· Aufbewahrungfristen 2020
Jahresabschluss, Buchungsbelege, Bewirtungsunterlagen ... Was ist wichtig, was kann weg?
| Zu Beginn jedes Jahres stellt sich in allen Betrieben die Frage, welche Geschäftsunterlagen aussortiert und vernichtet werden dürfen, um Platz zu schaffen. Die Antwort liefert die alphabetisch sortierte Übersicht „Aufbewahrungsfristen 2020“ mit allen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist seit dem 01.01.2020 abgelaufen ist. |
Vor der Entsorgung Ausnahmetatbestände abprüfen!
Vor der Entsorgung ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt vor allem bei begonnenen Außenprüfungen, vorläufigen Steuerfestsetzungen, anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen sowie bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren.
Ungeachtet der Aufbewahrungspflichten sollten auch Unterlagen aufbewahrt werden, die dem Nachweis von Anschaffungskosten dienen (z.B. für abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Immobilien).
Arbeitshilfe / Aufbewahrungsfristen 2020 | |
Unterlagen | aus dem Jahr und früher |
Abrechnungsunterlagen1) | 2009 |
Abtretungserklärungen | 2013 |
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung | 2009 |
Aktenvermerke | 2013 |
Angebote | 2013 |
Anhang zum Jahresabschluss2) | 2008 |
Anlagevermögensbücher und -karteien | 2009 |
Auftragsbestätigungen | 2013 |
Ausgangsrechnungen | 2009 |
Außendienstabrechnungen1) | 2009 |
Bankbelege | 2009 |
Bankbürgschaften | 2013 |
Bauakten | 2013 |
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 2009 |
Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen | 2009 |
Bestellunterlagen | 2013 |
Betriebsabrechnungsbögen | 2009 |
Betriebskostenrechnung1) | 2009 |
Betriebsprüfungsberichte | 2013 |
Bewertungsunterlagen | 2009 |
Bewirtungsunterlagen | 2009 |
Bildträger (z. B. Fotokopien, Mikrofilme) | 2009 |
Buchungsanweisungen | 2009 |
Buchungsbelege | 2009 |
COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm) | 2009 |
Courtage-Abrechnungen1) | 2009 |
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Darlehensunterlagen | 2013 |
Datensicherungen | 2009 |
Dauerauftragsunterlagen | 2013 |
Debitorenlisten | 2009 |
Depotauszüge | 2009 |
Eigenbelege | 2009 |
Eingangsrechnungen | 2009 |
Einheitswertbescheide | 2009 |
Essensmarkenabrechnungen1) | 2009 |
Fahrtenbücher | 2009 |
Fahrtkostenerstattungen1) | 2009 |
Finanzberichte | 2013 |
Gehaltslisten | 2009 |
Geschäftsberichte | 2009 |
Geschäftsbriefe | 2013 |
Geschenknachweise | 2013 |
Grundbuchauszüge | 2013 |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 2009 |
Gutschriftsanzeigen | 2009 |
Handelsbriefe | 2013 |
Handelsbücher | 2009 |
Handelsregisterauszüge | 2013 |
Hauptabschlussübersicht | 2009 |
Inventuren | 2009 |
Investitionszulagenbelege | 2013 |
Jahresabschluss 2) | 2008 |
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 2009 |
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Kalkulationsunterlagen | 2013 |
Kassenberichte, -bücher | 2009 |
Kassenzettel1) | 2009 |
Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 2009 |
Kontenregister | 2009 |
Kontoauszüge | 2009 |
Kreditunterlagen | 2009 |
Lageberichte2) | 2008 |
Lieferscheine (Buchungsbeleg)3) | 2009 |
Lohnbelege (nach HGB) | 2009 |
Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG) | 2013 |
Magnetbänder mit Buchfunktion | 2009 |
Mahnbescheide | 2013 |
Mietunterlagen | 2009 |
Nachnahmebelege | 2013 |
Nebenbücher | 2009 |
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 2009 |
Pachtunterlagen | 2009 |
Postscheckbelege | 2009 |
Preislisten | 2013 |
Protokolle | 2013 |
Provisionsabrechnungen1) | 2009 |
Prozessakten | 2013 |
Quittungen | 2009 |
Rechnungen | 2009 |
Reisekostenabrechnungen1) | 2009 |
Repräsentationsaufwendungen | 2009 |
Rentenversich.-nachweise | 2009 |
Sachkonten | 2009 |
Saldenbestätigungen | 2009 |
Schadensunterlagen | 2013 |
Scheck- und Wechselbelege | 2013 |
Schriftwechsel | 2013 |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 2009 |
Steuerunterlagen | 2009 |
Telefonkostennachweise1) | 2009 |
Überstundenlisten | 2013 |
Umsatzsteuervoranmeldungen | 2009 |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 2009 |
Verkaufsbücher | 2009 |
Vermögensverzeichnis | 2009 |
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) | 2013 |
Versand- und Frachtunterlagen | 2013 |
Versicherungspolicen | 2013 |
Verträge | 2013 |
Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 2009 |
Wechsel | 2013 |
Zahlungsanweisungen | 2009 |
Zinsberechnungen | 2013 |
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 2009 |
1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist)
2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2009
3) Erleichterungen bei der Aufbewahrung von Lieferscheinen durch das zweite Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2017: Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit Erhalt der Rechnung, für abgesandte Lieferscheine mit Versand der Rechnung.
(JT, BK)
