Praxiswissen auf den Punkt gebracht.
logo

·Aktuelle Gesetzgebung

Adieu, gelber Schein/2023 wird es für Arbeitgeber ernst

Bild:IWW/Canva

| Zum 1.1.23 wird der elektronische Abruf der Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für alle Arbeitgeber de facto verpflichtend. Alle Unternehmen, die bei einer Krankenkasse gesetzlich versicherte Mitarbeitende beschäftigen, müssen sich spätestens bis zum Jahreswechsel darauf vorbereiten. Drei Aufgaben stehen an: Zugänge sichern, Prozesse prüfen, Mitarbeitende informieren. |

 

Nach einer längeren Übergangsphase wird es zum Jahreswechsel 2022/2023 ernst. Schon seit Anfang 2022 übermitteln Ärztinnen und Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die Krankenkassen. Dadurch ist die Papierbescheinigung für die Krankenkasse entfallen. Die erkrankten Mitarbeitenden müssen jedoch weiterhin eine Bestätigung in Papierform an ihren Arbeitgeber weiterleiten. Von 2023 an soll auch dieser Schritt entfallen. Arbeitgeber rufen die für sie bestimmten Daten stattdessen elektronisch bei den Krankenkassen ab.

eAU aktiv abfragen

Eine Bescheinigung in Papierform erhalten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen nach diesem Termin nur noch für ihre persönlichen Unterlagen. Die Pflicht der Erkrankten, beim beschäftigenden Unternehmen eine Bescheinigung vorzulegen, entfällt. Arbeitgeber müssen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aktiv bei den Krankenkassen abfragen.

Von der Bring- zur Holschuld

Aus der Bringschuld der Erkrankten wird damit eine Holschuld der Arbeitgeber. Ärztinnen und Ärzte melden die Erkrankung wie schon heute digital an die Krankenkassen, erkrankte Arbeitnehmer erhalten für eine Übergangszeit noch eine einfache Ausfertigung der Bescheinigung für ihre persönlichen Unterlagen. Sie müssen sich jedoch beim Arbeitgeber krankmelden und das Datum des Arztbesuchs nennen, allerdings ohne eine Bescheinigung beizulegen. Das Datum des Arztbesuchs brauchen Arbeitgeber, um die elektronische Krankmeldung abrufen zu können.

Arbeitgeber: jetzt vorbereiten!

„Arbeitgeber müssen sich spätestens jetzt auf den Wechsel vorbereiten. Es gibt einiges zu tun - im Hinblick auf Zugänge, Prozesse und die Mitarbeiterkommunikation zum Thema“, sagt Bökey Engin, Head of Operations bei absence.io: „Nach unserem Eindruck sind längst noch nicht alle Unternehmen darauf vorbereitet.“

Datenaustausch eAU

Für den Datenabruf durch die Arbeitgeber ist nach Angaben des GKV-Spitzenverbands zwingend der Datenaustausch eAU zu verwenden. AU-Daten dürfen Arbeitgeber nur über diese gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen anfordern. Der Abruf erfolgt über das Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitgeber sollten deshalb sicherstellen, dass ihr Softwareanbieter das Programm rechtzeitig mit der entsprechenden Schnittstelle ausstattet.

Abläufe prüfen

Viele Unternehmen benutzen immer noch Exceltabellen, um Krankenstände zu erfassen. Das neue Verfahren erfordert es, den Prozess neu zu definieren und umzusetzen. Dabei sind einige Regeln zu beachten, so ist es zum Beispiel nicht möglich, regelmäßig „auf Verdacht“ Daten für alle Mitarbeitenden abzurufen. Grundlage ist immer die konkrete Krankmeldung einzelner erkrankter Mitarbeitender. Eine Prozessbeschreibung ist auf der Website des GKV-Spitzenverbands verfügbar.

 

Bild:absence.io GmbH

Mitarbeitende informieren

Die eAU ist nicht nur ein Informationsthema für die Personalabteilung, sondern für alle Mitarbeitenden. Insbesondere Mitarbeitende, die nicht regelmäßig zu Ärztinnen oder Ärzten gehen, haben von den Änderungen vielleicht noch nichts mitbekommen. Das neue Verfahren entbindet Mitarbeitende zwar von der Dokumentations-, nicht aber von der Meldepflicht. „Nichtinformierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen versuchen sonst womöglich, den gelben Schein wie gewohnt einzureichen - oder sie melden sich in der irrigen Annahme nicht krank, das geschehe jetzt ja elektronisch“, sagt Engin.

Ausnahme: privat Versicherte

Das neue Verfahren gilt nach heutigem Stand nur für Mitglieder einer gesetzlichen Krankenversicherung. Privat versicherte Beschäftigte geben ihre Krankmeldung auch nach dem 31.12.22 weiterhin in Papierform ab. Arbeitgeber müssen sich also darauf einrichten, dass sie zwei Prozesse für die Krankmeldung managen müssen.

 

Quelle |

  • absence.io GmbH
Quelle: ID 48590326