28.07.2008 | Praxismarketing
Der Tag der offenen Tür – mittendrin statt nur Patient
Viele Praxisteams sind sich nicht sicher, was ihnen in Sachen Werbung eigentlich erlaubt und was ihnen verboten ist. Dabei können Arztpraxen grundsätzlich viel mehr Praxismarketing leisten, als nur ein Schild an die Tür zu hängen oder einmalig wegen Praxisumzugs im lokalen Wochenblatt eine Anzeige zu schalten. Eine Veranstaltung wie ein Tag der offenen Tür ist also durchaus legitim. Nutzen Sie auch in Ihrer Praxis dieses Instrument zur Patientenbindung und zur Gewinnung von neuen Patienten.
Anlässe gibt es genug
Veranstalten Sie einen Tag der offenen Tür nicht häufiger als ein- bis zweimal im Jahr. Anlässe für einen Tag der offenen Tür können beispielsweise sein:
- Gründung einer Gemeinschaftspraxis oder Vorstellung eines neuen ärztlichen Kollegen
- Jubiläum
- Vorstellung der neuen Räumlichkeiten nach Praxisumzug oder nach einer Renovierung
- Präsentation neuer technischer Geräte für spezielle Behandlungen
- Informationsveranstaltungen (beispielsweise zum Thema Grippeschutz)
- Erfahrungsaustausch anbieten – gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit einer Selbsthilfegruppe
Nutzen für den Patienten und das gesamte Team
In einer Arztpraxis soll ein Tag der offenen Tür den Patienten vor allem dazu dienen, die Praxis und das Team näher kennenzulernen und so eine engere Bindung zur Praxis aufzubauen. Oft bringen bestehende Patienten Verwandte oder Freunde zu solchen Events mit – so lassen sich neue Patienten gewinnen. Eventuelle Barrieren können durch Gespräche außerhalb des Praxisbetriebes leichter abgebaut werden. Mit solchen Veranstaltungen machen Sie nicht nur Ihre Praxis in der Öffentlichkeit bekannt, sondern Sie verschaffen sich nebenbei ein positives Image.
Frühzeitig mit der Organisation beginnen
Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, den solch eine Veranstaltung mit sich bringt. Dabei kommt es natürlich darauf an, für welchen Rahmen Sie sich entscheiden. Dafür wiederum muss der Anlass feststehen. Und je nach Anlass sollten Sie ein genaues Budget festlegen. Zumindest ein Glas Wasser sollten Sie für jeden Gast bereithalten. Freundlich wären Kaffee, Tee und Kuchen. Der Kuchen muss eventuell selbst gebacken oder zumindest ausgesucht und organisiert werden. Außerdem brauchen Sie ausreichend Geschirr, Besteck und vieles mehr.
Dann suchen Sie einen Termin aus. Damit möglichst viele Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, eignet sich ein Samstag von circa 10 bis 18 Uhr. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass dieser Termin nicht in der Ferienzeit liegt oder mit anderen lokalen Ereignissen wie beispielsweise einem großen Flohmarkt kollidiert.
Einladungen versenden
Nachdem Sie den Termin festgelegt haben, sollten Sie auch zeitnah auf den Tag der offenen Tür hinweisen. Das können Sie auf verschiedenen Wegen tun:
- Legen Sie Handzettel an der Anmeldung aus oder hängen Sie ein Informationsplakat im Wartezimmer auf.
- Patienten, die eingewilligt haben, dass Sie regelmäßig Informationen per Post von Ihnen erhalten möchten (zum Beispiel Patienten, die am Recall-System teilnehmen), können Sie per Brief einladen.
- Laden Sie zudem auch Partner Ihrer Praxis (Apotheken, Lieferanten, Zuweiser) ein, damit Sie mit ihnen die Zusammenarbeit intensivieren können.
Bedenken Sie für Ihre Budgetplanung hierbei die Druck- und Portokosten.
Praxistipp: Schreiben Sie nicht nur Ihre Adresse auf die Einladung, sondern fügen Sie eine kleine Wegbeschreibung hinzu beispielsweise als Grafikelement.
(Muster-)Berufsordnung und HWG beachten
Bei allen Marketingmaßnahmen in der Praxis müssen Sie die Vorschriften der (Muster-)Berufsordnung und des Heilmittelwerbegesetzes (HWG) beachten – beide sollen fragwürdige Werbung unterbinden. Wer gegen die Vorschriften verstößt, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Das HWG unterscheidet hinsichtlich der Zulässigkeit zwischen der Werbung für Fachkreise (Therapeuten, Ärzte etc.) und der Werbung für die Öffentlichkeit (Patienten und Verbraucher). Letztere Werbeformen sind für Ihre Patientengewinnung und Praxisführung relevant. Die Bundesärztekammer informiert unter www.bundesaerztekammer.de ausführlich zum Thema. Geben Sie in der Suchmaske einfach „Arzt Werbung Öffentlichkeit“ ein und Sie erhalten einen Überblick über alle relevanten Vorschriften.
Programmablauf planen, aber auch spontan sein
Sicher, ein Tag der offenen Tür ist kein Kongress mit einem straffen Terminplan, aber eine grobe Struktur sollten Sie schon festlegen. Der Praxisinhaber sollte eine kurze Ansprache halten und erklären, warum der Tag der offenen Tür stattfindet. Aber auch die Gäste sollten die Möglichkeit haben, zu Wort zu kommen und beispielsweise Fragen stellen zu können.
Markieren Sie deutlich, welche Räume zu besichtigen sind und welche nicht. Schließen Sie die entsprechenden Türen ab, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Vielleicht können auch Geräte ausprobiert oder ausführlich vorgestellt werden? Haben Sie sogar ein kleines Labor zu präsentieren? Stellen Sie Informationsmaterial zur Verfügung – vielleicht hat Ihre Praxis eine eigene Zeitschrift? Hierfür ist eine höhere Druckauflage empfehlenswert.
Praxistipp: Denken Sie familienfreundlich und richten Sie eine Ecke mit Spielzeug oder Möglichkeiten zum Malen für Kinder ein.
Genauen Ablaufplan festlegen: Wer macht was?
Zwei Tage vor der Veranstaltung sollten Sie gemeinsam Ihre Praxis gründlich aufräumen. Dazu zählt auch, die Fenster zu putzen, Staub zu wischen (auch auf den Pflanzenblättern) und frische Blumen hinzustellen. Fertigen Sie zudem Namensschilder aller Mitarbeiter mit der entsprechenden Funktion zum besseren Kennenlernen (lesen Sie dazu auch „Praxisteam professionell“, Ausgabe 4/2008). Dann legen Sie genau fest, wer für welche Arbeiten am Veranstaltungstag zuständig ist:
- Gäste begrüßen und Garderobe abnehmen
- Gäste betreuen und herumführen
- Büfett ordentlich und appetitlich halten, das heißt, leere Platten und Geschirr wegräumen und für Nachschub sorgen
- Getränke-Service: leere Flaschen wegräumen, neue hinstellen, nachschenken, Kaffee kochen
- Am Ende der Veranstaltung räumen alle gemeinsam auf
Fazit
Ein Tag der offenen Tür kann einen großen Nutzen für die Patientenbindung und -gewinnung sowie für das Image der Praxis und die Stärkung des „Wir-Gefühls“ haben.
Im ersten Moment hört sich eine Tagesveranstaltung nach nicht so viel Aufwand an, aber es gibt eine Menge zu organisieren. Ziehen Sie im Team an einem Strang, seien Sie flexibel und unterstützen Sie sich gegenseitig – auch wenn Sie vielleicht nur für den Abwasch eingeteilt sind.
