01.09.2005 | Checkliste

Wegweiser zur optimalen Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung

von StB Dipl.-Ing.-Ökonom Andreas Bielesch, Hamburg

Auch der Freiberufler sollte rechtzeitig dafür sorgen, dass sein EDV-System den elektronischen Datenzugriff gewährleistet. Denn hat das FA erst einmal den Prüfungstermin festgelegt, ist es hierfür meistens schon zu spät. Der folgende Beitrag erläutert die bislang gewonnenen praktischen Erfahrungen zur digitalen Betriebsprüfung und gibt Hilfestellungen zu deren optimaler Begleitung.

1. Vorbereitende Maßnahmen

Zunächst sollten die Sachverhalte herausgefiltert werden, die in den vergangenen Betriebsprüfungen Prüfungsschwerpunkte waren und zu Diskussionen mit dem Prüfer führten. In einem zweiten Schritt sind die Sachverhalte vor dem Hintergrund zu bewerten, welche Prüfungshandlungen nunmehr zu erwarten sind, welche steuerlich relevanten Daten ermittelt werden müssen und wie deren technische Umsetzung zu erfolgen hat. Jedenfalls sind künftig neben den üblichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, auch Dokumente und Daten betroffen, die durch eine digitale Speicherung zusätzlich in das Sichtfeld des Prüfers fallen und auch maschinell ausgewertet werden können – z.B. EXCEL - Tabellen, Stammdaten, Mails etc.

Für die anschließende Zukunftsbetrachtung werden die steuerlich relevanten Daten sodann definiert und digital archiviert. An dieser Stelle obliegt es dem Steuerpflichtigen selbst, ob er die betreffenden Daten als praxis- bzw. kanzleispezifisch beurteilt oder nicht. Grenzwertdaten sollten hier stets dokumentiert werden. Denn bei unzutreffender Qualifizierung von Daten kann das FA im Rahmen seines pflichtgemäßen Ermessens verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachträglich ermöglicht.

Beachte: Bei Verstößen kann das FA ein Zwangsmittel von maximal 25.000 EUR erlassen. Das FA greift in derartigen Fällen jedoch bevorzugt auf die Möglichkeit der Schätzung von Besteuerungsgrundlagen zurück. Um dies zu vermeiden, sollte die Qualifizierung der steuerrelevanten Daten dokumentiert werden.