08.01.2008 | Praxisorganisation
So organisieren Sie die Rezeption perfekt!
Die Rezeption ist das erste, was der Patient bei einem Besuch in Ihrer Praxis zu sehen bekommt. Sieht er Berge von Karteikarten oder eine vollgekritzelte Schreibtischunterlage aus dem Jahr 2005? Liegen Stifte, Lineal und Abrechnungslektüre wahllos herum? Womöglich steht noch eine halbvolle Kaffeetasse vom Vortag auf dem Tresen?
Die Rezeption ist die Visitenkarte Ihrer Praxis. Hier können Sie Ihre Praxis hervorragend präsentieren, Professionalität zeigen und durch Ordnung und Sauberkeit den praxiseigenen Qualitätsstandard unterstreichen. Testen Sie sich daher selbst, ob Sie eher zu den „Aufbewahrern“ oder den „Wegwerfern“ gehören. Antworten Sie ehrlich, denn nur so erkennen Sie den wirklichen Handlungsbedarf. Je mehr Sie mit „Ja“ beantworten, desto mehr ungelöste Probleme gibt es.
Checkliste „Organisation der Rezeption“
| Ja | Nein |
Benötigen Sie länger als drei Minuten, um ein Schriftstück oder eine Kartei-karte zu finden? |
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Befinden sich auf Ihrem Schreibtisch Unterlagen, die Sie seit mehreren Tagen nicht bearbeitet haben? |
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Liegen in der Praxis offen oder in Schränken Fachzeitschriften, Kataloge oder Prospekte herum, die schon lange nicht mehr aktuell sind? |
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Fällt es Ihnen schwer, zwischen unnötigen und wichtigen Unterlagen zu entscheiden? |
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Bewahren Sie Schriftstücke länger auf, als es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorschreiben? |
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Suchen Sie häufig Unterlagen und Vorgänge, vor allem während Telefonaten? |
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Prüfen Sie regelmäßig Ihre Ordnerablage? |
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Befinden sich Dokumente häufig nicht an dem Ort, an dem sie sein sollten? |
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Ordnungsregel Nr. 1: Alles hat seinen festen Platz
Jedes Ding sollte seinen festen Platz haben: das Kassenbuch, die Karteikarte mit offener Rechnung und die mit einem noch ungenehmigten Vorgang. Lassen Sie sich in einer Tätigkeit nicht unterbrechen, legen Sie die Karteikarte nicht „mal eben“ neben die Tastatur oder das noch unbeschriftete Röntgenbild auf den Tresen. Schon wenige Minuten genügen – und das Röntgenbild ist verschwunden oder die Karteikarte falsch einsortiert. Beenden Sie daher möglichst einen Vorgang, bevor Sie etwas anderes beginnen.
Ordnungsregel Nr. 2: Trennen Sie sich von Überflüssigem!
Nur wer sich von überflüssigen Dingen trennen kann, vermeidet unkontrolliertes Chaos in der Rezeption. Überprüfen Sie Ihre Rezeption auf überflüssige Dinge, die Sie am besten noch heute entsorgen.
Checkliste „Wegwerfen oder erneuern“
| Wegwerfen | Erneuern |
Vergilbte Umschläge, verknautschte Klarsichthüllen, alte Ordner | x |
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Alte Sachbücher; Loseblattwerke, die nicht mehr einsortiert werden | x |
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Kataloge, die älter als sechs Monate sind | x |
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Disketten, wenn Sie längst per CD arbeiten/archivieren | x |
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Keine Zettelwirtschaft; schreiben Sie es dort auf, wo es hingehört | x |
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Kaputte Karteikarten mit Flecken und korrigierten Adressfeldern |
| x |
Verschmierte Schreibtischunterlage |
| x |
Sollten Sie der Ansicht sein, dass Sie keine Zeit zum Ordnen haben: Beginnen Sie gerade dann damit! Suchen braucht Zeit, verärgert und vergrößert das Chaos unnötig. Pinnwände werden gern als erster Aufbewahrungsort für vermeintlich „wichtige“ Papiere genutzt. Im Nu befinden sich dort so viele „wichtige“ Informationen, dass das einzelne Schriftstück gar nicht mehr wahrgenommen wird. Legen Sie daher verbindlich fest, was genau an die Pinnwand darf.
Wie unterscheide ich wichtig von unwichtig?
Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef und den Kolleginnen fest, welche Schriftstücke noch benötigt werden und was entsorgt werden kann. Die Aufbewahrungsfristen ärztlicher Unterlagen finden Sie auf der Internetseite Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung, zum Beispiel für Niedersachsen unter www.kvn.de.
Organisationsmittel nutzen und Routineabläufe schaffen
Nutzen Sie Organisationshilfsmittel und schaffen Sie Routineabläufe für immer wiederkehrende Vorkommnisse. Ablagekörbe, Ordner, Pultordner und Sichthüllen helfen bei der ersten Vorsortierung. So sollte jede Praxismitarbeiterin einen eigenen Ablagekorb haben, in den für sie bestimmte Unterlagen abgelegt werden. Der Ablagekorb sollte mindestens einmal täglich geleert werden, damit wichtige Informationen den Empfänger umgehend erreichen.
Ein Pultordner eignet sich hervorragend für die Aufbewahrung von Unterlagen, die noch am gleichen Tag abgeholt werden. Der Ordner muss mindestens einmal pro Tag aktualisiert werden. Holt ein Patient seine Unterlagen nicht zum vereinbarten Zeitpunkt ab, erinnern Sie ihn telefonisch oder senden die Unterlagen per Post.
Prüfen: Reicht die Abspeicherung im PC vollkommen aus?
Ordner sind Organisationshilfsmittel. Allerdings sind in Zeiten digitaler Medien viele Ordner überflüssig geworden, werden aber aus alter Gewohnheit nach wie vor brav „gefüttert“. Prüfen Sie im Einzelfall, ob Arztbriefe, Patientenrechnungen, Kopien vom Schriftverkehr tatsächlich ausgedruckt und abgeheftet werden müssen oder ob die Archivierung per PC nicht ausreicht.
