21.12.2010 | Praxisorganisation

Eine klare Rollenverteilung im Team ist die Voraussetzung für effizientes Arbeiten!

von Sybille David, Praxisberaterin, Groß-Gerau

In Arztpraxen werden Teams eher zufällig zusammengestellt. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass mit einer gut durchdachten Rollenverteilung die anfallenden Aufgaben zuverlässiger und erfolgreicher erledigt werden können. „Praxisteam professionell“ gibt Ihnen Tipps für eine optimale Aufgabenverteilung im Team.

Wertvolle Erkenntnisse durch eine Personalbefragung

Am Anfang der Aufgabenverteilung steht eine Stärken- und Schwächenanalyse der einzelnen Mitarbeiterinnen durch den Praxisinhaber. Durch diese Personalbefragung erfährt er sehr zuverlässig, wie sich die einzelne Mitarbeiterin an ihrem Arbeitsplatz fühlt, ob sie zufrieden oder unzufrieden ist, ob sie sich weiterentwickeln oder lieber am derzeitigen Aufgabenfeld festhalten möchte. Eine solche Personalbefragung bringt nicht selten ungeahnte Potenziale ans Tageslicht. Und für die Mitarbeiterinnen bietet eine solche Befragung die große Chance, ihre beruflichen Wünsche und erhofften Zukunftsperspektiven frei zu äußern.

Jeder Stelle wird eine Vertretung zugewiesen

Mithilfe eines Organigramms - einer grafischen Darstellung der Hierarchie im Praxisteam - werden im zweiten Schritt die Rollen und Aufgabenbereiche bestimmt. Jede Stelle bekommt eine hauptverantwortliche Besetzung und eine direkte Stellvertreterin. Die Stellvertreterin ist dann einzusetzen, wenn die Hauptverantwortliche ausfällt. Es muss jedoch klar sein, dass die Stellvertreterin dann neben ihrer eigentlichen Hauptaufgabe auch ihren Stellvertreterposten sorgfältig ausüben muss. Bei der Besetzung sind auch die Charaktereigenschaften der einzelnen Mitarbeiterin zu beachten. Erkennen Sie die Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder und nutzen Sie diese entsprechend:

Für eine optimale Patientenbetreuung sollte eine Mitarbeiterin gewählt werden, die sich schnell auf die Bedürfnisse der Patienten einstellen kann, gerne kommuniziert und geschickt in der Patientenführung ist. Die introvertierte Kollegin, die schon beim Klingeln des Telefons hektische rote Flecken bekommt, ist für diese wichtige Rolle im Team sicher die falsche Besetzung.

Und es macht wenig Sinn, wenn eine ungeduldige Kollegin, die leicht reizbar und aufbrausend ist, das Beschwerdemanagement der Praxis leitet.

Aufgabenverteilung: Wer kann was am besten?

Wenn die personelle Besetzung geklärt ist, werden die Anforderungen an die Stelle genau definiert. Anhand Ihres praxiseigenen Patientenbetreuungskonzepts legen Sie fest, wie genau Ihre Anforderungen an eine optimale Betreuung aussehen: Angefangen beim ersten Telefonkontakt bis hin zum Recall sollte der Betreuungsgrad festgelegt werden. Diese Standards sind die Basis für jede Rollenverteilung in der Praxis. Legen Sie die Tätigkeitsprofile in Ihrem Praxishandbuch ab.

Merke!

Nur wenn jede Mitarbeiterin weiß, was von ihr für die jeweilige Stelle verlangt wird, kann sie die Erwartungen erfüllen.

Wer überprüft, ob die Aufgaben erledigt wurden?

Auch wenn Sie Ihre Rollenverteilung professionell managen, sollte es dennoch eine Instanz geben, die die Einhaltung der Durchführung überprüft. Die Kollegin, die dies übernimmt, benötigt die Rückendeckung des Praxisinhabers und sollte geschickt im Umgang mit Menschen sein. Von Vorteil ist auch, wenn der Kollegin Respekt entgegengebracht wird und man auf ihre Anweisungen hört.

Prüfen Sie: Warum ist der Fehler entstanden?

Nehmen Sie Fehler nicht einfach hin, sondern klären Sie, warum sie entstanden sind. Liegt es an der falschen Besetzung des Aufgabenbereichs, dann lässt sich dies durch eine Umorganisation verhältnismäßig einfach korrigieren. Auch der Hinweis auf den routinemäßigen Gebrauch von Checklisten kann hier hilfreich sein. Eventuell werden die Termine nur falsch festgelegt, weil die Kollegin an der Rezeption nicht weiß, wie viel Zeit das Labor zur Fertigstellung einer Analyse benötigt.

Ziehen Sie die Notbremse, wenn Sie sich überfordert fühlen

Um die zugedachte Rolle im Team erwartungsgemäß erfüllen zu können, ist es wichtig, dass Sie auch selbst aktiv werden, wenn Sie merken, einer Aufgabe nicht gewachsen zu sein, oder sich übergangen bzw. überfordert fühlen. Hier hilft ein offenes Wort zur rechten Zeit. Sagen Sie frei heraus, warum Sie eine Aufgabe nicht oder nicht vollständig erfüllen können. Das ist allemal besser, als es einfach laufen zu lassen und damit später größeren Ärger zu riskieren.