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DienstfahrtMit dem privaten Pkw zu Mandant*innen oder dem Gericht gefahren
Nicht immer steht dir für den Außendienst ein Firmenwagen zur Verfügung und nicht alle Orte kannst du mit öffentlichen Verkehrsmitteln zeitnah erreichen. So wird es immer mal wieder vorkommen, dass du für Fahrten zu Mandant*innen oder zum Gericht deinen privaten Pkw nutzen musst. Gut zu wissen ist es daher, dass du die Fahrtkosten nicht nur von der Steuer absetzen kannst, sondern dein*e Arbeitgeber*in sie dir auch steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten kann.
1. Der lukrative Abzug von Reisekosten
Wirst du außerhalb deiner Wohnung und außerhalb der Kanzlei beruflich tätig, übst du im steuerlichen Sinne eine Auswärtstätigkeit aus. Und weil die Kosten im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit Werbungskosten darstellen, kannst du sie steuermindernd geltend machen (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). Nutzt du für die Fahrten zu Mandant*innen oder Gerichten deinen privaten Pkw, hast du zwei Möglichkeiten für den steuermindernden Abzug:
Beispiel |
Du nimmst einen Gerichtstermin wahr. Weil kein Firmenwagen verfügbar ist, fährst du mit deinem privaten Pkw. Die einfache Entfernung beträgt 120 km. Lösung: Du kannst 72 EUR Werbungskosten steuermindernd geltend machen (120 km × 2 Fahrten × 0,30 EUR). Diesen Betrag trägst du in deiner Einkommensteuererklärung auf der Anlage N in der Zeile 66 ein. |
- Variante 1: Du machst die tatsächlich je Kilometer entstandenen Fahrzeugkosten geltend. Das ist zwar ein sehr genaues, aber auch kompliziertes Vorgehen. Denn weil das Finanzamt einen pauschalen Ansatz mit den Fahrzeugkosten laut ADAC-Autokostenrechner nicht anerkennt, musst du über das ganze Jahr nicht nur die für deinen Pkw insgesamt entstandenen Kosten, also Treibstoff, Reparaturen, Steuern, Versicherung und Abschreibung ermitteln, sondern auch den sich ergebenden Gesamtbetrag durch deine Jahresgesamtfahrleistung teilen. Nur so kannst du dem Finanzamt nachweisen, was dich jeder gefahrene Kilometer tatsächlich gekostet hat. Deine beruflich gefahrenen Kilometer multiplizierst du nun mit dem ermittelten Kilometersatz. Das Ergebnis sind die bei dir abzugsfähigen Werbungskosten. Dieses Vorgehen lohnt in der Praxis vor allem, wenn du einen Neuwagen nutzt. Denn hier erhöht die Abschreibung des Pkw erheblich den Kostensatz je Kilometer.Jeden Kilometer exakt berechnen und ansetzen
- Variante 2: Viel einfacher hast du es hingegen, wenn du dich auf § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG berufst. Nach dieser Vorschrift ist es zulässig, dass du für jeden mit deinem privaten Pkw beruflich gefahrenen Kilometer pauschal 0,30 EUR als Werbungskosten ansetzt (Hin- und Rückfahrt).Pauschale für Dienstreise: 0,30 EUR/km
2. Steuerfreie Arbeitgebererstattungen möglich
Deine Fahrtkosten von der Steuer absetzen ist nicht das höchste der Gefühle. Denn dein*e Arbeitgeber*in kann dir die Fahrtkosten auch steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten (§ 3 Nr. 13/16 EStG). Das hat für dich den Vorteil, dass du den Betrag brutto wie netto auf deinem Konto erhältst, während dir das Finanzamt bei einem Werbungskostenabzug nur eine steuerliche Entlastung gemessen an deinem Grenzsteuersatz von maximal 45 % bietet. Zudem setzt dein Arbeitgeber die dir gezahlte Fahrtkostenentschädigung selbst als Betriebsausgabe von der Steuer ab.
Beachte — Ob dir dein*e Arbeitgeber*in die Fahrtkosten erstattet, liegt an ihr/ihm. Eine Pflicht zur Erstattung besteht nur, wenn diese vertraglich vereinbart ist – z. B. durch eine entsprechende Klausel in deinem Arbeitsvertrag.
Von beidem – also Werbungskostenabzug und steuerfreien Erstattungen – kannst du aber nicht gleichzeitig profitieren. Denn insoweit, wie dir dein Arbeitgeber die Fahrtkosten steuer- und beitragsfrei erstattet, reduziert sich gemäß § 3c Abs. 1 EStG dein Werbungskostenabzug. Aus diesem Grund bis du dazu verpflichtet, die von deinem Arbeitgeber erhaltenen Fahrtkostenerstattungen in deiner Einkommensteuererklärung auf der Anlage N in der Zeile 71 einzutragen.
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