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·Datenschutz

Private Nutzung von Internet, Intranet, E-Mail: Am besten gleich mit dem Arbeitsvertrag regeln!

Bild: © adiruch na chiangmai - stock.adobe.com

von RA Heike Mareck, zertifizierte Externe Datenschutzbeauftragte, Dortmund, www.kanzlei-mareck.de

| Nur wenige Arbeitgeber regeln gleich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses, inwieweit Arbeitnehmer das Internet im Büro dienstlich und/oder privat nutzen dürfen. Gibt es keine Regel, haben Sie als Arbeitgeber aber noch immer das Direktions- und Weisungsrecht für die Internet-, Intranet- und E-Mail-Nutzung. |

 

Weil es unterschiedliche Rechtsfolgen beim Datenschutz gibt, ist die dienstliche Nutzung sorgfältig von der privaten Nutzung zu unterscheiden. Doch wann liegt eine betriebliche und wann eine rein private Nutzung vor?

 

  • Definition
  • Dienstliche/betriebliche Nutzung: Es liegt ein spezifischer Bezug zu den dienstlichen Aufgaben des Arbeitnehmers vor.
  • Private Nutzung: Kein Bezug zu den arbeitsvertraglichen Pflichten des Arbeitnehmers.
 

Beachten Sie | Die Grenze kann fließend sein. So kann z. B. der Anruf eines Arbeitnehmers von der Arbeitsstätte nach Hause dienstlich sein, um mitzuteilen, dass er später nach Hause kommen wird.

1. Wie kann die private Internet-Nutzung geregelt werden?

Wenn Sie die private Nutzung von Internet und Co. erlauben (das ist durchaus üblich), müssen Sie Regeln definieren.

 

Ihre Optionen:

  • Regelung im Arbeitsvertrag
  • Regelung in einer Betriebsvereinbarung
  • Regelung durch stillschweigende Duldung/betriebliche Übung.

 

  • Regelung im Arbeitsvertrag
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  • Beachten Sie | Befindet sich im Arbeitsvertrag eine Regelung zur Nutzung des Internets, dann unterfällt diese Regel auch den allgemeinen Geschäftsbedingungen i. S. v. § 310 Abs. 4 BGB – und damit der AGB-Kontrolle.

 

  • Betriebsvereinbarung
  • Im Grundsatz können Sie die gleichen Ziele verfolgen wie bei der Regelung zum Arbeitsvertrag. Unterschied: Weil es einen Betriebsrat gibt, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Es ist folglich eine generell-abstrakte Betriebsvereinbarung zu schließen. Es kommt also auf Ihr Verhandlungstalent an, um Ihre Ziele hinreichend durchzusetzen.
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  • Stillschweigende Duldung = betriebliche Übung
  • Soweit Ihr Betrieb/Unternehmen keine Neugründung ist, hat sich in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich bereits eine gewisse „Übung“ eingeschlichen. Es ist folglich davon auszugehen, dass Sie durch Unterlassen einer Kontrolle die Vergünstigung der privaten Internet- und E-Mail-Nutzung geduldet haben.
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  • Von der Begriffsbestimmung her liegt der Unterschied zwischen Duldung und betrieblicher Übung in der „Aktivität“. Während die Duldung Passivität beschreibt, ist z. B. die Zahlung von Weihnachtsgeld aktives Handeln. Die betriebliche Übung ist also die regelmäßige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers. Daraus schließen Arbeitnehmer dann oft zurecht, dass ihnen die Leistung oder Vergünstigung zusteht.
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  • Zum Glück liegt die Beweislast für das Vorliegen einer betrieblichen Übung beim Arbeitnehmer. Kann er nicht beweisen, in welchem Umfang die betriebliche Übung bestanden haben soll, wird es für ihn eng.

2. Was soll genau geregelt werden?

Je genauer im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung (oder sogar in einer Zusatzvereinbarung) geregelt wird, was bei der privaten Nutzung von Internet und Co. erlaubt und was verboten ist, um so weniger Schwierigkeiten wird es anschließend geben. Dabei sollten folgende Überlegungen vorab einbezogen werden:

 

Checkliste / Private Nutzung von Internet & Co.

  • 1. Ist es sinnvoll, eine private Nutzung von Internet bzw. E-Mail zu verbieten?
  • 2. Erlaubnis der Nutzung während der Arbeitszeit (mit privaten oder dienstlichen Geräten).
  • 3. Täglich, wöchentlich, monatlich: Wo liegt der maximale Nutzungsumfang?
  • 4. Wie sieht es mit dem Herunterladen von Daten aus? Was darf gespeichert werden auf lokalen Datenträgern?
  • 5. Regeln zu Kontroll-, Lösch- und Filtermöglichkeiten durch den Arbeitgeber.
  • 6. Klare Regeln zum Verbot von bestimmten Internetseiten, insbesondere mit rechtswidrigem und sexuellem Inhalt.
  • 7. Sollen Arbeitnehmer bestimmte Kosten übernehmen? Wenn ja, welche und wie hoch bzw. bis zu welchem Limit oder ab welchem Betrag?
  • 8. Vertretungsregeln: Was passiert bei Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Dienstreisen)? Ausdrücklich regeln: Arbeitnehmer verpflichtet sich, z. B. die automatische Weiterleitung oder Abwesenheitsassistenten zu aktivieren. Auch regeln: Bei überraschender längerer Abwesenheit darf der Admin Abwesenheitsassistenten aktivieren.
  • 9. Datenschutzrechtliche Einwilligung.
 

Was passiert, wenn zwar über das „ob“ entschieden, aber das „wie“ nicht geregelt wurde? Dann gilt: Die Nutzung darf nicht dazu führen, dass die Arbeitsleistung beeinträchtigt wird. Sie ist auf das Notwendigste zu beschränken (z. B. kurze Antwort auf dringende private E-Mail). Daher wird die allgemeine private Nutzung dann auf die Pausenzeiten zu beschränken sein.

 

 

PRAXISTIPP | Die einmal erteilte Erlaubnis wieder zurückzunehmen, ist nicht so einfach – schon gar nicht, wenn diese durch Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung festgelegt wurde. Die einzige Möglichkeit ist, mit allen begünstigten Arbeitnehmern eine entsprechende abändernde Vereinbarung zu schließen.

 

Weigert sich der Arbeitnehmer, kommt eine Änderungskündigung in Betracht (Stümper/Fausten in: Besgen/Prinz, Arbeiten 4.0, 2018, S. 7). Sicherer für den Arbeitgeber ist es, wenn er in die Vereinbarung direkt einen Freiwilligkeitsvorbehalt bzw. einen Widerrufsvorbehalt einfügt (Hanau/Hoeren, Private Internetnutzung durch Arbeitnehmer, S. 23). Allerdings muss dieser sehr konkret formuliert sein, um den Anforderungen des BAG zu genügen (BAG 12.1.05, 5 AZR 264/04; BAG 13.4.10, 9 AZR 113/09; BAG 20.4.11, 5 AZR 191/10).

 

Keine Regel = keine Lösung

Wenn Sie nichts regeln, kann das Folgen haben. Schließlich können Sie bei Missbrauch haftbar gemacht werden. Bedenken Sie das Datenschutzrisiko: Die Protokollierung von Nutzungsdaten kann rechtliche Probleme auslösen.

 

  • Verbot der Privatnutzung: In diesem Fall müssen Sie überwachen, ob das Verbot eingehalten wird. Die Protokollierung der Internetnutzung bedarf dann der Zustimmung des Mitarbeiters oder Betriebsrats.
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  • Duldung der Privatnutzung: Hier werden Sie zum Telekommunikations-Anbieter und müssen das Fernmelde-Geheimnis beachten. Auch hier sind Regeln zur Internet-Nutzung unabdingbar.
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  • Erlaubnis der Privatnutzung: Hier werden Sie zum Telekommunikations-Anbieter – eine Trennung von privater und dienstlicher Nutzung ist erforderlich. Nur so sind Kontrollen möglich.

 

Weiterführender Link

Quelle: ID 45939675