04.03.2008 | Buchführung

Elektronische Belege auf dem Vormarsch – Anforderungen an die Archivierung

Nach dem Steuerrecht sind auch Zahnärzte als Unternehmer verpflichtet, Belege und Geschäftsbriefe über festgelegte Zeiträume hinweg zu verwahren. Nicht wenige Geschäftsvorgänge werden dabei inzwischen online abgewickelt. In vielen Praxen herrscht jedoch im Zuge dieser fortschreitenden Verbreitung der Onlineabwicklung Unklarheit über die aktuellen Anforderungen an die Archivierung.  

Auch bei der steuerlichen Betriebsprüfung ist die frist- und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen immer ein Prüfungspunkt. So gehören Fragen wie „Wurden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten?“ oder „Entspricht die Aufbewahrungsform den gesetzlichen Anforderungen?“ zum Standardfragenkatalog eines jeden Betriebsprüfers. Der folgende Beitrag informiert Sie über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und nimmt Stellung zu verschiedenen Aufbewahrungsformen.  

Aufbewahrungsfristen

Der Gesetzgeber verlangt grundsätzlich im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Zahnarztpraxen, alle steuerlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren. Hierbei hat der Zahnarzt zwei Fristen zu beachten. So sind beispielsweise Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Abrechnungsgutschriften der KZV bzw. KV, Inventare, Gewinnermittlungen und Lohnbelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Verträge, erhaltene und verschickte Geschäftsbriefe sind hingegen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren.  

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Bücher, in die Gewinnermittlung oder in das Inventar erfolgt ist, der Geschäftsbrief (auch E-Mail) abgeschickt oder empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.