29.11.2023 · Fachbeitrag · Bilanz

Rückstellungen im Autohaus: So machen Sie die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geltend

von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage

| Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist für Gewerbetreibende gesetzlich vorgeschrieben. Das gilt auch für Autohäuser ‒ und deswegen müssen Sie zum Ende des Wirtschaftsjahres auch eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bilden. Aber wie? In welcher Höhe? Und was ist dabei zu beachten? ASR gibt in Teil 5 der Serie „Rückstellungen im Autohaus“ Antworten. |

Eine Aufbewahrungsrückstellung ist verpflichtend

Autohäuser sind nach HGB und AO zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Aufzubewahren sind z. B. zehn Jahre lang die Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Belegen und Unterlagen, Buchungsbelege, sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i. V. m. Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i. V. m. Abs. 3 AO). Eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i. V. m. Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i. V. m. Abs. 3 AO).

Mit dieser Pflicht sind natürlich hohe Aufwendungen verbunden. Seien es z. B. die Raumkosten für das Lager oder Kosten für ein Regalsystem. Da diese Aufwendungen erst in den folgenden Jahren bei Erfüllung der Aufbewahrungspflicht anfallen, sie sich jedoch wirtschaftlich auf das abgelaufene Geschäftsjahr beziehen (aus diesem stammen ja die aufzubewahrenden Unterlagen), ist für die künftig anfallenden Aufbewahrungskosten zum Ende des Geschäftsjahres eine gewinnmindernde Rückstellung zu bilden (§ 249 Abs. 1 HGB).