30.03.2009 | Praxisorganisation
Erfahrungsbericht: Lohnt sich die Einführung bargeldloser Zahlung auch in Ihrer Praxis?
Nachdem etliche Patienten in unserer Praxis den Wunsch nach Kartenzahlung äußerten, haben wir uns mit dem Thema vertraut gemacht. Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter konnte unsere Hausbank behilflich sein. Sie nannte uns einen Kooperationspartner, der über ein spezielles Leistungsangebot für Ärzte verfügt. Neben Sonderkonditionen für Inbetriebnahme und Einweisung war die Grundgebühr während der ersten sechs Monate um 50 Prozent reduziert. Ausschlaggebend für die positive Entscheidung wirkte sich allerdings die dreimonatige Probezeit mit der Möglichkeit der kostenlosen Rückgabe des Terminals aus.
Welche Vorteile bietet die Kartenzahlung der Praxis?
Hohe Außenstände wirken sich negativ auf die Liquidität aus. Neben anderen Gründen für verspätete Zahlungseingänge spielte in unserer Praxis die schlechte Zahlungsmoral vieler Patienten eine große Rolle: Häufig zahlen sie ihre Rechnung erst nach Erstattung des Rechnungsbetrages durch ihre Versicherung. Auch ein Kassenpatient mit Privatleistungen zahlt häufig erst nach der zweiten Mahnung.
Die bargeldlose Zahlung ist schnell, zeitsparend, präzise, bequem, einfach und sicher. Zudem entfällt das Falschgeldrisiko. Neben der Bequemlichkeit und Vereinfachung im Zahlungsverkehr verringert sich das Bargeldvolumen in der Praxis, die Sicherheit steigt durch ein geringeres Diebstahlrisiko. Darüber hinaus reduzieren sich die Portokosten bei sofortiger Zahlung.
Durch kurze Übertragungswege erhält die Praxis ihr Geld umgehend. Die Abwicklung der Zahlung spart Zeit, denn die Rechnung kann zeitgleich mit der Kartenzahlung ausgebucht und der gesamte Vorgang abgelegt werden. Würde die Zahlung per Überweisung erfolgen, müsste die Rechnung nach Zahlungseingang erneut aufgerufen und ausgebucht werden. Beide Zahlungsarten besitzen gegenüber der Barzahlung den Vorteil, dass die Eintragung im Kassenbuch sowie die Kassenprüfung entfallen. Die Kartenzahlungen müssen lediglich mit der Monatsabrechnung des Anbieters abgeglichen werden.
Vorteilhaft für die Praxis ist die einfache Handhabung der Kartenzahlungsgeräte: Betrag eingeben, Karte einstecken oder durchziehen (je nachdem ob die Karte einen Chip oder einen Magnetstreifen enthält), PIN eingeben bzw. Patientenunterschrift - fertig! Die Übertragung eines falschen Betrages ist praktisch ausgeschlossen, da sowohl der Patient als auch die Mitarbeiterin ihn prüfen. Die Mitarbeiterin muss allerdings unbedingt nachhalten, welche Patienten welche Beträge bezahlt haben, denn auf der Abrechnung des EC-Anbieters erscheinen weder Namen noch Rechnungsnummern.
Welche Vorteile bietet die Kartenzahlung dem Patienten?
Für den Patienten ist die Zahlung per Karte ebenfalls schnell und bequem möglich. Es besteht kein Verlustrisiko auf dem Zahlungsweg. Der Patient genießt die Sicherheit der geringen Bargeldhaltung. Bei Zahlung per Kreditkarte hat er Kostenvorteile gegenüber anderen Zahlungsarten durch Kreditgewährung des Kartenanbieters (etwa vier bis sechs Wochen verzögerte Abrechnung). Unter Umständen erhält er gleichzeitig Zinserträge aus Guthaben.
Die laufenden Kosten beschränken sich bei allen Kartenzahlungen auf die Buchungsgebühren der Bank und bei Kreditkarten möglicherweise auf eine Jahresgebühr (meist 20 bis 30 Euro). Außerdem spart er die Zeit für das Ausfüllen einer Überweisung - unabhängig davon, ob sie online oder manuell (dann müsste sie auch noch zur Bank befördert werden) erfolgt.
Welche Zahlungsarten sind möglich?
Es gibt mehrere Zahlungsarten, zwischen denen man wählen kann:
- Beim EC-Cash erfolgt die Zahlung per Maestro-Card oder Bankkundenkarte mit PIN. Hier wird eine Bonitätsprüfung durchgeführt, die Abrechnung erfolgt online.
- Das Lastschriftverfahren wird ebenfalls über die Maestro-Card abgewickelt, allerdings ohne PIN und mit Unterschrift des Patienten. Es findet keine Bonitätsprüfung statt. Die Abrechnung erfolgt offline. Das Risiko des Zahlungsausfalls liegt bei der Praxis, kann jedoch durch eine Versicherung abgedeckt werden. Das Lastschriftverfahren läuft also auf Vertrauensbasis und ist nur für Stammpatienten geeignet.
- Die Zahlung mit Kreditkarte plus Unterschrift erfreut sich wachsender Beliebtheit. Hier liegt eine Bonitätsprüfung zugrunde. Der Zahlungseingang ist für die Praxis damit gewährleistet.
- Die Zahlung per Geldkarte spielt heute kaum noch eine Rolle.
Für alle Kartenzahlungen fallen zunächst die Transaktionskosten an. Das Lastschriftverfahren verursacht darüber hinaus keine weiteren Kosten. Beim EC-Cash mit PIN werden 0,3 Prozent des Umsatzes als Gebühren berechnet, während bei Kreditkartenzahlungen (zum Beispiel Visa- oder Master-Card) 2,6 Prozent Disagio fällig werden.
Wie funktioniert die Transaktion?
Der Anschluss eines elektronischen Zahlungsgeräts erfolgt über die Telefonleitung, Analog- oder ISDN-Anschluss sind möglich. Wie eine Transaktion abläuft, zeigt das folgende Schaubild:
Wann bekommen Sie Ihr Geld?
Zunächst muss am Ende des Arbeitstages ein Kassenschnitt durchgeführt werden, damit der Netzbetreiber die aufgelaufenen Buchungen an die Bank oder an den Kreditkartenunternehmer weiterleiten kann. Beim Lastschriftverfahren wird das Geld eingezogen und dem Praxiskonto nach vereinbarter Wertstellung gutgeschrieben. Kreditkartenumsätze werden dem Praxiskonto in vereinbarten Intervallen - täglich oder monatlich - gutgeschrieben.
Was kostet die Einführung der Kartenzahlung?
Die Geräte selbst werden von verschiedenen Firmen angeboten. Kauf-, Leasing- oder Mietverträge sind möglich. Der Kauf eines elektronischen Zahlungsgeräts ist weniger interessant, denn die Geräte sind in der Anschaffung recht teuer und die Gebühren für den Service müssen zusätzlich entrichtet werden. Darüber hinaus verursachen neue Updates aufgrund geänderter Sicherheitsbestimmungen weitere Kosten. In unserer Praxis haben wir uns daher für einen Mietvertrag mit den folgenden Kostenbestandteilen entschieden:
Beispiel eines Mietvertrages über 48 Monate
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Auch Vor-Ort-Service statt Depotwartung ist möglich. Zahlreiche Zusatzleistungen können in Anspruch genommen werden. Die Anbindung an die EDV ist im Einzelfall möglich. Miet- und Leasingverträge mit unterschiedlichen Laufzeiten (24 bis 48 Monate) werden angeboten.
Praxistipp: Der Vergleich mehrerer Angebote empfiehlt sich unbedingt, um einen für die Praxis und die Gesamtanforderungen geeigneten günstigen Tarif zu erhalten. Die zusätzlichen Gebühren für Anschluss, Freischaltung, Hotline und Depotwartung sind bei allen Anbietern zu beachten.
Information der Patienten über den neuen Service
Mit einem Aushang im Wartezimmer haben wir unsere Patienten über den neuen Service informiert. Wir boten ihnen beispielsweise an, die Praxisgebühr bargeldlos per Karte sofort zu zahlen. Ein kurzes Schreiben über die neue Zahlungsmöglichkeit wurde allen Rechnungen beigefügt.
Obwohl nach dreimonatiger Probezeit der direkt messbare Nutzen die Kosten noch nicht überstieg, entschied sich unser Chef, den bargeldlosen Zahlungsservice weiterhin anzubieten. Nach weiteren drei Monaten gewann die Kartenzahlung in unserer Praxis erheblich an Bedeutung. Nicht nur Praxisgebühren und kleinere Privatrechnungen wurden per Karte bezahlt, sondern auch zunehmend größere Rechnungsbeträge.
Patienten, die unter Termindruck stehen, bevorzugen die schnelle und unkomplizierte Abwicklung. Die Mitarbeiterinnen begrüßen, dass der eingeschlagene Weg zur Minimierung der Außenstände auch mit einer Arbeitserleichterung für sie verbunden ist.
Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?
Teilen Sie uns mit, welche Erfahrungen Sie mit der bargeldlosen Zahlung gemacht haben, damit auch Ihre KollegInnen gegebenenfalls davon profitieren können. Schicken Sie Ihren Tipp per E-Mail an unsere Redaktion: voss@iww.de. Oder per Post an das: IWW-Institut, Herrn Dr. Stephan Voß, Aspastr. 24, 59394 Nordkirchen. Auch per Fax können Sie Ihren Tipp an unsere Redaktion schicken: 02596 922-99.
