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·Fachbeitrag ·Umsatzsteuer

Fehlerhafte Rechnungen können Sie teuer zu stehen kommen - So handeln Sie richtig!

von Diplom-Finanzwirt Rüdiger Weimann, Dozent, Lehrbeauftragter und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Dortmund

| Immer wieder kommt es vor, dass Rechnungen in Autohäusern und Kfz-Betrieben unbewusst auf einen falschen Empfänger ausgestellt werden. Die Praxis verfährt dann recht pragmatisch: Der „falsche Kunde“ wird gebeten, die auf ihn lautende Rechnung zu vernichten oder zurückzuschicken; häufig wird auch ein Storno versandt. Sodann wird die Rechnung auf den „richtigen Kunden“ ausgestellt. Doch Vorsicht: Der Gesetzgeber sieht in der falschen Abrechnung eine Gefährdung des Steueraufkommens und verlangt zu dessen Beseitigung ein streng formales Vorgehen. |

Die Praxisfälle

Beim Kfz-Verkauf sind Fallgestaltungen wie diese nicht selten anzutreffen:

  • Beispiel 1

K ist als Einzelunternehmer seit Jahren Unternehmenskunde von Autohaus A. Seit neuestem ist K auch - was im Autohaus nicht bekannt ist - als Gesellschafter an der Y-GmbH beteiligt. K kauft wie schon so oft ein Fahrzeug bei A und erhält wie immer eine auf ihn als Einzelunternehmer lautende Rechnung. Daraufhin wendet sich K an A und teilt mit, dass er das Fahrzeug für die Y-GmbH gekauft hat und um eine auf die Gesellschaft lautende Rechnung bittet.

  • Beispiel 2

V ist seit vielen Jahren Privatkunde von Autohaus A. Beim Autokauf wurde V schon immer von seinem autobegeisterten Sohn S begleitet. So auch jetzt - nur, dass S gerade 18 Jahre alt geworden ist und dieses Mal selbst ein Auto kaufen will. Eigentlich begleitet V den S nur, um seine Kontakte zu nutzen und für den Sohn einen günstigen Preis „herauszuschlagen“. Wie auch in den Vorjahren erhält V die Rechnung über den Autokauf. Durch einen Anruf stellt V das Missverständnis klar und bittet darum, das Geschäft gegenüber S abzurechnen.

Ähnliche Fälle sind aus der Praxis der Reparaturbetriebe bekannt:

  • Beispiel 3

Im „Familienvermögen“ der Eheleute befinden sich zwei Fahrzeuge: das eine nutzt der Ehemann (EM) für sein Einzelunternehmen, das andere seine Frau (EF) für das „Familien-Management“. Autohaus A repariert das Privatfahrzeug. EM bittet darum, dass die Rechnung „aus steuerlichen Gründen“ eine Reparatur des Unternehmensfahrzeugs ausweist.

  • Beispiel 4

Autohaus A repariert das Fahrzeug des Privatkunden P. Da dieser mit der Rechnung „nichts anfangen kann“, bittet er um eine Rechnung, die auf seinen unternehmerisch tätigen Schwiegervater S lautet und die Reparatur eines der Unternehmensfahrzeuge des S ausweist.

Die Abrechnungsfehler und deren Folgen

Auf eine Rechnung gehören als Pflichtangaben unter anderem

  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 Alt. 2 UStG, der „Rechnungsadressat“),
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG, die „Leistungsbeschreibung“).

 

In jedem der vier Beispielsfälle ist mindestens eine dieser Angaben falsch, nämlich

  • der Rechnungsadressat in den Beispielen 1, 2 und 4 und
  • die Leistungsbeschreibung in den Beispielen 3 und 4.

 

Steuerliche Folgen

Der Gesetzgeber reagiert darauf rigoros und ordnet in § 14c Abs. 2 UStG an:

 

  • Wortlaut § 14c Abs. 2 UStG

1 Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. 2 Das Gleiche gilt, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet und einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt. 3 Der nach den Sätzen 1 und 2 geschuldete Steuerbetrag kann berichtigt werden, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist …“

Der Gesetzgeber betrachtet also das Umsatzsteueraufkommen wegen des mehrfachen Steuerausweises als gefährdet und erhebt die Umsatzsteuer daher gleich doppelt, nämlich

  • ein erstes Mal die „normale“ - also aus dem eigentlichen Umsatz entstandene - Steuer (zutreffende Umsatzsteuer) und
  • ein zweites Mal nach § 14c Abs. 2 UStG die Steuer aus eben der fehlerhaften Rechnung (Mehrsteuer = das eigentliche Umsatzsteuerrisiko des Autohauses bzw. Kfz-Servicebetriebs).

 

Beachten Sie | Daneben besteht die Gefahr, dass die Mehrsteuer zusätzlich nach § 233a Abgabenordnung verzinst wird („Vollverzinsung“), und zwar mit 0,5 Prozent pro Monat. Diese Gefahr besteht immer dann, wenn der Empfänger der fehlerhaften Rechnung diese zum Vorsteuerabzug verwendet hat. Eine Vollverzinsung droht demnach in den Beispielen 3 und 4; denn die falsche Rechnung wurde gerade ausgestellt, um den nicht vorgesehenen Vorsteuerabzug zu erreichen!

 

Strafrechtliche Konsequenzen

Auf den guten Glauben des Rechnungsausstellers kommt es nicht an (Abschnitt 14c.2 Abs. 3 Satz 4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass [UStAE]). Die doppelte Umsatzsteuerschuld entsteht mithin unabhängig davon, ob das Autohaus bzw. der Kfz-Servicebetrieb

  • in gutem Glauben waren (Beispiele 1 und 2) oder
  • vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt haben (Beispiele 3 und 4).

 

Hintergrund | Die Regeln des Umsatzsteuerrechts sollen nicht dazu dienen, Strafen für Steuerpflichtige festzulegen. Es bleibt den Mitgliedstaaten aber unbenommen, Maßnahmen nach den einschlägigen Steuerstrafvorschriften zu ergreifen (EuGH, Urteil vom 19.9.2000, Rs. C-454/98 - Schmeink & Cofreth/Manfred Strobel; BFH, Urteil vom 22.2.2001, Az. V R 5/99).

 

PRAXISHINWEIS | In den Beispielen 3 und 4 drohen dem Autohaus also zusätzlich zur Steuerschuld und zur Zinsschuld auch strafrechtliche Konsequenzen wegen Beihilfe zur Steuerhinterziehung! Insbesondere bei Werkstattleistungen fallen dem Betriebsprüfer derartige Abrechnungsfehler auf, weil die meisten Ersatzteile ja typbezogen abgerechnet werden.

Die Fehlerbeseitigung

Damit die vorstehend beschriebenen Szenarien nicht eintreten, muss das Autohaus bzw. der Kfz-Servicebetrieb tätig werden.

 

Erster Schritt: Fehlerhafte Rechnung für ungültig erklären

Zunächst muss die fehlerhafte Rechnung gegenüber dem Kunden (Rechnungsempfänger) für ungültig erklärt werden (Abschnitt 14c.2 Abs. 3 Satz 1 UStAE). Dafür geeignet ist das folgende Musterschreiben:

 

Musterschreiben / Ungültigerklärung einer fehlerhaften Rechnung

Unsere Rechnung … [Rechnungsnummer] vom … [Rechnungsdatum]

hier: Storno

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit oben angeführter Rechnung haben wir Ihnen gegenüber … [zum Beispiel: die Lieferung eines Neufahrzeugs / die Wartung Ihres Fahrzeugs] abgerechnet (§ 14 Abs. 1 UStG).

Hiermit zeigen wir Ihnen an, dass die Rechnung von uns irrtümlich erstellt wurde und damit ungültig ist, da die Ihnen gegenüber abgerechnete Leistung nicht erbracht wurde.

Es ist nicht erforderlich, dass Sie uns das Original der Bezugsrechnung wieder zurückschicken, zumal diese durch dieses Schreiben seine Wirkung verliert (BFH, zuletzt Urteil vom 19.9.1996, V R 41/94, BStBl II 1999, 249).

Beachten Sie | Dieses Musterschreiben kann unabhängig davon verwendet werden, ob der Kunde als Unternehmens- oder Privatkunde geführt wird! Denn letztlich kann das Autohaus bzw. der Kfz-Servicebetrieb ja nicht wissen, was der Kunde so alles „treibt“!

 

Zweiter Schritt: Checkliste abarbeiten

Das weitere Vorgehen ist streng formell geregelt! Um den Abrechnungsfehler möglichst unbeschadet zu korrigieren, müssen Sie wie folgt vorgehen:

 

Checkliste / Vorgehensweise bei Korrektur fehlerhafter Rechnungen

Unberechtigten Steuerausweis gegenüber dem Kunden / dem Rechnungsempfänger für ungültig erklären (Abschnitt 14c.2 Abs. 3 Satz 1 UStAE, siehe Musterschreiben „Ungültigerklärung einer fehlerhaften Rechnung).

Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrags beim eigenen Finanzamt schriftlich beantragen. Dem Antrag ausreichende Angaben über die Identität des Rechnungsempfängers beifügen (§ 14c Abs. 2 Satz 5 UStG, Abschnitt 14c.2 Abs. 5 Sätze 1 u. 2 UStAE).

Die Gefährdung des Steueraufkommens muss beseitigt sein. Das ist der Fall, wenn der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an sein Finanzamt zurückgezahlt hat (§ 14a Abs. 2 Sätze 3 und 4 UStG).

Die hierzu erforderliche Auskunft muss das Finanzamt des Rechnungsausstellers vom Finanzamt des Rechnungsempfängers einholen und ermitteln, in welcher Höhe und wann ein unberechtigt in Anspruch genommener Vorsteuerabzug durch den Rechnungsempfänger zurückgezahlt wurde (Abschnitt 14c.2 Abs. 5 Satz 3 UStAE).

Nach Einholung dieser Auskunft teilt das Finanzamt dem Rechnungsaussteller mit, für welchen Besteuerungszeitraum und in welcher Höhe die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrags vorgenommen werden kann.

Die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrags ist beim Rechnungsaussteller in entsprechender Anwendung von § 17 Absatz 1 UStG für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist.

Wurde beim Empfänger der Rechnung kein Vorsteuerabzug vorgenommen, ist der wegen unberechtigten Steuerausweises geschuldete Betrag beim Rechnungsaussteller für den Zeitraum zu berichtigen, in dem die Steuer gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 4 UStG entstanden ist (§ 14c Absatz 2 Satz 5 UStG, Abschnitt 14c.2 Abs. 5 Sätze 4 ff. UStAE).

Wichtig | Im letzten Fall - wenn also der Kunde keinen Vorsteuerabzug aus der fehlerhaften Rechnung vorgenommen hat (wahrscheinlich in den Beispielen 1 und 2), entsteht keine Zinslast! Auch mit strafrechtlichen Konsequenzen wäre in diesen Beispielen - anders als in den Beispielen 3 und 4 - nicht zu rechnen.

 

Abgrenzung: Fehler noch vor Rechnungsversand entdeckt

Von einer „Rechnung“ spricht man erst dann, wenn diese als Papier oder Datensatz die Einflusssphäre des Autohauses verlassen hat. Wird der Fehler rechtzeitig entdeckt und der Versand gestoppt, gilt das „Übliche“!

 

Beachten Sie | Zum Nachweis des noch nicht erfolgten Versands sollten alle von der EDV erzeugten Rechnungsausfertigungen in die Belegbuchhaltung übernommen werden!

 

PRAXISHINWEISE |

  • Die vorstehenden strengen Anforderungen an die Rechnungsberichtigung gelten nur für den unberechtigten Steuerausweis; der „normale“ unrichtige Steuerausweis folgt den weitaus weniger strengen Anforderungen des Abschnitt 14.11 UStAE (zum Beispiel: Aufgrund eines Rechnungsfehlers wird die Steuer zu hoch angesetzt; vergleiche insoweit Abschnitt 14c.1 Abs. 5 UStAE).

  • Die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrags ist für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist, das heißt, der gegebenenfalls vorgenommene Vorsteuerabzug zurückgezahlt wurde.

 

  • Wurde nachweislich kein Vorsteuerabzug vorgenommen, kann der Rechnungsaussteller die Berichtigung in dem Voranmeldungszeitraum vornehmen, in dem die Rechnung ausgegeben wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 4 UStG). In diesem Fall entstehen auch keine Zinsen.

  • Bei unberechtigtem Steuerausweis schuldet der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Steuer bis zur Korrektur nach § 14c Abs. 2 UStG. Nach der Korrektur wird das Finanzamt die gezahlte Umsatzsteuer erstatten - allerdings ohne nach § 233a AO Guthabenzinsen festzusetzen, da der Rückzahlungsanspruch ja erst mit Vornahme der Korrekturhandlungen entsteht. Auf Seiten des Rechnungsempfängers ist der Vorsteuerabzug rückgängig zu machen - allerdings verzinst nach § 233a AO!

  • Die zur Rechnungsberichtigung unabdingbare Auskunft hat das Finanzamt des Rechnungsausstellers nach dessen Antrag einzuholen. Bis zu einer positiven Auskunft sollten Zahlungen an den Rechnungsempfänger „eingefroren“ werden.

Weiterführende Hinweise

  • Das Musterschreiben „Ungültigerklärung einer fehlerhaften Rechnung“ finden Sie unter dem Reiter „Downloads“ in der Rubrik „Musterverträge/-formulierungen“ unter der Überschrift „Unternehmensführung“.
  • Die Checkliste „Vorgehensweise bei Korrektur fehlerhafter Rechnungen „ finden Sie unter dem Reiter „Downloads“ in der Rubrik „Checklisten/Arbeitshilfen“ unter der Überschrift „Steuern“
  • Den Umsatzsteuer-Anwendungserlass auf dem jeweils aktuellen Stand finden Sie auf der Website des BMF (http://shortr.de/hpjxkur).
  • Alles Wichtige zum Thema „Erleichterungen bei der Anerkennung elektronischer Rechnungen“ finden in der Sonderausgabe „Elektronische Rechnungen“ auf asr.iww.de unter „Downloads“ in der Rubrik „Sonderausgaben“.
Quelle: Ausgabe 12 / 2012 | Seite 6 | ID 36814950