logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Sachzuwendungen

Tank- und Geschenkgutscheine bei der Lohnsteuer und Sozialversicherung richtig behandeln

von StB Dipl.-Finw. (FH) Michael Heuser, WTS Steuerberatungsges. mbH, Köln

| Wenn Sie Tank- oder Geschenkgutscheine nutzen (wollen), um Ihre Mitarbeiter in Ihrem Autohaus oder Kfz-Betrieb zusätzlich zu belohnen oder zu weiterhin guten Leistungen zu motivieren, sollten Sie den folgenden Beitrag lesen. Denn es hat sich zum 1. Januar 2015 manches geändert. |

Lohnsteuerliche Vorteile

Barlohn ist „vom ersten Euro an“ steuer- und sozialversicherungspflichtig. Gutscheine sind dagegen, sofern sie Sachlohn sind, steuerlich begünstigt: Das zeigt die folgende Übersicht:

 

 

Grenze für Aufmerksamkeiten beträgt jetzt 60 Euro brutto

Ein Gutschein als Geschenk an einen Mitarbeiter zu einem persönlichen Anlass gehört nicht zum Arbeitslohn, wenn der Wert des Gutscheins 60 Euro (seit 1. Januar 2015 60 Euro, vorher 40 Euro) nicht überschreitet (R 19.6 Abs. 1 Lohnsteuer-Richtlinien [LStR]).

 

Wichtig | Diese Freigrenze ist anlassbezogen: Ergeben sich bei einem Mitarbeiter in einem Monat mehrere persönliche Anlässe, können Sie ihm mehrmals Sachzuwendungen bis zu jeweils 60 Euro steuerfrei zukommen lassen.

 

  • Beispiel

Ihr Mitarbeiter Müller feiert am 1. März 2015 sein 25-jähriges Betriebsjubiläum und am 16. März 2015 seinen 50. Geburtstag. Der Blumenstrauß zum Geburtstag für 45 Euro und der Gutschein für ein Abendessen im Restaurant in Höhe von 60 Euro bleiben als Sachzuwendungen steuerfrei.

 

Beachten Sie | Übersteigt eine Sachzuwendung die 60-Euro-Grenze, tritt für diese ab dem ersten Euro Steuerpflicht ein.

 

Monatliche Freigrenze von 44 Euro

Sachzuwendungen ohne persönlichen Anlass bleiben bis zu 44 Euro im Monat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Das gilt auch, wenn die Sachzuwendungen in einem Monat zusätzlich zu den genannten Aufmerksamkeiten gewährt werden.

 

  • Beispiel

Sie gewähren Ihrem Mitarbeiter Müller im März 2015 neben den Sachzuwendungen zum Jubiläum und Geburtstag einen Tankgutschein über 44 Euro.

 

 

PRAXISHINWEIS | Spielräume bestehen bei der Bewertung der Sachzuwendungen:

  • Die Verwaltung akzeptiert aus Vereinfachungsgründen einen Abschlag von vier Prozent (R 8.1. Abs. 2 S. 9 LStR). Damit bleibt eine direkte Sachzuwendung in Höhe von bis zu 45,83 Euro (45,83 Euro ./. 4 % = 44,00 Euro) steuerfrei.
  • Auch eine Sachzuwendung von mehr als 45,83 Euro kann steuerfrei bleiben, wenn Sie nachweisen können, dass Sie eine Sache anderweitig auch für maximal 44 Euro hätten erwerben können. Beispiel: Die von Ihnen in einem Elektronik-Fachmarkt für 46 Euro gekaufte DVD-Sammlung einer US-Fernsehserie wird im Internet versandkostenfrei für 44 Euro angeboten. Hier entfällt allerdings der Abschlag von vier Prozent.
  • Ein Abschlag von vier Prozent ist auch ausgeschlossen, wenn es sich um eine zweckgebundene Geldleistung oder einen Gutschein mit Betragsangabe (zum Beispiel einen Buch- oder Tankgutschein) handelt (R 8.1 Abs. 2 S. 4 LStÄR 2015). Die Geldleistung bzw. der Wert des Gutscheins darf in diesem Fall also maximal 44 Euro betragen.
 

Jährlicher Rabattfreibetrag für Firmensortiment von 1.080 Euro brutto

Wenden Sie Ihrem Mitarbeiter Sachen zu, wie zum Beispiel einen Satz Winterreifen, gilt anstelle der monatlichen Freigrenze ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 Euro. Auch hier dürfen Sie bei der Bewertung des Vorteils vier Prozent von dem Preis, mit dem Sie die Reifen an Endverbraucher verkaufen, abziehen (§ 8 Abs. 3 S. 1 EStG). Es handelt sich um einen Freibetrag. Wird er überschritten, wird nur der übersteigende Anteil steuerpflichtig.

 

Pauschalbesteuerung mit 30 Prozent

Sind die Sachbezüge mangels der oben genannten Steuerbefreiungen steuerpflichtig, müssen Sie diese bei der Gehaltsabrechnung nicht individuell besteuern. Sie können diese auch mit 30 Prozent pauschal besteuern (§ 37b Abs. 2 EStG). Bemessungsgrundlage für die pauschale Steuer sind Ihre Aufwendungen für die Sachzuwendungen einschließlich Umsatzsteuer.

 

Beachten Sie | Voraussetzung ist, dass Sie die betrieblich veranlassten Zuwendungen zusätzlich zum normalen Arbeitslohn erbringen. Bei einer Umwandlung von Bar- in Sachlohn ist die Pauschalbesteuerung ausgeschlossen.

 

PRAXISHINWEIS | Die Pauschalversteuerung eignet sich auch, wenn Mitarbeiter mehr als einen Gutschein pro Monat erhalten. Einer kann im Rahmen der 44-Euro-Grenze steuerfrei bleiben, weitere können pauschal versteuert werden (OFD Rheinland/Münster, Kurzinfo Lohnsteuer-Außendienst 2/2011 vom 6.7.2011).

 

Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung

Zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte Sachzuwendungen - unmittelbar oder per Gutschein - bleiben in der Sozialversicherung beitragsfrei, wenn sie lohnsteuerfrei sind. Das gilt allerdings nur, wenn die Sachzuwendung zusätzlich gewährt wird (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung). Barlohnumwandlungen sind also ausgeschlossen.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Die aufgeführten lohnsteuerlichen Sonderregelungen sind - abgesehen von Aufmerksamkeiten - auf die Umsatzsteuer nicht übertragbar. Sachzuwendungen in Form von Gutscheinen haben ungeachtet der Freigrenze von 44 Euro und des Freibetrags von 1.080 Euro umsatzsteuerliche Konsequenzen.

 

  • Warengutscheine an Mitarbeiter über eine konkret bezeichnete Leistung wären grundsätzlich als umsatzsteuerpflichtige Wertabgabe zu behandeln (§ 3 Abs. 1 b Nr. 2 UStG). Steht jedoch bei Erwerb des Gutscheins dessen Verwendung als Wertabgabe schon fest, entfällt für Sie als Arbeitgeber das Recht auf Vorsteuerabzug (Abschnitt 15.15. Abs. 1 Umsatzsteuer-Anwendungserlass [UStAE]). Im Gegenzug unterliegt die Abgabe an Ihren Mitarbeiter nicht der Umsatzsteuer (Abschnitt 1.8. Abs. 4a S. 2 UStAE).
  •  
  • PRAXISHINWEIS | Da in der geschäftlichen Praxis auf Gutscheinen in der Regel keine separate Vorsteuer ausgewiesen ist, buchen Sie den Gutscheinbetrag ohnehin voll als Aufwand, was zum korrekten Ergebnis führt.

     
  • Auch bei der Abgabe von Gutscheinen zur Inanspruchnahme einer Dienstleistung (zum Beispiel einer Massage) gilt: Steht bei Erwerb des Gutscheins die Wertabgabe an den Mitarbeiter schon fest, buchen Sie mangels Vorsteuerabzug den Bruttowert des Gutscheins als Aufwand.

 

  • Handelt es sich bei dem Gutschein um eine bloße Aufmerksamkeit (bis 60 Euro brutto) zu einem persönlichen Anlass Ihres Mitarbeiters, löst der Vorgang keine Umsatzsteuer aus. Mangels Ausweis der Vorsteuer auf Gutscheinen haben Sie in der Regel auch keinen Vorsteuerabzug.

Zuflusszeitpunkt

Beim Zeitpunkt des Zuflusses eines Gutscheins ist zu unterscheiden:

 

  • Ist der Gutschein bei Ihnen selbst einzulösen, fließt der Vorteil Ihrem Mitarbeiter erst im Zeitpunkt der Einlösung des Gutscheins zu (R 38.2. Abs. 3 S. 2 LStR).
  • Gutscheine, die bei fremden Dritten einzulösen sind, gelten bereits mit der Übergabe an Ihren Mitarbeiter als zugeflossen, weil er ab diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegen den Dritten hat (R 38.2 Abs. 3 S. 1 LStR).

 

  • Beispiel

Sie kaufen bei einer Tankstelle regelmäßig Tankgutscheine im Wert von 44 Euro und übergeben bestimmten Mitarbeitern monatlich einen Gutschein.

Da die Tankgutscheine bereits mit der Übergabe an die Mitarbeiter als zugeflossen gelten, bleiben diese ohne steuerliche Konsequenzen, unabhängig davon, wann Ihre Mitarbeiter sie einlösen. Diese können die Gutscheine auch sammeln und in einem Monat für mehr als 44 Euro tanken.

 

PRAXISHINWEIS | Damit bei regelmäßiger Gutscheinhingabe nicht versehentlich die Monatsgrenze überschritten wird, sollten Sie sich den Empfang von Ihrem Mitarbeiter mit Datum quittieren lassen und den Beleg zum Lohnkonto nehmen.

Besonders aufzupassen gilt es bei elektronischen Tankkarten.

 

  • Beispiel

Sie übergeben einem Mitarbeiter eine elektronische Tankkarte (lautend auf Sie als Arbeitgeber) einer örtlichen Tankstelle und gestatten diesem, dort für bis zu 44 Euro monatlich Treibstoff zu tanken. In einem Monat tankt er gar nicht mit der Karte, im anderen Monat für 88 Euro.

 

In diesem Fall kann der nicht ausgeschöpfte Betrag nicht auf künftige Monate übertragen werden. Der Gesamtbetrag von 88 Euro ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Einen Vorsteuerabzug gibt es nicht. Damit bei einer Tankkarte die Vorteile steuerlich jeweils monatlich zufließen und beitragsfrei bleiben können, sind folgende Vorgehensweisen möglich:

 

  • Sie vereinbaren mit Ihrem Mitarbeiter schriftlich, dass er jeden Monat nur bis zum Höchstbetrag von 44 Euro tanken darf und Ihnen einen eventuell übersteigenden Betrag noch im gleichen Monat zurückerstatten muss, was ebenfalls dokumentiert werden muss.

 

  • Sie übergeben Ihrem Mitarbeiter eine Prepaid-Tankkarte, die wertmäßig jeden Monat zum Beispiel per Dauerauftrag nur mit 44 Euro aufgeladen wird. In diesem Fall wäre es bereits technisch ausgeschlossen, dass die Betankungen die Steuerfreigrenze übersteigen.
Quelle: Ausgabe 04 / 2015 | Seite 9 | ID 42927165