29.12.2016 · Fachbeitrag · Buchführung

Geschäftsunterlagen - das darf 2017 in den Reißwolf

| Zu Beginn eines Jahres stellt sich jedem Inhaber eines Maklerunternehmens die Frage, welche Geschäftsunterlagen er aussortieren und vernichten darf, um Platz für neue Unterlagen zu schaffen. Die Antwort liefert die folgende alphabetisch sortierte Übersicht „Aufbewahrungsfristen 2017“ mit allen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist jetzt abgelaufen ist. |

PRAXISHINWEISE | Sie müssen zur Aufbewahrung Folgendes wissen:

Geschäftsunterlagen sind je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.

Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Abs. 3 AO).

Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Mehr dazu in WVM 7/2011, Seite 14.

Weiterführende Hinweise

Übersicht „Aufbewahrungsfristen 2017“ auf wvm.iww.de → Abruf-Nr. 44442959

Beitrag „Das müssen Sie zur Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen wissen“, WVM 10/2014, Seite 13 → Abruf-Nr. 4290783

Beitrag „Neue Bewertung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen“, WVM 7/2011, Seite 9 → Abruf-Nr. 27727570

Unterlagen	aus dem Jahr und früher		Unterlagen	aus dem Jahr und früher		Unterlagen	aus dem Jahr und früher		Unterlagen	aus dem Jahr und früher
Abrechnungsunterlagen¹⁾		2006	Darlehensunterlagen		2010	Kalkulationsunterlagen		2010	Sachkonten		2006
Abtretungserklärungen		2010	Datensicherungen		2006	Kassenberichte, -bücher		2006	Saldenbestätigungen		2006
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung		2006	Dauerauftragsunterlagen		2010	Kassenzettel¹⁾		2006	Schadensunterlagen		2010
			Debitorenlisten		2006	Kontenpläne und Kontenplanänderungen		2006	Scheck- und Wechselbelege		2010
			Depotauszüge		2006				Schriftwechsel		2010
Aktenvermerke		2010				Kontenregister		2006	Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung		2006
Angebote		2010	Eigenbelege		2006	Kontoauszüge		2006
Anhang z. Jahresabschluss²⁾		2005	Eingangsrechnungen		2006	Kreditunterlagen		2006	Spendenbescheinigungen		2010
Anlagevermögensbücher und -karteien		2006	Einheitswertbescheide		2006				Steuerunterlagen		2006
			Essensmarkenabrechnungen¹⁾		2006	Lageberichte²⁾		2005
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage		2010				Lieferscheine		2006	Telefonkostennachweise¹⁾		2006
			Fahrtenbücher		2006	Lohnbelege (nach HGB)		2006
Auftragsbestätigungen		2010	Fahrtkostenerstattungen¹⁾		2006	Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)		2010	Überstundenlisten		2010
Ausgangsrechnungen		2006	Finanzberichte		2010
Außendienstabrechnungen¹⁾		2006							Umsatzsteuer-voranmeldungen		2006
			Gehaltslisten		2006	Magnetbänder mit Buchfunktion		2006
Bankbelege		2006	Geschäftsberichte		2006
Bankbürgschaften		2010	Geschäftsbriefe		2010	Mahnbescheide		2010	Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)		2006
Bauakten		2010	Geschenknachweise		2010	Mietunterlagen		2006
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger		2006	Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)		2006				Verkaufsbücher		2006
						Nachnahmebelege		2010	Vermögensverzeichnis		2006
Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen		2006	Grundbuchauszüge		2010	Nebenbücher		2006	Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)		2010
			Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)		2006
Bestellunterlagen		2010				Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung		2006	Versand- und Frachtunterlagen		2010
Betriebsabrechnungsbögen		2006	Gutschriftsanzeigen		2006
Betriebskostenrechnung¹⁾		2006							Versicherungspolicen		2010
Betriebsprüfungsberichte		2010	Handelsbriefe		2010	Pachtunterlagen		2006	Verträge		2010
Bewertungsunterlagen		2006	Handelsbücher		2006	Postscheckbelege		2006
Bewirtungsunterlagen		2006	Handelsregisterauszüge		2010	Preislisten		2010	Wareneingangs- und -ausgangsbücher		2006
Bilanzen (Jahresbilanzen)²⁾		2005	Hauptabschlussübersicht		2006	Protokolle		2010
Bilanzunterlagen²⁾		2005				Provisionsabrechnungen¹⁾		2006	Wechsel		2010
Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)		2006	Inventuren		2006	Prozessakten		2010
			Investitionszulagenbelege		2010				Zahlungsanweisungen		2006
Buchungsanweisungen		2006				Quittungen		2006	Zinsberechnungen		2010
Buchungsbelege		2006	Jahresabschlusserläuterungen²⁾		2005				Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)		2006
						Rechnungen		2006
COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)		2006	Journale für Hauptbuch und Kontokorrent		2006	Reisekostenabrechnungen¹⁾		2006
						Repräsentationsaufwendungen		2006
Courtage-Abrechnungen¹⁾		2006				Rentenversich.-nachweise		2006
¹⁾Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist) ²⁾ Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2006