28.03.2008 | Praxisorganisation
Ordnung mit System spart viel Zeit und vermeidet Fehler
Jedes Ding braucht seinen Platz. Das ist der Grundsatz für eine sinnvolle Ablagestruktur in Ihrer Praxis. Die Devise lautet hier nicht „Wer suchet, der findet“, sondern „Sehen und haben“. Ein optimales Ablagesystem muss so aufgebaut sein, dass Sie keine Zeit mehr mit Suchen vergeuden müssen. Um Papiere geordnet abzulegen, benötigen Sie passende Ordnungsmittel.
Die Ordnerablage
Um Ordner sinnvoll nutzen zu können, sind vorab einige Überlegungen sinnvoll. Nutzen Sie unterschiedliche Farben für unterschiedliche Themen – zum Beispiel blaue Ordner für Rechnungen, rote für die Praxisbuchführung usw. So erkennen Sie schon an der Farbe des Ordners, was Sie darin finden.
Der Ordner muss beschriftbare Rückenschilder haben. Stehen die Ordner im Rezeptionsbereich und können auch von den Patienten eingesehen werden, so empfiehlt es sich, die Rückenschilder der Ordner ordentlich zu bedrucken. Verzichten Sie hier auf handgeschriebene Krakeleien, das sieht höchst unprofessionell aus.
Praxistipp: Kaufen Sie selbstklebende Rückenschilder, die auf einer DIN-A-4-Seite platziert sind und in jeden Drucker eingelegt werden können.
Die Ablage in Archivboxen
Ordnerinhalte, die für die aktuelle Arbeit nicht mehr relevant sind, aber – wie zum Beispiel Steuer-Unterlagen – lange aufbewahrt werden müssen, werden am besten in platzsparende Archivboxen umsortiert. Natürlich müssen diese Boxen beschriftet werden. Am besten verzeichnen Sie auch gleich das Wegwerfdatum gut sichtbar.
Der Pultordner
Pultordner dienen der Wiedervorlage und erlauben einen schnellen Zugriff auf aktuelle Vorgänge. Pultordner gibt es in alphabetischer und numerischer Sortierung. Kassenbelege lassen sich sehr gut in einem Pultordner mit numerischer Sortierung aufbewahren, bis sie am Monatsende in die Mappe für den Steuerberater geheftet werden können. Patientenunterlagen – wie zum Beispiel Rechnungen – sind in Pultordnern mit alphabetischer Sortierung gut aufgehoben und schnell zur Hand, wenn der Patient die Schriftstücke abholt.
Ablagekörbe für jedes Teammitglied
Jedes Teammitglied erhält einen eigenen Ablagekorb, der entweder farbig codiert oder mit Namen versehen ist. Dort hinein werden alle Informationen, Schriftstücke, Notizen mit zum Beispiel Rückrufwunsch oder Ähnliches gelegt. Dieses System eignet sich hervorragend dazu, nicht wegen jeder Kleinigkeit den Chef bzw. die Chefin oder eine Kollegin sprechen zu wollen, weil es selbsterklärend ist.
Der Posteingang
Täglich erreichen viele Briefe, Werbesendungen und Info-Material Ihre Praxis. Gerne werden dann Stapel gebildet, weil unklar ist, was mit diesen Unterlagen geschehen soll. Hier hilft nur eine verlässliche Vorgehensweise und eine systematische Ablagestruktur.
Zunächst muss geklärt sein, wer Praxispost öffnen darf. Dabei gibt es eventuell auch noch Klassifizierungen. Zum Beispiel darf Werbepost, Post vom Labor, von der Krankenkasse und Ähnliches von der Verwaltungsmitarbeiterin geöffnet werden, während Bankpost, Post vom Finanzamt, vom Steuerberater und von Patienten vom Chef oder der Chefin selbst geöffnet wird.
Sind die Umschläge geöffnet, muss klar sein, was mit den Inhalten passiert. Was kommt in den Papierkorb, was muss sofort, was später erledigt werden, welche Unterlagen werden an den entsprechenden Adressaten – zum Beispiel an den Chef, eine Kollegin oder das Praxislabor – weitergereicht? Nur wenn es hierüber verlässliche Verabredungen gibt, vermeiden Sie eine unnötige Stapelbildung. So können kaum Unterlagen verloren gehen. Hier kommen sinnvollerweise auch die Ablagekörbe für jedes Teammitglied zum Einsatz.
Der Postausgang
Sammeln Sie Briefe und Päckchen, die im Laufe des Tages zur Post müssen, nur an einem bestimmten Ort. Dorthin legt jeder die Post, die verschickt werden muss. Legen Sie eine bestimmte Uhrzeit fest, zu der die Tagespost zum Briefkasten gebracht wird, und bestimmen Sie die Person, die dafür verantwortlich ist. Sorgen Sie auch für eine feste Vertretungsregel. Wenn die letzte Tagesleerung des Briefkastens um 16:30 Uhr ist, muss um 16.00 Uhr die Post weggebracht werden, egal ob alles komplett ist oder nicht. Fällt nach 16.00 Uhr Post an, wird sie ebenfalls an den dafür bestimmten Platz gelegt, aber dann eben erst am nächsten Tag weggebracht.
Die Ablage im Computer
Mit der Zeit sammeln sich auf der Festplatte Ihres Computers unzählige Daten an, die ebenso wie die Ablage von Schriftstücken strukturiert werden müssen. Auch hier gilt: Nur das aktuelle Dokument zählt. Gehen Sie daher wie folgt vor:
- Sortieren Sie die Dokumente in wichtige und unwichtige und löschen Sie die unwichtigen
- Legen Sie die virtuelle Struktur analog zur Ordnerstruktur an
- Legen Sie einen Ordner „Zwischenablage“ an und versehen Sie die Dokumente mit einem Verfallsdatum
- Überprüfen Sie die Ablagestruktur von Zeit zu Zeit. Wenn Veränderungen an der Struktur nötig sind, verändern Sie immer die reale und die virtuelle Struktur gleichzeitig
Das Scannen von Papierunterlagen
Bei karteiloser Praxisverwaltung macht es sicher Sinn, Unterlagen einzuscannen, damit diese den Unterlagen des jeweiligen Patienten zugeordnet werden können. So kann dann der Arztbrief eines überweisenden Arztkollegen ebenfalls direkt am Bildschirm vom Praxischef eingesehen werden. Lästiges Suchen im Ordner entfällt.
Allerdings sollten Sie die Originalunterlagen nach den gesetzlichen Regelungen archivieren und fristgemäß aufbewahren (siehe dazu die Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen im Online-Service (www.iww.de; in „myIWW“ einloggen) unter „Arbeitshilfen“.
Entnommene Unterlagen
Sie brauchen ein Röntgenbild, das in der Hängekartei aufbewahrt wird, weil Sie es zum Gutachter schicken müssen? Hierfür wird ein Entnahmeformular eingeheftet. So vermeiden Sie unnötiges Suchen und können – falls der Gutachter dies vergessen sollte – das Bild nach einer angemessenen Ausleihzeit wieder zurückfordern.
Beispiel: Müller Maria, geb. 1.1.1977, HWS vom 11.1.2008 am 2.2.2008 zum Gutachter Dr. XY geschickt.
Genauso gehen Sie vor, wenn Sie Geld aus der Tageskasse entnehmen, für das noch kein Beleg existiert. So kann Ihnen bei einer unangekündigten Überprüfung der Kasse niemand eine Unregelmäßigkeit vorwerfen. Wenn Sie die Entnahme nicht selbstständig entscheiden dürfen, lassen Sie den Entleihschein von der zuständigen Kollegin oder dem Praxisinhaber unterschreiben.
Was muss geordnet werden?
Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit Ihre Ablagestruktur. Als Faustregel gilt: so wenig Einzelschritte wie möglich, um einen Vorgang abzuschließen. Entscheiden Sie deshalb immer praxisindividuell, welche Unterteilungen im Ordnungssystem unerlässlich sind und welche nur aus Gewohnheit bestehen und keinen Sinn mehr machen.
Seit dem Einsatz von Praxissoftware müssen Kopien von Rechnungen, Patientenschreiben oder Ähnlichem in vielen Fällen gar nicht mehr in Ordnern archiviert werden. Hier reicht die Aufzeichnung im PC, sofern diese jederzeit einsehbar ist. So ersparen Sie sich viele unnötige Arbeitsschritte. Es macht jedoch keinen Sinn, wenn Sie einige Unterlagen ausgedruckt und in Papierform abgelegen. Nur eine einheitliche Vorgehensweise stellt sicher, dass Sie jedes gewünschte Schriftstück zielsicher wiederfinden.
Nähere Informationen zur Archivierung erhalten Sie in unserer neuen Rubrik „Online-Beiträge“ unter www.iww.de. Loggen Sie sich einfach in „myIWW“ ein, rufen den Online-Service auf und klicken dort den Online-Beitrag „Die Archivierung von elektronischen Belegen“ an.
Die Schreibtischablage
Ein überquellender Schreibtisch mag für manche das Zeichen besonders fleißiger Zeitgenossen sein. Profis wissen jedoch, dass nur an einem gut sortierten Arbeitsplatz effektiv gearbeitet werden kann. Wenn auf einem Schreibtisch kein Platz mehr ist, ein Blatt Papier zu beschreiben oder etwas abzulegen, ohne dass es in Bergen anderer Schriftstücke verschwindet, zeugt das davon, dass Sie aufräumen müssen. Was halten Ihre Patienten von solch einem Wirrwarr? Wie leicht können Unterlagen verloren gehen! Und wer kennt die Aufregung nicht, wenn schnell eine Karteikarte benötigt wird, diese aber spurlos verschwunden ist?
Der Schreibtisch ist keine Ablagefläche, sondern ein Arbeitstisch. Um arbeiten zu können, brauchen Sie Platz. Platz haben Sie, wenn Sie Ablagesysteme nutzen, die jedem Schriftstück einen bestimmten Platz zuweisen. Nehmen Sie sich daher einen Tag Zeit, um Ordnung zu schaffen. Genießen Sie dann einen aufgeräumten Schreibtisch, auf dem vielleicht sogar ein schönes Foto oder ein frischer Blumenstrauß Platz findet – statt verstaubter Papiere und einer vollgekritzelten Schreibtischunterlage.
Wichtig: Das Ablagesystem allen zugänglich machen!
Alle Praxismitglieder müssen wissen, nach welcher Ordnung die Ablage funktioniert. Bei Abwesenheit der Verwaltungskraft muss es möglich sein, dass jeder andere aus dem Team alle erforderlichen Unterlagen auf Anhieb findet. Dies ist das Ziel einer funktionierenden Ablagestruktur. Wenn sich an dieser Struktur etwas ändert, müssen alle Teammitglieder darüber unverzüglich informiert werden.
So organisiert, werden Sie künftig nichts mehr suchen müssen sowie effektiver in Ihrer Arbeit und zufriedener mit dem Ergebnis sein. Eine geordnete Ablage in der Praxis reduziert Konfliktpunkte und hilft, schnell und ergebnisorientiert alle Arbeiten zu erledigen.
