29.10.2013 · Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen

Smartphone, EDV und Software steuergünstig an Mitarbeiter überlassen oder bezuschussen

| Bereits im November 2012 hat „WVM“ Sie informiert, wie Sie Ihren Mitarbeitern betriebliche EDV, Software, Tablets oder Smartphones - die in Ihrem Eigentum bleiben - steuer- und sozialversicherungsfrei privat überlassen bzw. die Nutzung arbeitnehmereigener Geräte bezuschussen können. Mitte des Jahres wurde nun auch die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung bei der Schenkung entsprechender Geräte auf sämtliche Datenverarbeitungsgeräte ausgedehnt. Das ist der Anlass, Ihnen nachfolgend die Regeln detailliert vorzustellen. |

Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG

Die private Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten, die im Eigentum des Arbeitgebers stehen, war schon bisher steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Aufgrund der technischen Entwicklung hat der Gesetzgeber mit dem „Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften“ vom 8. Mai 2012 den § 3 Nr. 45 EStG erweitert. Steuerfrei sind demnach die Vorteile des Mitarbeiters

aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör,

aus der privaten Nutzung von System- und Anwendungsprogrammen, die Sie als Arbeitgeber auch in Ihrem Maklerbüro einsetzen, und

aus den Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbracht werden.

Welche Mitarbeiter sind begünstigt?

Die Steuerbefreiung kommt - wie bisher - nur in Bezug auf Mitarbeiter in einem aktiven Dienstverhältnis in Betracht. Hierunter fällt auch ein Minijob.

Beispiel

Mitarbeiterin A arbeitet seit 1. Januar 2013 auf 450-Euro-Minijob-Basis in Ihrem Büro. Sie haben ihr ein Handy unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Für die Telefonnutzung fallen durchschnittlich 30 Euro im Monat an.

Ergebnis: Der geldwerte Vorteil aus der separaten Telefonnutzung des betrieblichen Handys ist nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Durch den steuerfreien Arbeitslohn wird die Minijob-Grenze von 450 Euro nicht überschritten.

Vorteile müssen nicht zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden

Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.

PRAXISHINWEIS | Sie können mit Ihrem Mitarbeiter vereinbaren, dass er einen bestimmten steuerpflichtigen Barlohnbetrag zugunsten der Überlassung beispielsweise eines PC oder Handys verzichtet. Dabei müssen die allgemeinen Regelungen zur Barlohnumwandlung, insbesondere die arbeitsrechtlich wirksame Änderung des Arbeitsvertrags bzw. zumindest eine Änderung der Lohnabrechnung, erfüllt sein. Sonst drohen Schwierigkeiten bei der Sozialversicherung.

Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie Zubehör

Steuerfrei ist die private Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und betrieblichen Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör.

Zu den Telekommunikationsgeräten zählen Telefon, Handy oder Fax.

Klassische Datenverarbeitungsgeräte sind beispielsweise Personalcomputer, Laptops, Notebooks, Tablets oder Smartphones. Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten:

- Der Begriff „Datenverarbeitungsgerät“ ist gesetzlich nicht definiert. Bei neuartigen Geräten kann es daher zu Abgrenzungsproblemen kommen.

- Datenverarbeitungsgeräte müssen gegenüber reinen Abspielgeräten abgegrenzt werden, wie zum Beispiel E-Reader, Digital-Kameras, DVD- oder MP3-Player. Die Überlassung dieser Geräte ist nicht nach § 3 Nr. 45 steuerfrei (BT-Drs. 17/9811).

- Für werkseitig fest eingebaute Navigationsgeräte gilt die Steuerbefreiung ebenfalls nicht, weil diese Bestandteil des Pkw sind (BFH, Urteil vom 16.2.2005, Az. VI R 37/04; Abruf-Nr. 051814). Ein loses Navigationsgerät dürfte dagegen ein Datenverarbeitungsgerät und nach § 3 Nr. 45 steuerfrei sein.

Steuerfrei ist nicht nur die Nutzung der Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte, sondern auch deren Zubehör. Dazu gehören Monitore, Drucker, Beamer, Scanner, Modem, Netzwerkswitch, Router, Hub, Bridge, ISDN-Karte, SIM-Karte, UMTS-Karte, LTE-Karte, Ladegeräte, Transportbehältnisse wie Laptop-Tasche oder Handy-Hülle.

Steuerfrei ist ferner die Erstattung der laufenden Kosten für den Betrieb der Geräte, insbesondere die Telefon- und Verbindungsgebühren sowie die Kosten für Updates und Anwendungsprogramme, zum Beispiel Apps. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber die Telekommunikationsverträge abgeschlossen hat.

PRAXISHINWEIS | Bei den Kosten für Apps und Anwendungen stellt sich die Frage der Abgrenzung zu reinen Unterhaltungs-Apps. Beschränken Sie sich daher bis zu einer Verwaltungsanweisung auf die steuerfreie Übernahme der Kosten für beruflich nutzbare Apps und Anwendungen. Eine schriftliche Vereinbarung mit dem Mitarbeiter sowie eine regelmäßige Kontrolle durch die Buchhaltung kann nicht schaden.

Die Steuerbefreiung gilt nicht nur für die Privatnutzung im Maklerbüro, sondern auch, wenn Ihr Mitarbeiter die Geräte zu Hause oder unterwegs nutzt.

Wichtig | Eine Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG ist nur möglich, wenn die Geräte Ihnen als Arbeitgeber zivilrechtlich gehören.

Beispiel

Sie überlassen Ihrem Mitarbeiter B ein betriebliches Smartphone auch zur privaten Nutzung. B meldet das Gerät auf den eigenen Namen beim Telekommunikationsanbieter an. Sie erstatten B die Grundgebühren.

Ergebnis: Die Kostenübernahme ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, weil es sich um ein betriebliches Telekommunikationsgerät handelt.

PRAXISHINWEIS | Schließen Sie mit dem Mitarbeiter eine schriftliche Vereinbarung über die Überlassung. Legen Sie darin auch ausdrücklich fest, dass der Mitarbeiter das Gerät bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgeben muss.

System- und Anwendungsprogramme

Steuerfrei ist die private Nutzung von System- und Anwendungsprogrammen, die Sie als Arbeitgeber auch in Ihrem Maklerbüro einsetzen. Damit sind auch die Home-Use-Programme in § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Diese Regelung gilt rückwirkend ohne Zeitbegrenzung. Unter die Begünstigung fallen Betriebssysteme, Browser, Virenscanner und Software-Programme. Steuerfrei sind auch alle in diesem Zusammenhang erbrachten Dienstleistungen, wie zum Beispiel die Installation durch ein Softwarehaus oder die hauseigene EDV-Abteilung.

Beispiel

Sie stellen in Ihrem Maklerbüro sämtliche Office-Produkte einschließlich Betriebssystem auf eine neue Version um. Aufgrund einer Vereinbarung mit dem Hersteller können Ihre Mitarbeiter dieselbe Version des Software-Pakets für 25 Euro erwerben, im freien Handel hätten sie mindestens 199 Euro bezahlen müssen. Ergibt sich beim Aufspielen auf den privaten PC ein Problem, unterstützt Ihr EDV-Spezialist Ihre Mitarbeiter. Gegebenenfalls wird auf den privaten PC der Mitarbeiter das Betriebssystem erneuert. Die Kosten hierfür tragen Sie als Arbeitgeber.

Ergebnis: Da Ihre Mitarbeiter mit dem gleichen Programm arbeiten, ist § 3 Nr. 45 EStG anwendbar. Die Mitarbeiter haben zwar grundsätzlich einen geldwerten Vorteil in Höhe von 174 Euro (199 Euro ./. 25 Euro) erhalten, dieser bleibt jedoch steuer- und damit auch sozialversicherungsfrei.

Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG greift nicht, wenn Sie einem Mitarbeiter ein Elektronik-Gerät schenken oder verbilligt übereignen. Tun Sie dies zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, können Sie den geldwerten Vorteil allerdings pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG). Der Vorteil ist, dass die pauschalversteuerte Leistung sozialversicherungsfrei bleibt.

PRAXISHINWEIS | Mit dem „Gesetz zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften“ vom 7. Juni 2013 ist die Lohnsteuerpauschalierung nun rückwirkend ab dem 1. Januar 2013 auf alle Datenverarbeitungssysteme ausgeweitet worden.

Damit sind alle oben genannten Geräte samt Zubehör begünstigt, selbst wenn nur Zubehör oder Software verschenkt wird. Obwohl - anders als bei der Steuerbefreiung - keine Begrenzung auf betrieblich genutzte Geräte gilt, steht die Datenverarbeitung im Vordergrund. Abspielgeräte dürften deshalb auch hier nicht begünstigt sein. Reine Telekommunikationsgeräte wie beispielsweise ein Handy ohne Internetzugang hat die Finanzverwaltung bereits bisher ausgeschlossen (R 40.2 Abs. 5 Satz 4 Lohnsteuer-Richtlinien [LStR]).

Steuerfreier Auslagenersatz für berufliche Nutzung

Wollen Sie Ihrem Mitarbeiter kein Gerät aus dem Bestand überlassen, können Sie dem Mitarbeiter die Kosten für die „berufliche“ Nutzung dessen eigener Geräte als steuer- und sozialversicherungsfreien Auslagenersatz zahlen (§ 3 Nr. 50 EStG). Den Umfang der betrieblichen Nutzung muss Ihr Mitarbeiter nachweisen. Ohne Nachweis ist der steuerfreie Ersatz auf 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro im Monat begrenzt. Dabei dürfen Sie den monatlichen Durchschnittsbetrag aus den Rechnungen für einen Dreimonatszeitraum jeweils für ein Jahr zugrunde legen.

Beispiel

Ein Mitarbeiter, der nachweislich von zuhause aus beruflich telefoniert und das Internet beruflich nutzt, hat eine Flatrate von 45 Euro monatlich. Die 45 Euro gelten für den repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Davon können Sie ihm - ohne Einzelaufzeichnungen - 20 Prozent steuerfrei erstatten, also 9 Euro monatlich.

Wichtig | Wenn Sie ihm auch die privaten Aufwendungen erstatten, handelt es sich insoweit um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Zuschüsse für die private Internetnutzung

Sie können auch die „private“ Internetnutzung Ihres Mitarbeiters bezuschussen. Zahlen Sie ihm einen Betrag von bis zu 50 Euro im Monat zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und versteuern Sie den Betrag pauschal mit 25 Prozent, bleibt die Zahlung sozialversicherungsfrei (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG, R 40.2 LStR).

Wichtig | Ihr Mitarbeiter muss lediglich schriftlich bestätigen, in welcher Höhe ihm Kosten entstehen. Eine Pauschalversteuerung zu den tatsächlichen Kosten ist bis 50 Euro im Monat zulässig.

Weiterführender Hinweis