28.03.2011 | Mitarbeiterführung
Einarbeitung neuer Kollegen als Supportprozess
von Petra Meisel, Medienbüro Medizin, Hamburg
Die Einarbeitung neuer Kollegen kostet Zeit. Zeit, die nur sinnvoll eingesetzt ist, wenn die neue Kollegin das Team nach kurzer Zeit tatkräftig unterstützen kann. Wie Sie im Zuge der Einarbeitung auch Ihr Qualitätsmanagement (QM) optimieren können, zeigt der folgende Beitrag.
Effiziente Einarbeitung von neuen Kolleginnen
Wenn Kolleginnen das Team verlassen, sind die gewohnten Abläufe im Praxisalltag unterbrochen. Damit die Arbeit so schnell wie möglich wieder problemlos erledigt wird, darf das Kapitel „Einführung neuer Mitarbeiter“ im QM-Handbuch nicht fehlen. Ein Kapitel, das nicht nur die Vorgaben für Einarbeitungsprozesse enthält, sondern auch Spielraum für Verbesserungen der Praxisqualität und der Patientenversorgung ermöglicht. Mit dem Verfahren des Supportprozesses wird die Einführung der neuen Kollegin beschleunigt und der Blick auf die Praxis geschärft.
Strukturierte Einarbeitung statt gestückelter Infos
Supportprozess - der Begriff liest sich kompliziert, die Methode dahinter ist einfach:
- Zunächst sammeln alle im Team wahllos, was die neue MFA wissen muss. Ergebnis des Brainstormings ist eine komplette Liste aller Tätigkeiten, die für die Einarbeitung erforderlich sind.
- Im nächsten Schritt wird ermittelt, welche Mitarbeiter an den einzelnen Schritten beteiligt sind. In einer Tabelle werden dazu von oben nach unten die gesammelten Tätigkeiten des Einarbeitungsprogramms gelistet. Auf der horizontalen Linie erscheinen alle Praxisbereiche wie zum Beispiel Arzt, Anmeldung, Diagnostik, Labor, Assistenz.
- Auf der To-Do-Liste werden nun überall dort Kreuzchen gesetzt, wo Kollegen ihren Praxisbereich beteiligt sehen - zum Beispiel Blut abnehmen (Tätigkeit) bei Diagnostik (Praxisbereich).
- Im letzten Schritt verbinden Sie die Kreuze jedes einzelnen Teammitglieds. Sie erhalten wahrscheinlich eine wilde Zickzackline, die zeigt, dass verschiedene Mitarbeiter an unterschiedlichen Aufgaben mitwirken. Auf diesem Weg werden Überlappungen bei der Erledigung von Aufgaben aufgedeckt, die nicht nur unwirtschaftlich, sondern mitunter auch mit Reibungsverlusten im Team verbunden sind. Es wird sichtbar, wo sich unerwünschte Strukturen eingeschliffen haben. Warum fühlt sich zum Beispiel die Assistenz für die Terminvereinbarung zuständig, obwohl das ausschließlich Sache der Anmeldung ist?
Nicht im Zickzack, sondern nach Zeitplan
Wenn Sie die Aufgaben neu verteilt und Überschneidungen abgebaut haben, werden aus dem Zickzackkurs klare Linien. Verantwortlichkeiten sind neu festgelegt und jeder im Team weiß, was er zu tun hat. Dass in besonderen Situationen (Notfälle, Krankheit einer Kollegin) auch von diesem Kurs abgewichen werden kann, versteht sich von selbst!
Nun legen Sie noch fest, in welcher Reihenfolge welche Tätigkeit erklärt werden soll und von wem. Dazu wird die Tabelle abschließend um eine weitere Spalte ergänzt, in der die Ansprechpartner für die neue Kollegin festgelegt werden. Dabei wird offenbar, wann Kolleginnen nicht zur Verfügung stehen, weil sie zum Beispiel in Teilzeit arbeiten, im Urlaub oder auf einer Fortbildung sind. Jetzt wird auf einen Blick klar, wann die neue MFA was lernt und - wer für sie zuständig ist.
Aus einer unübersichtlichen Tabelle ist ein strukturierter Plan entstanden. Damit er eingehalten werden kann, ist es wichtig, dass jeder Punkt der Einarbeitung genau definiert und nachvollziehbar ist. Dabei helfen Checklisten. Sie stellen sicher, dass Informationen nicht doppelt oder gar nicht vermittelt werden. Darüber hinaus kann jederzeit problemlos eine Vertretung einspringen, wenn die verantwortliche Ansprechpartnerin zum Beispiel krankheitsbedingt ausfällt.
Willkommen durch Wertigkeit
Neue Mitarbeiter haben oft das Gefühl, dass sie im eingespielten Team ein Fremdkörper sind. Ein guter Einarbeitungsplan ist daher ein unverkennbares Zeichen für die MFA, dass sie gebraucht wird und im Team willkommen ist. Er signalisiert, dass für sie ein Arbeitsbereich geschaffen wurde, den sie schnellstmöglich selbstständig ausfüllen soll. Damit kann sie sich ab dem ersten Arbeitstag als vollwertiges Praxismitglied fühlen.
