01.04.2006 | Handel über die Grenze

Anforderungen an die digitale Archivierung von Ausfuhrbelegen

Kfz-Betriebe gehen zunehmend dazu über, die nach den Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes aufzubewahrenden Unterlagen digital – also auf DVD oder CD-ROM – vorzuhalten. Das ist grundsätzlich zulässig, wenn das angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.  

Vorgaben der Finanzverwaltung

Was im Einzelnen bei der digitalen Archivierung zu beachten ist, hat das Bundesfinanzministerium im Wesentlichen in zwei Erlassen erläutert (Schreiben vom 1.2.1984, Az: IV A 7 – S 0318 – 1/84, BStBl 1984 I, 155; Schreiben vom 7.11.1995, Az: IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl 1995 I, 738). Über die Anforderungen ans Archivierungssystem haben wir auch bereits in Ausgabe 9/2002, Seite 8, berichtet. Sie finden den Beitrag auf Ihrer Archiv-CD-Rom.  

Sind alle Anforderungen erfüllt, können die Originale der Geschäftsunterlagen grundsätzlich vernichtet werden, was dem Unternehmen einiges an „Lagerkapazitäten“ für die dann überflüssigen Ordner mit all dem Papierwust erspart.  

Besonderheiten bei Ausfuhrbelegen