwerk aus einen Zugang zum Internet haben, sollten Sie über eine gute Schutz-Software verfügen, die sich mit der Praxis-Software „verträgt“. Da es an dieser Stelle immer wieder zu Schwierigkeiten kommt, sollten Sie vor dem Kauf der Antivirus-Software und Firewall mit Ihrem Software-Hersteller sprechen.
