26.02.2010 | Praxisorganisation
Karteilose Praxisführung: Die Monatsmappe
von Anna Schmiedel, Dortmund, www.anna-schmiedel.de
In den meisten Praxen werden vorbereitete Unterlagen, die beim nächsten Termin benötigt werden, in die Karteikarte des Patienten gelegt. Das ist praktisch, denn die Karteikarte wird zum Termin ohnehin herausgesucht. Entfällt diese nun wegen karteiloser Praxisführung, muss eine andere Lösung gefunden werden.
Übersicht über benötigte Unterlagen behalten
Mit der Karteikarte war jeder Mitarbeiterin klar, welche Patienten in welcher Reihenfolge behandelt werden. Die Umstellung auf karteilose Praxisführung fordert Sie auch hier heraus, eine neue Struktur zu finden. Damit Sie auch ohne die Karteikarte aus Papier immer die richtigen Unterlagen parat haben, bieten sich zwei Vorgehensweisen an:
- Möglichkeit 1: Schaffen Sie eine stabile Mappe an, die von 1 bis 31 mit stabilen Kartonblättern unterteilt ist. Sobald Sie patientengebundene Unterlagen vorbereitet haben, legen Sie diese in der Mappe unter dem Datum ab, an dem der Patient einen Termin hat. Der Nachteil dieser Methode ist, dass Sie einige Unterlagen langfristig doch suchen müssen, weil Patienten ihre ursprünglichen Termine schon mal absagen oder versäumen.
- Möglichkeit 2: Legen Sie eine von A bis Z unterteilte Mappe an. Patientengebundene Unterlagen legen Sie nach Namen sortiert darin ab. Bei der Vorbereitung des nächsten Tages suchen Sie die Unterlagen heraus. Beim Aufrufen des Patienten aus dem Warte- ins Behandlungszimmer nehmen Sie die benötigten Unterlagen mit.
Praxistipp: Nutzen Sie die Wartezimmerfunktion Ihrer Software. Fangen Sie gar nicht erst an, Klebezettel mit Patientennamen zu schreiben.
Fazit
Bestimmte Abläufe hatten sich bei der Karteikarte in Papierform eingespielt, zum Beispiel: Bei jeder Karteikarte, die bei der MFA lag, musste etwas erledigt werden. Oder: Bei Karteikarten, die beim Chef lagen, musste die Planung gemacht werden. Hatte er diese erledigt, legte er sie der MFA „ins Körbchen“. Weitere Kommunikation war nicht nötig. Diese Vorgänge müssen durch neue, möglichst einfache und für alle transparente Strukturen ersetzt werden. Zwei Möglichkeiten haben wir Ihnen in diesem Beitrag aufgezeigt. Diese können Sie auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen.
