02.12.2008 | Praxisorganisation
Fünf konkrete Tipps für einen besseren Umgang mit der Zeit
Fehler bei sich selbst zu ändern, ist harte Arbeit. Dies gelingt nur, wenn Sie alte, hinderliche Gewohnheiten durchbrechen und neue, bessere Gewohnheiten in den Alltag integrieren. Am Anfang aller Veränderung steht jedoch die Analyse, welche Gewohnheiten einen behindern, um ein besseres Zeitmanagement dauerhaft umzusetzen. Der folgende Beitrag gibt Ihnen anhand von Beispielen einige für die Praxisorganisation konkretisierte Empfehlungen zum Zeitmanagement an die Hand.
Aussage 1: „Die Praxis ist erst eine halbe Stunde geöffnet und ich bin schon total im Stress.“
Der Grund dafür, dass man oft angespannt und gestresst in die Praxis kommt, ist Hektik schon vor Praxisbeginn: Das Auto muss noch betankt, das Kind in den Kindergarten gebracht werden. Konsequenz: Beim Erreichen der Praxis ist der „Stress-Pegel“ schon bedrohlich hoch. Die Lösung: Stehen Sie früher auf! Das kann bedeuten, dass man eine halbe Stunde früher ins Bett gehen muss. Aber dann ist auch am Morgen Zeit vorhanden, um in Ruhe einige Dinge zu erledigen.
Aussage 2: „Wieder so ein Tag! Ins Terminbuch haben sich zwei Fehler eingeschlichen und jetzt rotieren wir hier.“
Fehler passieren, aber wenn man sie zu spät erkennt, hat man keinen Handlungsspielraum mehr, um das Problem zu beseitigen. Die Lösung: Werfen Sie nicht erst am Morgen einen Blick in das Terminbuch, sondern planen Sie den Folgetag schon am Nachmittag des vorherigen Tages. Dann erkennt man: Drei Erstuntersuchungen hintereinander werfen jedes Zeitmanagement um. Patienten anrufen und umdisponieren ist nur mit Vorlauf möglich, das heißt: Greifen Sie schon am Vortag zum Telefon und gleichen Sie den Fehler aus!
Aussage 3: „Ich bin nicht in der Stimmung, um diese Sache, die ich seit Wochen vor mir herschiebe, zu erledigen.“
Es gibt immer Dinge, die man nicht gern macht, aber doch machen muss. Oft bleibt das dann erst einmal liegen. Schließlich wird aus einer kleinen Sache eine mittlere und dann eine große, unangenehme Aufgabe. Die Lösung: Erledigen Sie diese Dinge sofort. Dann bleibt die Aufgabe klein und das Unangenehme hält sich in Grenzen. Und das Gefühl „Das habe ich jetzt weg vom Tisch!“ motiviert ungemein.
Aussage 4: „Jetzt bearbeite ich schon wieder diesen Stapel und komme einfach nicht weiter.“
Wir können nicht alles sofort erledigen und müssen Dinge aufschieben. Das sind nicht notwendigerweise unattraktive Aufgaben, aber es sind meistens Aufgaben, die nicht nach Wichtigkeit geordnet wurden, sondern chronologisch nach Eingang. Auf diesem Stapel liegt oben das, was als letztes hinzugekommen ist, und unten liegen die ältesten Vorgänge, die „eigentlich“ als erstes bearbeitet werden sollten.
Viele Menschen arbeiten dann trotzdem von oben nach unten, weil das Aktuelle uns näher liegt als das weiter Zurückliegende. Man nimmt den ersten Vorgang in die Hand, blättert, überlegt, stellt fest: „Nicht so wichtig oder dringlich – also später.“ Bei der nächsten Aufgabe geht es genauso, bei der übernächsten auch.
Die Lösung: Entscheiden Sie beim Posteingang, wann und ob Sie diesen Vorgang erledigen möchten. Legen Sie sich zum Beispiel drei Kästchen an: „Dringend“ (muss abends erledigt sein), „Hat bis zum Ende der Woche Zeit“ und „Hat bis zum Ende des Monats Zeit“.
Aussage 5: „Dieser Zettelkram auf dem Schreibtisch und diese Post-It-Sticker am PC machen mich total fertig.“
Eine besonders zeitraubende Form der Praxisorganisation ist die Zettelkommunikation: Zettel mit Telefonnummern, Team-Informationen und Nebensächlichkeiten. Alles ungeordnet und klein, ohne Datum, ohne Arbeitsanweisung, ohne Bearbeitungsstand. Wer an seinem Arbeitsplatz von vielen Zetteln belagert wird, kann nicht effizient arbeiten, weil alle Informationen ständig präsent sind und Aufmerksamkeit abziehen.
Die Lösung: Lassen Sie keine Zettel mehr zu! Die Informationen werden in eine Tabelle geschrieben, mit Datum versehen, mit Arbeitsaufforderungen, wer was bis wann tun soll, und mit dem Bearbeitungsstand (erledigt, Rücksprache usw.). Zusätzlich können Sie speziell für telefonische Anfragen einen „Telefonnachrichtenzettel“ entwickeln, auf dem Folgendes abgefragt wird: Anruf von wem/für wen? Anliegen? Rückruf oder meldet sich noch einmal? Wenn Rückruf: Telefonnummer notieren und bis wann der Rückruf erfolgen soll (Datum/Uhrzeit).
Fazit
Die Liste ließe sich problemlos verlängern. Jeder kennt Situationen, die Zeit fressen und Stress verursachen. Wer sie vermeiden und die Zeit effizienter nutzen will, muss zurückgehen zu den meist auf Gewohnheiten beruhenden Ursachen. Diese zu verändern und neue Routinen einzurichten, ist Voraussetzung für ein funktionsfähiges Zeitmanagement.
