01.04.2010 | Praxisorganisation
Umstellung auf karteilose Praxisführung: Reorganisation des Ablagesystems
von Anna Schmiedel, Dortmund, www.anna-schmiedel.de
In unserer Serie sind wir bereits den Fragen nachgegangen, ob sich der Aufwand der Umstellung auf die karteilose Praxisführung lohnt und wie Sie sinnvolle neue Strukturen finden können, um Doppelarbeiten zu vermeiden (lesen Sie dazu auch die Ausgaben 1 bis 3/2010 von „Praxisteam professionell“). Im folgenden Beitrag widmen wir uns dem Ablagesystem, das besondere Herausforderungen stellt. Denn gewöhnlich befinden sich in der Karteikarte sämtliche Formulare, die zum Patienten gehören, wie Anamnesebögen, Einverständniserklärungen, Krankenhausberichte usw. Auch die Ultraschallbilder befinden sich meist in der Lasche der Karteikarte. Da diese Formulare bei der Umstellung auf die karteilose Praxisführung nicht einfach entsorgt werden können, muss ein ebenso einfaches wie zuverlässiges Ablagesystem gefunden werden.
Die elektronische Karteikarte
Die Angaben auf dem Anamnesebogen müssen in die elektronische Karteikarte übernommen werden. Dafür gibt es in jeder Praxis-Software einen speziellen Bereich. Bei jedem Aufrufen des Patienten werden seine dort eingetragenen Erkrankungen und die Medikation angezeigt. Den Anamnesebogen mit der Unterschrift des Patienten müssen Sie dennoch aufbewahren. Legen Sie dafür Ordner an, in denen Sie die Bögen nach der Patienten-Nummer abheften. Würden Sie nach Buchstaben abheften, hätte die Mitarbeiterin sehr viel mehr Sortierarbeit. Da die Nummern für neue Patienten vom PC fortlaufend vergeben werden, können einige Bögen gesammelt und dann zusammen aufsteigend abgeheftet werden. Volle Ordner müssen nicht an der Rezeption stehen, da man die alten Anamnesebögen bei gewissenhafter Übertragung der Risikofaktoren so gut wie nie braucht.
Praxistipp: Alternativ können Sie auch alle Formulare einscannen und Sie hinterher datenschutzgerecht entsorgen. Wie dies richtig funktioniert, lesen Sie in den Ausgaben 3 und 7/2009 von „Praxisteam professionell“.
Arztbriefe enthalten häufig sehr wichtige Angaben, die auf jeden Fall in die elektronische Karteikarte übernommen werden sollten (zum Beispiel zu chronischen Krankheiten oder zu Diagnosen, die vor allem bezüglich der Medikation des Patienten sehr wichtig sein können). Kommt ein Arztbrief in die Praxis, sollte die Mitarbeiterin, die diesen bearbeitet, den Befund sofort aktualisieren - zum Beispiel wenn bei einem Kardiologen ein Hypertonus festgestellt wurde.
Steht ein Scanner zur Verfügung, kann das Schreiben gescannt und in die elektronische Karte des Patienten gespeichert werden. In diesem Fall braucht das Original nicht aufbewahrt zu werden. Anderenfalls sollte eine kurze Information in die Karte des Patienten gespeichert werden, zum Beispiel „Untersuchung Dr. Baumann am 15.10.2009: Echokardiogramm unauffällig.“ In diesem Fall ist es empfehlenswert, die Arztbriefe für einen Zeitraum von zehn Jahren als Original aufzubewahren. Auch hierfür eignet sich ein Ordner bzw. das Einscannen der Dokumente. Die Sortierung sollte nach Patienten-Namen erfolgen.
Besonders wichtig: Einverständniserklärungen
Vor allen medizinischen Eingriffen muss der Patient über mögliche Risiken aufgeklärt werden. Handelt es sich um nicht zwingend notwendige Eingriffe, wie zum Beispiel eine IUP-Einlage, ein Magenband usw., muss der Behandler besonders gründlich aufklären und das Einverständnis des Patienten dazu einholen. Anderenfalls könnten - vor allem im Fall eines Misserfolgs - aufgrund fehlender oder nicht ausreichender Aufklärung Schadenersatzansprüche gerichtlich geltend gemacht werden. Die Aufklärung muss der Arzt persönlich vornehmen. Der Patient muss die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und diese beantwortet zu bekommen. Um die größtmögliche Rechtssicherheit zu erlangen, ist es unbedingt notwendig, den Patienten ein Formular unterschreiben zu lassen, in dem die Inhalte der Aufklärung zusammengefasst sind.
Die Röntgen-Ablage
Am „einfachsten“ wäre die gleichzeitige Umstellung auf digitales Röntgen. Somit würde die Frage nach einem neuen Ablagesystem für Röntgenbilder entfallen. Ist das nicht möglich oder nicht gewünscht, muss ein von der Karteikarte unabhängiges System gefunden werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Es können Röntgentaschen angelegt werden, in denen sämtliche Röntgenbilder des Patienten gesammelt werden. Diese Taschen werden - ähnlich wie die ehemalige Karteikarte - beschriftet, in Hängeschränke in einem separaten Raum einsortiert und bei Bedarf herausgesucht.
Auf die Röntgentaschen kann verzichtet werden, wenn die Röntgenbilder ohnehin in Schutzhüllen gelegt werden. Am oberen Rand der Schutzhülle - einheitlich, entweder rechts oder links - werden dann der Patienten-Name und die Patienten-Nummer notiert. Die in der Praxis sonst übliche Beschriftung für Röntgenbilder kann weiterhin beibehalten werden. Die Röntgenbilder können hintereinander in einen Hängeschrank einsortiert werden. Wichtig wären hierbei passende Führungsschienen mit einklemmbaren Stützen. Die Stützen könnten nach jedem 100er-Wechsel (0 bis 99, 100 bis 199, usw.) eingestellt werden, damit das schnelle Finden der Röntgenbilder sichergestellt ist.
Praxistipp
Sortieren Sie die Röntgenbilder unabhängig vom Ablagesystem nach der Patienten-Nummer. Diese ist konstanter als der Name des Patienten, der sich bei Heirat oder Scheidung ändern kann. Außerdem ist die Sortierung einfacher. |
Die Vorbereitung des Tagesplans
Solange die Praxis mit Karteikarten gearbeitet hat, mussten diese für den nächsten Tag immer herausgesucht werden. In vielen Praxen wurde das Tagesdatum direkt von der Rezeptionsmitarbeiterin in die Karteikarte geschrieben. Dieser Vorgang erforderte eine Menge Zeit. Allerdings muss auch nach der Umstellung auf die karteilose Praxisführung die eine oder andere Vorbereitung für den nächsten Arbeitstag getroffen werden. Je präziser und gewissenhafter das geschieht, desto weniger Rückfragen und Irritationen entstehen an anderen Stellen im Praxisablauf. Nachfolgend ein Beispiel für den möglichen Arbeitsablauf bei der Vorbereitung des nächsten Tages:
- Tagesplan - mit Patienten-Nummern für das leichtere Auffinden der Röntgenbilder - für den nächsten Tag ausdrucken.
- Benötigte Röntgenbilder heraussuchen (sofern vorhanden und notwendig).
- Gegebenenfalls praxisinterne Unterlagen für besondere Untersuchungen (zum Beispiel Blutzuckerkontrolle) heraussuchen.
- Bei neuen Patienten Anamnesebogen vorbereiten sowie IGeL-Aufklärungsflyer und gegebenenfalls die dafür notwendige Honorarvereinbarung bereitlegen.
- Kommt ein Patient zu einem Check-Up, können bereits alle dafür notwendigen Formulare bereitgelegt werden - dies gilt für andere Routineuntersuchungen selbstverständlich auch.
- Bei Patienten, bei denen ein Check-Up durchgeführt wurde: Kontrolle, ob das Ergebnis schon vorliegt und der Patient informiert ist. Sollte das Ergebnis nicht vorliegen, das zuständige Labor anrufen und Ergebnis faxen lassen.
Der Vorteil einer solch gründlichen Tagesvorbereitung überwiegt den Aufwand bei Weitem. Der Patient nimmt sehr genau wahr, ob in der Praxis alles für seinen Termin bereit ist oder ob die Mitarbeiterin erst mit seinem Erscheinen beginnt, die beniötigten Unterlagen zu suchen. Die meisten Informationen für die Vorbereitung des Tagesplans können Sie in der elektronischen Karteikarte finden. Es muss sich jedoch eine Mitarbeiterin die Mühe machen, diese Informationen anzuschauen und bei Bedarf zu reagieren.
