22.08.2018 · Gewerbe mit Kassensystemen

Prüfer starten mit Kassen-Nachschau jetzt durch: Das BMF-Schreiben müssen Sie kennen!

| Seit Anfang 2018 haben Finanzprüfer die Möglichkeit, unangekündigte Kassen-Nachschauen vorzunehmen. Doch erst jetzt laufen die Prüfungen richtig an, weil viele strittige Punkte geklärt werden mussten (BMF-Schreiben vom 29.5.2018, Az. IV A 4 - S 0316/13/10005 :054) |

Kassen-Nachschauen sind nicht nur beim Betrieb von Kassensystemen oder Registrierkassen relevant. Auch Taxameter, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen können geprüft werden.

Der Beamte kann dabei einen sogenannten Kassensturz verlangen. Denn die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ist ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen.

Der Prüfer ist zu Dokumentationszwecken berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.

Kein Durchsuchungsrecht

Ein Durchsuchungsrecht besteht nicht, wobei das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen noch keine Durchsuchung ist. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.

MERKE | Gerade bargeldintensive Unternehmen (z. B. Gastronomiebetriebe) müssen damit rechnen, dass der Prüfer vor der Nachschau verdeckte Testkäufe durchführt und sich einen Überblick verschafft, wie die Kassenführung erfolgt. Denn: Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen ist zulässig, ohne dass sich der Amtsträger ausweist. Auch muss die Nachschau nicht am selben Tag wie die Kassenbeobachtung erfolgen.

Der Prüfer muss sich erst ausweisen, wenn er die nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräume betreten möchte, den Steuerpflichtigen auffordert, das elektronische Aufzeichnungssystem zugänglich zu machen oder weitere Unterlagen (z. B. die Verfahrensdokumentation) fordert.

Der Chef ist nicht da | Abbruch der Nachschau?

Ist der Chef (Steuerpflichtiger) oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, hat sich der Prüfer gegenüber Dritten (z. B. Arbeitnehmern), die mit dem Kassensystem vertraut sind, auszuweisen und sie zur Mitwirkung aufzufordern (BMF, Schreiben vom 29.05.2018, Tz. 4).

TIPPS | Der Blick in eine interne Verwaltungsanweisung lehrt Folgendes:

Dass ein Mitarbeiter ermächtigt ist, Kassiervorgänge abzuwickeln, reicht nicht, um eine Verfügungsberechtigung zu unterstellen. Diese setzt voraus, dass die Person neben Zugriffs- und Benutzungsrechten auch über eine umfassende Stornoberechtigung verfügt oder den Tagesabschluss erstellen darf.

Im Umkehrschluss muss das bedeuten, dass der Prüfer die Kassen-Nachschau abbrechen muss, wenn tatsächlich niemand im Betrieb über die Zugriffs- und Benutzungsrechte für das Kassensystem verfügt.

Vorsicht: Abbruch hat schwere Folgen

Muss der Prüfer eine Kassen-Nachschau abbrechen, weil niemand der Anwesenden in der Lage ist, die Nachschau zu betreuen, wird er den nächsten Schritt einleiten. Er wird eine Betriebsprüfung anordnen, die mehrere Jahre umfasst. In der wird nicht nur die Kassenprüfung nachgeholt, es werden zusätzlich noch alle anderen Steuerarten geprüft.

TIPP | Wollen Sie eine umfassende Betriebsprüfung verhindern, sollten Sie für „Kassen-Nachschau-Fälle“ entweder einen Mitarbeiter oder Ihren Steuerberater mit Zugriffs- und Nutzungsrechten für das Kassensystem ausstatten.

Bei Beanstandungen kann der Amtsträger immer ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Dies ist dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen.

Beachten Sie | Anlass zur Beanstandung kann auch bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen (z. B. Protokolle nachträglicher Programmänderungen) nicht vorgelegt werden können.