06.01.2009 | Praxisführung
Fehlermanagement in der Arztpraxis
von Alexandra Schramm, Medienbüro Medizin, Hamburg
Fehler sind menschlich und können jedem passieren - den Ärzten wie auch den Medizinischen Fachangestellten (MFA). Vor allem dort, wo viele Handlungsstränge, Abläufe sowie beteiligte Personen zusammenkommen, sind Fehler vorprogrammiert - durch Missverständnisse, Fehlabsprachen, Unwissenheit oder gar Unachtsamkeit. In einer Arztpraxis ist die Bandbreite an möglichen Fehlern groß: Sie können in der Administration auftreten, beim Bearbeiten der Patientenakten, im Umgang mit medizinischen Geräten, bei Laboruntersuchungen sowie bei der Durchführung von Untersuchungs- oder Behandlungsmaßnahmen. Jedoch: Aus Fehlern kann man lernen - und nicht nur aus seinen eigenen.
Fehlerberichtssysteme dienen der Fehlervermeidung
Fehlerberichtssysteme dienen der Identifikation von Fehlern. Ihren Ursprung fanden sie im Bereich der Luftfahrt und in anderen Industriezweigen, in denen vermeintlich kleine Fehler große Auswirkungen haben können. Aus diesen Berichten sollen andere lernen, und zwar bevor ihnen die Fehler selbst passieren. Daher werden kritische Ereignisse und Fehler systematisch analysiert und ausgewertet, um auf diese Weise Erkenntnisse über Fehlerarten, -häufigkeiten und ihre Ursachen zu gewinnen.
Auch das Fehlerberichts- und Lernsystem für Hausarztpraxen (www.jeder-fehler-zaehlt.de) der Universität Frankfurt hat das Ziel, Strategien zu entwickeln, um Fehler zu vermeiden und die Patientensicherheit zu verbessern. Das Projekt läuft in Zusammenarbeit mit dem Aktionsbündnis Patientensicherheit e.V. (www.aktionsbuendnis-patientensicherheit.de) und wird durch das Bundesministerium für Gesundheit gefördert. Hier eine Auswahl an typischen Fehlern und Tipps aus der Praxis für die Praxis, die auf dem Portal gemeldet wurden.
Fehler bei Telefonanfragen
Fehler 1: Bei Telefonanfragen von Patienten, Angehörigen oder einer Apotheke findet keine Weiterleitung des Gesprächs zum Arzt statt oder die Information erfolgt auf unzuverlässigem Weg, beispielsweise durch einen Post-it-Zettel, der abfallen oder an einem anderen Blatt Papier festkleben könnte.
Lösung: Bei bestimmten Warn-Begriffen während eines Telefonats (Luftnot, Brustschmerzen, Blutung etc.) sollte das Gespräch grundsätzlich umgehend an den Arzt weitergeleitet werden. Als Hilfestellung kann eine Liste von Warn-Begriffen neben dem Telefon bereit liegen. Ein solcher Wegweiser für Praxistelefonate ist beispielsweise von der niederländischen Hausarztgesellschaft herausgegeben worden, der 59 Stichworte auflistet. Für jedes Stichwort ist aufgeführt, welche Symptome zum Beispiel bei einer lebensbedrohlichen Situation vorliegen, welche Fragen an die Anrufenden gestellt werden und was diese sofort unternehmen sollen.
Fehler 2: Der Arzt wird nicht aufgeklärt, wie dringlich der Anruf ist.
Lösung: Die Dringlichkeit wird in vier Kategorien aufgeteilt, um dem Praxisteam zu helfen, Notsituationen sofort zu erkennen und erste Maßnahmen schnellstmöglich einleiten zu können:
- „Lebensbedrohlich“
- „Drohende Verschlechterung des Zustandes“
- „Dringend“
- „Routine“
Zudem kann eine Frage-Checkliste erstellt werden, die in greifbarer Nähe zum Telefon liegen sollte:
- Wer ruft an?
- Wer ist krank?
- Was ist das akute Problem?
- Wurde Fieber gemessen? Wenn ja, wie hoch ist die Temperatur?
- Welche Medikamente wurden bereits eingenommen?
- Wer kann die Tür aufmachen, wenn der Arzt kommt?
- Wie lautet die Telefonnummer des Patienten?
Abschließend sollte (je nach Schwere des Notfalls) darauf hingewiesen werden, dass möglichst die Versichertenkarte sowie zehn Euro für die
Praxisgebühr bereitgehalten werden sollten.
Fehler bei der Patientenidentifikation
Fehler 1: Häufig passiert es, dass Patienten gleichen Nachnamens verwechselt werden. Patient Müller 1 erhält die Behandlung (Impfung oder Blutentnahme), die für Patient Müller 2 vorgesehen war.
Lösung: Damit der richtige Patient die richtige Behandlung bekommt, muss der Patient zu jedem Zeitpunkt sicher identifizierbar sein. Im stationären Bereich gilt neben Identifikationsarmbändern die aktive Identifikation von Patienten als wichtigste Schutzmaßnahme vor Verwechslungen. Auch im ambulanten Bereich lässt sich das anwenden: Fragen Sie am besten direkt: „Wie heißen Sie?“
Patienten nur mit ihrem Namen anzusprechen, ist nicht immer zuverlässig. Möglicherweise nicken Patienten einfach mit dem Kopf, wenn sie ohnehin eine Ansprache erwarten oder sich angesprochen fühlen, auch wenn sie Sie aus verschiedenen Gründen etwa akustisch oder sprachlich nicht richtig verstanden haben. Daher auch besondere Obacht bei ausländischen Patienten. Bei häufigen Nachnamen empfiehlt es sich, zusätzlich den Vornamen oder sogar das Geburtsdatum zu erfragen.
Fehler 2: Befunde von Patienten gleichen Nachnamens werden in die falsche Akte einsortiert bzw. verwechselt.
Lösung: Patientenakten mit Namen, die mehrfach vorkommen wie Müller, Meier, Schmidt, sollten einen besonderen Vermerk - ein Zeichen oder einen Aufkleber - erhalten. Damit wird jede MFA darauf aufmerksam gemacht, dass es sich auch um eine andere Frau Schmidt handeln könnte.
Fehler bei Impfungen
Fehler 1: Doppel-Impfungen. Die Ursache: In der Dokumentation war die bereits durchgeführte Impfung übersehen worden.
Lösung: Kleben Sie die Etiketten der Ampullen beziehungsweise der Fertigspritzen auf die Patientenkarte. Dokumentieren Sie zuerst - auch im Impfausweis - und führen dann die Impfung durch.
Fehler 2: Impfstoff (häufig Grippeimpfstoff) ist abgelaufen. Die Ursache: Verfalldaten werden nicht systematisch überprüft.
Lösung: Regelmäßig sollten Ampullen und Medikamente auf ihr Verfallsdatum kontrolliert werden. Zudem ist es ratsam, auf Packungen deutlich sichtbar Monat und Jahr des Verfalls zu schreiben, und zwar bereits beim Einsortieren (zum Beispiel von Mustern).
Fehler 3: Falscher Applikationsweg - eine s.c.-Injektion wurde i.m. gegeben.
Lösung: Überprüfen Sie vor der Impfung immer die Patientenakte oder den Beipackzettel des Impfstoffs. So wissen Sie, ob die Impfung i.m. (intramuskulär) oder s.c. (subcutan) erfolgen soll.
Fehler 4: Der Impfstoff wurde wegen des Namens oder einer ähnlich aussehenden Ampulle bei der Schrankentnahme verwechselt.
Lösung: Häufig klingen Präparatenamen ähnlich. Prüfen Sie daher grundsätzlich den Namen des Präparats und die Dosierung immer, bevor Sie eine Impfdosis verabreichen. Oder wenden Sie das Vier-Augen-Prinzip an und lassen Sie eine zweite Person das Präparat überprüfen. Verwenden Sie niemals unbeschriftete Injektionslösungen. Außerdem können Sie den Namen des Impfstoffes/Medikaments ins Gespräch mit dem Patienten einfließen lassen: „Jetzt bekommen Sie die Impfung gegen Grippe“ - die meisten Patienten werden sich melden, wenn dies nicht stimmt.
Fehler bei der Medikation
Fehler 1: Ein Patient wünscht ein erneutes Rezept, kennt aber den genauen Namen, die Dosierung oder den Grund der Einnahme nicht.
Lösung: Sagen Sie Ihren Patienten, dass sie alle Medikamente in die Praxis mitbringen sollen. Sie können Ihren Patienten auch einen Medikationsplan geben, idealerweise als Ausdruck. Achtung! Vor Ausstellung eines Wiederholungsrezeptes müssen Sie kontrollieren, wie lang die zuletzt verschriebene Medikamentenpackung hätte reichen müssen. In einigen Praxissoftware-Paketen ist dies als Funktion vorhanden. Eine Dauermedikation sollte als solche explizit gekennzeichnet sein.
Fehler 2: Der Arzt übersieht eine Allergie gegen einen Medikamentenwirkstoff, ein bereits verordnetes wirkstoffgleiches Medikament oder eines, das zu Wechselwirkungen führen könnte.
Lösung: Für eine bessere Übersicht muss der jeweilige Medikamentenplan des Patienten stets aktuell sein. Zu jedem Medikament mit Datum notieren, aus welchem Grund es gegeben wird.
Fehler 3: Die Dosisangabe ml wird mit mg verwechselt. Das hat meist eine Unterdosierung zur Folge. Oder ml wird mit der Einheit Messlöffel (ML) verwechselt, was eine Überdosierung zur Folge haben kann.
Lösung: Schreiben Sie Abkürzungen am besten immer aus. Geben Sie bei der Verordnung von Medikamenten in Tropfenform oder als Saft die Dosis in ml und mg an. In der Praxis kann auch das „read-back-Verfahren“ eingeführt werden: Das heißt, der Arzt ordnet an, die MFA wiederholt die Anordnung und der Arzt bestätigt diese.
Beachten Sie: Ihr besonderes Augenmerk müssen Sie bei der Vergabe von Medikamenten aus der „Praxisapotheke“ richten, da hierbei eine Sicherheitsbarriere wegfällt: die Beratung durch den Apotheker. Zudem sollten Sie Patienten keine Muster aus dem Praxisbestand ohne Beipackzettel geben. Dadurch kommt es leicht zu Anwendungs- oder Dosierungsfehlern.
Fazit
Es gibt viele Situationen, in denen Fehler passieren können. Vor allem im Bereich der Kommunikation: Was gesagt ist, ist noch lange nicht gehört und was gehört ist, ist noch lange nicht verstanden! Fragen Sie also lieber noch einmal nach, wiederholen Sie mündlich die Anordnung des Arztes oder lassen Sie sich diese bestätigen. Und auch wenn es etwas mehr Zeit kostet: Wenden Sie das Vier-Augen-Prinzip an. Und falls doch Fehler passieren sollten, lassen Sie auch andere davon lernen, um diese künftig zu vermeiden.
