13.02.2013 · Nachricht · Einnahmen-Überschussrechnung

Aufzeichnungen über die Bareinnahmen bei § 4 Abs. 3 EStG

Anmerkung

§ 4 Abs. 3 EStG enthält keine Verpflichtung zur Aufzeichnung der Einnahmen und/oder der Betriebsausgaben. Eine Verpflichtung zur Aufzeichnung ergibt sich jedoch für die Unternehmen, die den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, aus § 22 UStG i.V. mit §§ 63 bis 68 UStDV. Zwar sind umsatzsteuerrechtliche Aufzeichnungen keine Aufzeichnungen „nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen“ i.S. des § 140 AO. Die Aufzeichnungsverpflichtung aus einem Steuergesetz wirkt aber, sofern dieses Gesetz keine Beschränkung auf seinen Geltungsbereich enthält oder sich eine solche Beschränkung aus der Natur der Sache ergibt, unmittelbar auch für andere Steuergesetze, also auch für das Einkommensteuergesetz.

Bei einer Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG besteht grundsätzlich keine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs. Weder § 22 UStG noch die UStDV enthalten eine Regelung, dass vereinnahmte Barentgelte in einem Kassenbuch aufzuzeichnen sind. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Vereinnahmtes Geld wird sofort Privatvermögen. Die Feststellung eines Kassenbestands, für den ein Kassenbuch bei einer Gewinnermittlung nach dem Bestandsvergleich aufgrund ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich ist, kommt nicht in Betracht.

Nach § 146 Abs. 5 S.1 HS 2 AO müssen die Aufzeichnungen lediglich so geführt werden, dass sie dem konkreten Besteuerungszweck entsprechen. Der Nachweis der vollständigen Erfassung der Betriebseinnahmen kann daher auch durch eine geordnete Belegsammlung erbracht werden, wenn diese ebenso wie Kassenaufzeichnungen nachgeprüft werden kann.

Dies bedeutet zunächst, dass die Bareinnahmen und Barausgaben auch bei einer Einnahmeüberschussrechnung in entsprechender Anwendung des § 146 Abs. 1 S. 2 AO täglich aufzuzeichnen sind. Das Erfordernis der Zeitnähe bedingt außerdem regelmäßig, dass der Steuerpflichtige die Aufzeichnungen selbst führen muss. Es ist nicht ausreichend, wenn er die Kassenbelege nur sammelt und sie dann seinem Steuerberater oder seinem Buchführungshelfer übergibt, der die Zahlen dann zeitlich später aufzeichnet.

Außerdem hat auch ein Einnahmenüberschussrechner die (Bar-)Einnahmen grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität (Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert) besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedoch nicht für Einzelhändler, die Waren an ihnen der Person nach unbekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen. Diese müssen nur die Tageseinnahmen - also den Saldo der während des Tages getätigten Geschäftsvorfälle - festhalten. Gerade in den Fällen, in denen Steuerpflichtigen eine Einzelaufzeichnungspflicht nicht zugemutet werden kann, muss die Einnahmeermittlung aber nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein.

Praxishinweise

Damit die fortlaufende, vollständige und richtige Verzeichnung der Geschäftsvorfälle gewährleistet und erwiesen wird, sind folgende Vorkehrungen hilfreich:

• Wird kein Kassenbuch geführt, kann die Vollständigkeit der Aufzeichnungen durch eine geordnete Belegablage dokumentiert werden, weil die Aufzeichnungen dann ebenfalls so geführt werden, dass sie dem konkreten Besteuerungszweck genügen. Eine solche Vorgehensweise ist allerdings nicht möglich, wenn keine Einzelaufzeichnungen praktiziert werden, sondern nur die Tageslosungen festgehalten werden.

• Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Tageseinnahmen in einer Summe aufzuzeichnen und diese Summe zusätzlich durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachzuweisen. In einem solchen Fall ist es zwar nicht erforderlich, den Kassenbestand täglich zu ermitteln. Es müssen aber die Ursprungsaufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben aufbewahrt und in gewissen Abständen der tatsächliche Kasseninhalt mit dem buchmäßigen Kassenbestand abgeglichen werden.

• Stattdessen können die Bareinnahmen aber auch anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Bei dieser Aufzeichnungsvariante ist die Aufbewahrung der Kassenstreifen usw. entbehrlich. ABER: Verwendet der Steuerpflichtige Kassenberichte zur Dokumentation seiner Einnahmen, dann müssen diese Kassenberichte auch ordnungsgemäß sein. Bei widersprüchlichen Eintragungen in den Kassenberichten fehlt es an der von der Rechtsprechung geforderten nachvollziehbaren und überprüfbaren Dokumentation der Einnahmeermittlung.

Die bloße handschriftliche Liste der täglichen Umsätze ohne Aufbewahrung weiterer Belege ist keine ordnungsgemäße Aufzeichnung der Betriebseinnahmen. In solchen Fällen ist nicht ersichtlich, von wem, wann und auf welche Weise die jeweiligen Tagesumsätze ermittelt worden sind. Die erklärten Tagesumsätze bestehen in diesen Fällen nur aus einer Zahl, deren Herkunft und Richtigkeit nicht nachprüfbar ist.