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·Fachbeitrag ·Buchführung

Geschäftsunterlagen - das darf jetzt in den Reißwolf

| Entrümpeln Sie Ihre Archive und Registraturen. Schaffen Sie Platz für neue Geschäftsunterlagen. Die nachfolgend abgedruckte, alphabetisch geordnete Liste verschafft Ihnen einen Überblick, welche Geschäftsunterlagen Sie seit dem 1. Januar 2012 vernichten können, weil deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. |

 

PRAXISHINWEISE | Sie müssen Folgendes wissen:

  • Geschäftsunterlagen müssen Sie je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.
  • Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Abs. 3 AO).
  • Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Einzelheiten dazu finden Sie in ASR 1/2007, Seite 5.

Unterlagen

aus dem Jahrund früher

Abrechnungsunterlagen1)

2001

Abtretungserklärungen

2005

Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung

2001

Aktenvermerke

2005

Angebote

2005

Anhang z. Jahresabschluss2)

2000

Anlagevermögensbücher und -karteien

2001

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

2005

Auftragsbestätigungen

2005

Ausgangsrechnungen

2001

Außendienstabrechnungen1)

2001

Bankbelege

2001

Bankbürgschaften

2005

Bauakten

2005

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

2001

Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen

2001

Bestellunterlagen

2005

Betriebsabrechnungsbögen

2001

Betriebskostenrechnung1)

2001

Betriebsprüfungsberichte

2005

Bewertungsunterlagen

2001

Bewirtungsunterlagen

2001

Bilanzen (Jahresbilanzen)2)

2000

Bilanzunterlagen2)

2000

Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)

2001

Buchungsanweisungen

2001

Buchungsbelege

2001

COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)

2001

Darlehensunterlagen

2005

Datensicherungen

2001

Dauerauftragsunterlagen

2005

Debitorenlisten

2001

Depotauszüge

2001

Eigenbelege

2001

Eingangsrechnungen

2001

Einheitswertbescheide

2001

Essensmarkenabrechnungen1)

2001

Fahrtenbücher

2001

Fahrtkostenerstattungen1)

2001

Finanzberichte

2005

Gehaltslisten

2001

Geschäftsberichte

2001

Geschäftsbriefe

2005

Geschenknachweise

2005

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)

2001

Grundbuchauszüge

2005

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

2001

Gutschriftsanzeigen

2001

Handelsbriefe

2005

Handelsbücher

2001

Handelsregisterauszüge

2005

Hauptabschlussübersicht

2001

Inventuren

2001

Investitionszulagenbelege

2005

Jahresabschlusserläuterungen2)

2000

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

2001

Kalkulationsunterlagen

2005

Kassenberichte, -bücher

2001

Kassenzettel1)

2001

Kontenpläne und Kontenplanänderungen

2001

Kontenregister

2001

Kontoauszüge

2001

Kreditunterlagen

2001

Lageberichte2)

2000

Lieferscheine

2001

Lohnbelege (nach HGB)

2001

Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)

2005

Magnetbänder mit Buchfunktion

2001

Mahnbescheide

2005

Mietunterlagen

2001

Nachnahmebelege

2005

Nebenbücher

2001

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

2001

Pachtunterlagen

2001

Postscheckbelege

2001

Preislisten

2005

Protokolle

2005

Provisionsabrechnungen1)

2001

Prozessakten

2005

Quittungen

2001

Rechnungen

2001

Reisekostenabrechnungen1)

2001

Rentenversich.-nachweise

2001

Sachkonten

2001

Saldenbestätigungen

2001

Schadensunterlagen

2005

Scheck- und Wechselbelege

2005

Schriftwechsel

2005

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

2001

Spendenbescheinigungen

2005

Steuerunterlagen

2001

Telefonkostennachweise1)

2001

Überstundenlisten

2005

Umsatzsteuervoranmeldungen

2001

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

2001

Verkaufsbücher

2001

Vermögensverzeichnis

2001

Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)

2005

Versand- und Frachtunterlagen

2005

Versicherungspolicen

2005

Verträge

2005

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

2001

Wechsel

2005

Zahlungsanweisungen

2000

Zinsberechnungen

2005

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)

2001

1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist)

2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2001

Quelle: Ausgabe 02 / 2012 | Seite 5 | ID 30830600