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·Fachbeitrag ·Buchführung

So führen Sie Ihre Kassen in der Kfz-Branche ordnungsgemäß - Teil 1

von Diplom-Finanzwirt Tobias Teutemacher, Greven

| Auch in Kfz-Handels- und Kfz-Servicebetrieben werden - unabhängig von Betriebsgröße oder Rechtsform - Teile der Umsätze bar abgewickelt. Diese Geschäfte bilden einen Schwerpunkt bei der Betriebsprüfung. Erfahren Sie daher, welche Anforderungen der Fiskus an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung stellt und wie Sie diese erreichen. Im ersten Teil stellt ASR Ihnen die Kassensysteme vor, verschafft Ihnen einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und macht Sie vertraut mit Ihren Aufzeichnungspflichten. |

Viele Systeme, die viel können

Die Art der Kassenführung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Daher finden sich in der Praxis viele unterschiedlichen Formen der Kassenführung:

 

  • „Offene Ladenkassen“, einfache EDV-Registrierkassen (ohne Einzeldatenspeicherung und ohne Datenexportschnittstelle) bei Klein- und Kleinstbetrieben, insbesondere in Kfz-Reparaturwerkstätten und im Gebrauchtwagenhandel.
  • Komplexe IT-/PC-Komplettlösungen mit integrierten Warenwirtschaftssystemen, Finanzbuchhaltung sowie Kassenführung bei großen Autohäusern.

 

Viele Autohäuser nutzen dabei komplexe Softwarelösungen unterschiedlicher Anbieter. Diese sind - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - z. B.:

 

  • CDK Global mit Produkten wie Autoline, DRACAR +, Optima 21, etc. (weitere Informationen unter www.cdkglobal.de),
  • attRiBut® Gesellschaft für Anwendungssoftware mbH mit dem Produkt KfzPilot® (www.attribut.de),

 

Für den Motoradhandel bietet z.B. die Firma CSB Bruns Börjes GmbH Softwarekomplettlösungen an.

 

Sämtliche Systeme beinhalten unterschiedliche Anwendungsbereiche wie

  • Fahrzeugverkauf,
  • Fahrzeugverwaltung,
  • Kunden-, Lieferantenverwaltung,
  • Finanzbuchhaltung inkl. Lohn- und Fakturalösungen,
  • Kassenverwaltung,
  • Warenwirtschaft,
  • Internethandel,
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kostenarten-, Kostenstellenrechnung.

 

Bei den vorgenannten Systemen handelt es sich um Datenverarbeitungs(DV)-Systeme (Haupt-, Vor- und Nebensysteme), mit denen Daten und Dokumente im Sinne der handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Auf die Bezeichnung des Datenverarbeitungssystems oder auf dessen Größe kommt es nicht an.

 

PRAXISHINWEIS | Zu Haupt-, Vor- und Nebensystemen gehören insbesondere:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Kassensysteme
  • Archivierungssysteme
  • Fakturierungsprogramme
  • Zahlungsverkehrssysteme
  • Warenwirtschaftssysteme
  • Auftrags- und Projektverwaltungssysteme
  • Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungssysteme
  • Zeiterfassungssysteme
  • Statistische Auswertungen
 

Die rechtlichen Grundlagen

Sämtliche Systeme und Softwarelösungen mussten bis 31. Dezember 2014 den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) entsprechen.

 

Seit dem 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD; BMF, Schreiben vom 14.11.2014, Az. IV A 4 - S 0316/13/10003, Abruf-Nr. 143316).

 

Hinsichtlich der Kassenführung ist zusätzlich seit dem 27. November 2010 das BMF-Schreiben zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ zu beachten (BMF, Schreiben vom 26.11.2010, Az. IV A 4 - S 0316/08/10004-07, Abruf-Nr. 110048).

 

PRAXISHINWEIS | Dafür, dass beide BMF-Schreiben zu beachten sind, spricht: Im BMF-Schreiben zu den GoBD findet sich kein Hinweis darauf, dass durch die GoBD das „alte“ BMF-Schreiben vom 26. November 2010 aufgehoben wird.

 

Aufzeichnungspflichten

Die folgenden Darstellungen zu den Aufzeichnungspflichten beschränken sich auf die PC-(Kassen-)Systeme und IT-Branchenlösungen, da diese überwiegend in der Kfz-Branche eingesetzt werden.

 

Vorweg: Es gibt kein von der Finanzverwaltung als ordnungsgemäß zertifiziertes EDV-Kassensystem bzw. PC-(Kassen-)System für die Automobil- und Motorradbranche. Auch „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter (z. B. von Unternehmensberatungen, Steuerberatern, Softwareunternehmen etc.) entfalten keine Bindungswirkung für die Finanzbehörde.

 

Buchführung für Kaufleute Pflicht

Als Kaufleute sind Sie verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen Ihre Handelsgeschäfte und die Lage Ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen (§ 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch [HGB]). Über § 140 Abgabenordnung [AO) gelten diese handelsrechtlichen Buchführungspflichten auch für die Besteuerung.

 

Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss sich in seiner Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 S. 3 HGB, § 145 Abs. 1 S. 2 AO). Dabei sind folgende Grundsätze einzuhalten:

 

  • Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
    • Vollständigkeit
    • Richtigkeit
    • Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
    • Ordnung
    • Unveränderbarkeit

 

Wichtig | Diese Grundsätze müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben. Insbesondere muss die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren lückenlos nachvollziebar sein. Erfüllt eine in der Kfz-Branche eingesetzte Softwarelösung diese Grundsätze nicht, liegt ein Aufzeichnungsmangel vor. Ein solcher berechtigt die Finanzverwaltung zu Zuschätzungen.

 

Grundsatz der Einzelaufzeichnung

Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB) erfordert die lückenlose und vollständige Aufzeichnung eines jeden Geschäftsvorfalls, d. h. dass jedes einzelne Handelsgeschäft - einschließlich der sich darauf beziehenden Kassenvorgänge - dokumentiert werden muss. Sie müssen also jede Betriebseinnahme und -ausgabe, jede Einlage und Entnahme (§ 238 Abs. 1 HGB, § 145 Abs. 1 S. 2 AO) soweit zumutbar mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls aufzeichnen. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und grundsätzlich des Namens des Vertragspartners.

 

Von der Einzelaufzeichnungspflicht gibt es im Kfz- und Motorradhandel sowie in den anderen Geschäftsbereichen (Reparatur, Service etc.) somit keine Ausnahme, weil eben nicht Waren von geringem Wert an eine Vielzahl von der Person her unbekannter Kunden verkauft werden. Auch für Bareinnahmen gibt es davon keine Ausnahme (BFH, Urteil vom 26.2.2004, Az. XI R 25/02, Abruf-Nr. 041242).

 

Wichtig | Der Name des Vertragspartners muss grundsätzlich aufgezeichnet werden. Beim Verkauf sogenannter Collections-Artikel (so die Bezeichnung bei Mercedes-Benz) wie zum Beispiel Uhren, Schmuck, T-Shirts, Taschen, Mützen, Schreibgeräte, Jacken, Manschettenknöpfe, Sonnenbrillen an nicht im System gespeicherte Autohauskunden - also nur in Ausnahmefällen - muss der Name des Kunden nicht erfasst werden.

 

Aufzeichnungen täglich

Grundsätzlich sollen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO). Als Bilanzierer müssen Sie daher täglich Kassenberichte und Kassenbücher (letztere auch in Form aneinander gereihter Kassenberichte) erstellen. Ausnahmsweise ist auch ein Festhalten der Einnahmen am Folgetag möglich, wenn zwingende betriebliche Gründe gegen eine Aufzeichnung noch am gleichen Tag sprechen bzw. es Ihnen als Unternehmer unzumutbar ist.

 

Wichtig | Der Ausnahmefall „Unzumutbarkeit“ wird im Kfz-Gewerbe kaum eintreten. Mit den eingesetzten PC-(Kassen-)Systemen und IT-Komplettlösungen werden elektronische Grund(buch)aufzeichnungen zur Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht tatsächlich technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch geführt, sodass in diesen Fällen diese Daten auch aufzubewahren und in maschinell auswertbarer Form der Finanzverwaltung vorzulegen sind.

 

PRAXISHINWEIS | Die in den DV-Systemen aufgezeichneten Geschäftsvorfälle genügen demnach den Mindestanforderungen der Einzelaufzeichnungspflicht.

 

Verantwortlichkeit

Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Kfz-Betrieb, d. h. der Unternehmer bzw. der/die Geschäftsführer der Gesellschaften, verantwortlich.

 

Sie müssen dafür Sorge tragen, dass das jeweilige System den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buch- und Kassenführung und auch den Verwaltungsanweisungen GoBD, GoBS, GDPdU etc. entspricht. Das gilt auch, wenn eine Spezialfirma die IT-Komplettlösung eingebaut hat und alle Beteiligten davon ausgehen, dass die Aufzeichnungen ordnungsgemäß erfolgen (BMF, Schreiben vom 14.11.2014, Az. IV A 4 - S 0316/13/10003, Rz. 21, Abruf-Nr. 143316).

Nachprüfbarkeit

Ordnungsgemäße Aufzeichnungen bzw. Dokumentationen (besser: Speicherungen) in diesen Systemen müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle vermitteln (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO, § 63 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung [UStDV]). Zugegeben, das ist bei der Komplexität der IT-Komplettlösungen mit einer Vielzahl von Datenbanktabellen und -prozeduren in der Praxis oft nicht einfach.

 

Die DV-Systeme müssen die Belegfunktion, die Grundbuchfunktion und die Journalfunktion erfüllen:

 

  • Belegfunktion, Grundbuchfunktion und Journalfunktion nach GoBD
  • Belegfunktion
  • Grundbuch

Eindeutige Belegnummer

Erfassungsdatum

Betrag, Mengen-, Wertangaben

Erfassungsuhrzeit

Währungsangabe

Festschreibung

Erläuterung des Geschäftsvorfalls

  • Journalfunktion

Belegdatum

Zeitlich geordnet

Bediener der Kasse

Vollständig

Skonti, Rabatte

Formal richtig

Zahlungsart

Unveränderbar

Steuersatz/-befreiung

 

 

Diese IT-Komplettlösungen müssen - wie jedes andere der Buchführung vorgelagerte System - von einem sachverständigen Dritten im Hinblick auf ihre formelle und sachliche Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO, Rz. 30-35 GoBD).

 

Jeder Geschäftsvorfall muss sich in seiner Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 145 Abs. 1 S. 2 AO). Diese Anforderung gilt auch für die IT-Komplettlösungen. Alle Geschäftsvorfälle müssen in einem Grundbuch (Datenbanktabellen) erfasst und unveränderbar gespeichert werden. Mit Eingabe im System müssen die AO-rechtlichen Grundsätze (Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und Unveränderbarkeit) erfüllt werden.

 

Anschließend muss ihre Verarbeitung in der betriebsinternen Buchführung bzw. Buchführung des Steuerberaters sowie in der der Bilanz und den Steuererklärungen prüfbar bleiben:

  • Progressiv vom Beleg zur Steuererklärung (Beleg → Grundbuch → Hauptbuch → Bilanz/GuV → Steuererklärung) und
  • retrograd (derselbe Weg zurück von der Steuererklärung zum Beleg).

 

PRAXISHINWEISE |

  • Die Gebote der Wahrheit und Vollständigkeit schließen das Verbot ein, Geschäftsvorfälle in Datenbanktabellen verrechnet oder saldiert darzustellen.
  • Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein (Anwendungserlass AO zu § 158 AO - Beweiskraft der Buchführung), der die Finanzverwaltung zu Zuschätzungen berechtigt.
 

Weiterführender Hinweis

  • Im zweiten Teil der Beitragsserie erfahren Sie, wie Sie dem Grundsatz „Keine Buchführung ohne Beleg“ im digitalen Zeitalter gerecht werden und welche Aufbewahrungs- bzw. Speicherpflichten Sie haben.
Quelle: Ausgabe 09 / 2016 | Seite 12 | ID 44080436