· Fachbeitrag · Prozessoptimierung
Typische Fehler in der Organisation der Privatabrechnung: So können sie vermieden werden
von Mandy Küchler, Stuttgart
| „Organisation besteht darin, weder den Dingen ihren Lauf noch den Menschen ihren Willen zu lassen“ schrieb im vergangenen Jahrhundert der deutsche Mathematiker und Wirtschaftswissenschaftler Helmar Nahr. Er umschrieb schon damals einen Umstand, der von einer Vielzahl an Praxen gar nicht oder nur unzureichend verfolgt wird. Dabei können in der Abrechnung mit einer lückenlosen Organisation der Abläufe insbesondere Serienfehler - also gleichartige Fehler, die bei immer wiederkehrenden Abrechnungsprozessen auftreten - verhindert werden. |
Fehler haben viele Gesichter
Fehler in der Abrechnung, die aufgrund mangelnder Organisation verursacht werden, sind vielfältig:
- Oft werden Leistungen nicht anerkannt, weil die zugehörigen Begründungen ungenau formuliert oder Leistungen falsch zugeordnet werden.
- Differenzen zwischen den in der Abrechnung aufgelisteten Positionen und den dokumentierten Leistungen führen oftmals zu langwierigen Diskussionen mit den Kostenträgern. Außerdem ist nicht nur die Durchsetzung der Honoraransprüche gegenüber dem Patienten und seiner Versicherung in Gefahr. Bei regelmäßig auftretenden Abweichungen kann vielmehr auch der Verdacht des Abrechnungsbetrugs aufkommen.
- Infolge nicht übernommener oder vergessener Eintragungen kommt es zu unnötigen Honorarverlusten.
- Ein nicht funktionierendes Mahnwesen für säumige Patienten und die konsequente Weiterverfolgung nach Ablauf der Mahnfristen bietet ebenfalls enormes Potenzial für Einnahmeverluste.
- Die verspätete Erstellung von Abrechnungen, Nachlässigkeiten bei der Erstellung und beim Versand von Patientenrechnungen usw. gehören zu den Automatismen in einer Arztpraxis. Sie führten in der Vergangenheit gerade bei jungen, nicht ausreichend geschulten Neugründerpraxen zu kurzfristigen Liquiditätsproblemen.
Warum entstehen Fehler?
Warum passieren Fehler, die eigentlich bekannt sind und unter marktwirtschaftlichen Gesichtspunkten keinen Ansatz zur Diskussion bieten dürften? Antwort: Es kommt darauf an, welche Personen die Abrechnung durchführen! Jede Konstellation bietet verschiedene Vor- und Nachteile.
Der Praxisinhaber macht die Abrechnung selbst
Manche Ärzte wollen sich bei den Einnahmen von ihren Angestellten nicht in die Karten schauen lassen und erledigen die Abrechnung von der Leistungseingabe bis hin zur Rechnungserstellung selbst. Das sind Arbeiten, die - abhängig vom Umfang der Abrechnung - viel Zeit in Anspruch nehmen, die eigentlich für die Versorgung von Patienten oder auch privat für die Familie genutzt werden könnte. Hinzu kommen Zeit und Kosten für Abrechnungs- oder Softwareschulungen, die oft genau aus diesen beiden Gründen gar nicht oder nur in viel zu großen Abständen besucht werden.
Die Abrechnung läuft „nebenbei“ über die Mitarbeiterin
Am häufigsten werden die Leistungseingaben und die Abrechnung quasi nebenbei von einer MFA durchgeführt, deren Abrechnungskenntnisse sich oftmals auf die der Ausbildungszeit beschränken. Hinzu kommen die Unkenntnis von Rahmenbedingungen, menschliche Wechselbeziehungen, aber auch Unachtsamkeit, Interessenlosigkeit oder eine mangelhafte bzw. fehlende Änderungsbereitschaft oder -möglichkeit. Durch die eigentlichen Aufgaben in den Arbeitsprozess eingespannt, ergänzt durch die unvermeidbare Angst vor der Abrechnung, sind die Ergebnisse zum großen Teil alles andere als optimal.
Eine auf die Abrechnung spezialisierte Mitarbeiterin wird bestimmt
Die Abrechnung ist neben der Behandlung das Herzstück einer Praxis. Viele Ärzte haben diese Bedeutung erkannt und beschäftigen mittlerweile speziell ausgebildete medizinische Verwaltungsangestellte (zum Beispiel „Betriebswirtin im Gesundheitswesen“ oder „Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung“), die alle Aufgaben rund um die Abrechnung eigenständig übernehmen. Für einen fortwährend aktuellen Wissensstand w- insbesondere im Bereich der sich ändernden gesetzlichen Bestimmungen und Rechtsprechung - werden diese Mitarbeiterinnen in der Regel zu Weiterbildungsseminaren im Bereich der Abrechnung entsandt. Nach Jahren der Zugehörigkeit haben sie dann in vielen Praxen ein Alleinstellungsmerkmal, was im Falle eines plötzlichen Wechsels, von Krankheit oder einer Schwangerschaft mitunter zu großen Problemen führen kann.
PRAXISHINWEIS | Die Strategie, die gesamte Abrechnung allein mit einer hochspezialisierten Mitarbeiterin abzudecken, ist riskant. Sorgen Sie bei dieser Konstellation für eine Stellvertreterin, die die Abrechnung regelmäßig mit übernimmt. |
Komplette Auslagerung der Abrechnung an eine externe Stelle
Die Möglichkeit, die Abrechnung komplett auszulagern, ist nicht neu. Die Vorzüge ergeben sich daraus, von einem Wissensstand zu profitieren, der zu jedem Zeitpunkt der aktuellen Gesetzeslage entspricht und deshalb eine rechtssichere Abrechnung garantiert. Die Abrechnung vor Ort oder die Einrichtung einer VPN-Verbindung zur Online-Abrechnung setzen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und ausgeprägte Kommunikation zwischen Praxis und Abrechnungsbüro voraus. In Bezug auf die monatlichen Kosten für die Abrechnung ergeben sich durch die externe Vergabe weitere positive Nebeneffekte - wie der Wegfall von Lohnnebenkosten, Kosten durch Krankheit oder Urlaub, Kosten für Weihnachts- und Urlaubsgeld etc.
Durch unklare Aufgabenverteilung fühlt sich jeder verantwortlich
In vielen Praxen sind deutlich mehr Mitarbeiter an der Erstellung der Abrechnungen beteiligt, als dafür notwendig wäre. Die Konsequenzen können falsche oder uneinheitliche Abrechnungen, doppelte Arbeitsabläufe, Chaos innerhalb der Abrechnungssoftware etc. sein. Eine klare Aufgabenverteilung schafft hier Abhilfe.
Die richtige Dokumentation ist entscheidend
Egal, ob die Leistungseingabe per Karteikarte oder karteikartenlos innerhalb der genutzten Praxismanagement-Software erfolgt: Es werden häufig zu wenige oder falsche Leistungen dokumentiert. Es kann auch vorkommen, dass die Eingaben für den Abrechnenden nicht lesbar oder nicht nachvollziehbar sind. Werden die Leistungseingaben am Ende eines Tages oder einer Arbeitswoche vorgenommen, besteht die Gefahr des Informationsverlustes zwischen Behandlung und Eingabe der Leistungen. Als Alternative hat sich die sofortige Eingabe während der Behandlung bewährt. Das erfordert aber unabdingbar regelmäßige Schulungsmaßnahmen für die jeweiligen Mitarbeiter.
Möglichkeiten der Praxissoftware nutzen
Bei der karteikartenlosen Leistungseingabe erfolgt die Eingabe direkt auf einer Arbeitsstation mit aufgespielter Abrechnungssoftware im Behandlungsraum. Die heute auf dem Markt verfügbare Auswahl an Praxismanagement-Software hat einen Leistungsumfang, der in der praktischen Nutzung wahrscheinlich zu nicht einmal 50 Prozent ausgeschöpft wird. Durch eine individuell und bedarfsgerecht auf den Praxisbetrieb eingerichtete Software erschließt sich ungeahntes Potenzial - insbesondere für die Abrechnung. Diese Dienstleistungen werden in der Regel nicht in Gänze von den Softwarehäusern, sondern durch spezialisierte Abrechnungsbüros angeboten.
In den meisten Praxen gehört es jedoch zum Alltag, nach dem Kauf der Software wenig bis überhaupt kein Augenmerk darauf zu legen, wer die Software wie bedient. Ist das nicht klar geregelt und wird aus Kostengründen auf einen Betreuungsvertrag mit einem externen technischen Büro oder dem technischen Support der Softwarehäuser verzichtet, verkommen die Programme zu „Müllhalden“ mit unnötigen Daten. Zum Leistungsportfolio externer Technikbüros gehört unter anderem auch das Einlesen der regelmäßig angebotenen Updates. Werden diese gar nicht oder nur unregelmäßig installiert, kann es zu falschen Ergebnissen bei den Abrechnungen kommen. Selbstverständlich kann die Praxis die Updates aber auch selbst einlesen.
MERKE | Durch eine gut organisierte Abrechnung können Fehler reduziert werden, auch wenn die Standardisierung von Abläufen immer noch die Gefahr von Routinefehlern beinhaltet. Vorangegangene Fehler sollten dabei als notwendige, lohnenswerte Investition in das Ziel einer zukünftig fehlerlosen Abrechnung gesehen werden. Durch das rationale Betrachten und Verschieben der eigenen Aufgaben, aber auch das Beschreiten von unkonventionellen Wegen werden Ressourcen frei, die gewinnbringend für andere Aufträge eingesetzt werden können. |
