26.02.2010 | Praxisorganisation
Termine online vergeben: Entdecke die Möglichkeiten!
von Sebastian Schnabel, Medienbüro Medizin (MbMed), Hamburg
Die Verwaltungsaufgaben in Arztpraxen werden nicht weniger. Medizinische Fachangestellte (MFA) müssen gleichzeitig Patienten versorgen und das Telefon beantworten. Bei einem Großteil der Anrufe geht es um Terminvereinbarungen. Hier kann die Praxis ihre Mitarbeiter durch Online-Terminvereinbarungen (OTV) entlasten. Patienten können sich im Internet für einen Termin anmelden: per E-Mail, Kontaktformular oder sogar per Log-in in den Praxiskalender. Der Abgleich mit dem Praxiskalender erfolgt entweder manuell durch eine Mitarbeiterin oder vollautomatisch.
Gesonderte E-Mail-Adresse anlegen
Die einfachste Variante, die jede Praxis mit eigener Homepage nutzen kann, ist die Terminvergabe per E-Mail. Auf der eigenen Internetseite können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, über die Patienten einen Terminwunsch einreichen. Diese E-Mail-Adresse sollte nicht Ihre normale Praxis-Adresse sein, denn hier laufen im Allgemeinen viele Informationen (Werbung, Spam-Mails etc.) auf. Dadurch ist die Gefahr relativ groß, dass ernsthafte Anfragen übersehen oder versehentlich gelöscht werden. Legen Sie daher eine „termin@praxis-mustermann.de“-Adresse an. Diese sollte ausschließlich für die Terminvergabe genutzt werden und auf der Homepage explizit dafür genannt sein. Wenn Sie verhindern wollen, dass diese Adresse ebenfalls mit Spam überfüllt wird, sollten Sie sie auf der Homepage nicht verlinken, also nicht anklickbar machen. Geben Sie die Adresse außerdem als „termin(at)praxis-mustermann.de“ an. So wird sie nicht automatisiert erfasst und in Spamlisten aufgenommen.
Automatischer Abgleich mit Praxissoftware
Es gibt auch weiterführende Lösungen, bei denen auf der Homepage bereits ein Terminkalender der Praxis angegeben ist. Patienten können sich so selbst für freie Termine eintragen. Die Praxis bekommt den Terminwunsch dann per E-Mail automatisch zugeschickt. Der Abgleich mit dem Praxiskalender erfolgt manuell oder (bei Anbietern wie protermin.de, terminland.de und online-termine.de) auch automatisch. Die Homepage wird dazu mit der Praxissoftware verknüpft. Deshalb sollten Sie bei der Auswahl eines geeigneten OTV-Anbieters besonders darauf achten, dass das Unternehmen bereits Erfahrungen mit Ihrer Praxissoftware hat. Mit den großen, gängigen Systemen kommen die meisten OTV-Anbieter inzwischen sehr gut klar. Sollten Sie eine seltene Lösung nutzen, achten Sie darauf, dass der Anschluss im Angebot inbegriffen und ein Festpreis vereinbart ist - möglichst inklusive Wartung.
Behandler und Behandlungsräume blocken
Falls Ihre Praxis in die Online-Terminvergabe etwas mehr investieren will, stehen diverse Möglichkeiten offen. Praxisgemeinschaften und Gemeinschaftspraxen können beispielsweise die verschiedenen Räume und Behandler in das System einpflegen. Patienten können dann beispielsweise auswählen, ob sie einen Termin bei Dr. Schmidt oder bei Dr. Müller wünschen. Doch auch die Art des Termins wird berücksichtigt. Gibt es etwa nur einen Raum für ambulante Operationen oder nur ein Röntgengerät, kann auch jeweils nur ein solcher Termin zur selben Zeit vergeben werden. Konkret bedeutet das: Hat Dr. Schmidt bereits einen Patienten zum Entfernen eines Muttermals im OP, kann ein Patient bei Dr. Müller zum selben Zeitpunkt zwar einen Termin eintragen, nicht jedoch einen OP-Wunsch. Termine von Dr. Schmidt sind zu diesem Zeitpunkt natürlich ohnehin geblockt.
IGeL über Online-Terminvergabe anbieten
Die Online-Terminvergabe unterstützt auch die wirtschaftliche Ausrichtung Ihrer Praxis. So können Sie beispielsweise Patienten bei der Terminauswahl befragen, ob sie gesetzlich oder privat versichert sind. Für eine der beiden Gruppen können Sie Terminzeiten reservieren, die der anderen Gruppe nicht zur Verfügung stehen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL) anzubieten, noch bevor die Patienten Ihre Praxis betreten haben. Bei der Auswahl des Termins können Sie beispielsweise neben Behandlungen auch Impftermine und Vorsorgeuntersuchungen anbieten, die zum IGeL-Spektrum gehören. Für IGeL-Termine können Sie ebenfalls bestimmte Zeiträume reservieren. Insofern eignet sich OTV auch als Werkzeug zur Wirtschaftsoptimierung der Praxis.
Datenschutz wie beim Online-Banking
Die meisten OTV-Anbieter haben für die Onlinekalender bei der Datenübertragung eine SSL-Verschlüsselung. Das ist der Standard beim Online-Banking. Somit sind die Daten relativ gut geschützt. Theoretisch sind zwar Hacker-Angriffe auch hier möglich, doch die Informationen sind sicherer als bei der Terminvereinbarung am Telefon.
Fazit
OTV ist eine gute Möglichkeit, der Praxis ein modernes Image zu geben, die Mitarbeiterinnen am Telefon zu entlasten und Patienten ökonomisch sinnvoll zu steuern. Doch bei der Auswahl eines passenden Anbieters sollten die Kosten nicht das entscheidende Kriterium sein. Wichtig ist vor allem die Wartung, und dass der Anbieter garantiert, die Software funktionstüchtig zu halten. Falls Sie in Ihrer Praxis allerdings einen handschriftlichen Terminkalender führen, können Sie sich die Kosten sparen: Dann ist die E-Mail-Variante am besten geeignet. Der Abgleich muss ja ohnehin manuell erfolgen.
