GStB Gestaltende Steuerberatung
Steuerplanung - Steueroptimierung - Gestaltungsmodelle

Ausgabe 02/1996, Seite 17

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Musterfall

Nutzungsüberlassung eines Kfz - Versteuerung des Privatanteils bei häufigem Fahrzeugwechsel

Ein Steuerpflichtiger betreibt einen Kraftfahrzeughandel der Marken VW und Audi. Er unterhält permanent etwa zehn Vorführwagen, die von bestimmten Angestellten auch zu Privatfahrten genutzt werden dürfen. Eine einzelne Zuordnung der Fahrzeuge auf diese Arbeitnehmer erfolgt nicht. Der Steuerpflichtige möchte von seinem Steuerberater wissen, wie er die Fahrzeugüberlassung lohnversteuern muß. Insbesondere aufgrund des häufigen Fahrzeugwechsels bestehen Schwierigkeiten bei der Ermittlung des Privatanteils.

1. Allgemeines

Die Privatnutzung der Firmenwagen durch Mitarbeiter unterliegt schon seit Jahren der Lohnsteuer. Ab 1996 bestehen aber nur noch zwei Möglichkeiten, um den zu versteuernden Privatanteil an den Kfz-Kosten zu ermitteln: nach der "Ein-Prozent-Regelung" oder per Einzelnachweis durch Führen eines Fahrtenbuchs. Zu Einzelheiten verweisen wir auf unseren Beitrag "Privatnutzung eines Firmen-Pkw", den wir in der Beilage zur Ausgabe 10/95 veröffentlicht haben. Neue Abonnenten können den Beitrag kostenlos bei unserem Leser-Service anfordern.

Aufgrund des häufigen Fahrzeugwechsels der Mitarbeiter bereitet die Ermittlung des Privatanteils in der Kfz-Branche aber besondere Schwierigkeiten, auf die wir nachfolgend näher eingehen.

2. Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

Die Arbeitnehmer müssen den Privatanteil an den Kfz-Kosten lohnversteuern, wenn sie ihren Firmen-Pkw auch zu Privatzwecken nutzen dürfen. Bei der Ein-Prozent-Regelung wird pauschal monatlich ein Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises (zuzüglich Sonderausstattung) versteuert. Hinzu kommen monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungs-Km für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Oft wird es günstiger sein, den tatsächlichen Privatanteil durch das Führen eines Fahrtenbuchs und die Ermittlung der einzelnen Kfz-Kosten zu belegen. Insbesondere bei hochpreisigen Pkw oder wenn nur wenig Privatfahrten unternommen werden, ist die Fahrtenbuch-Regelung vorteilhaft. In vielen Kfz-Betrieben wird es aber gar nicht möglich sein, die Fahrtenbuch-Regelung in Anspruch zu nehmen - so auch in unserem Musterfall.

Soll im Musterfall die Fahrtenbuch-Regelung angewandt werden, so müßte zunächst jeder der Angestellten seine Eintragungen in einem Fahrtenbuch vornehmen, das für jedes Fahrzeug getrennt zu führen wäre. Sodann müßten die Kosten der Fahrzeuge im einzelnen festgehalten werden. Weiterhin ist erforderlich, daß die exakt ermittelten Kosten nach der privaten Fahrleistung des jeweiligen Angestellten verteilt werden. Schließlich wäre zu ermitteln, in welchem Umfang die einzelnen Arbeitnehmer die Firmen-Pkw für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen. Die hierauf entfallenden Kosten müßten ebenfalls aufgeteilt werden - ein schier unmögliches Unterfangen.

Daher bleiben letztlich nur zwei Möglichkeiten übrig: Der Steuerpflichtige weist seinen Angestellten jeweils nur bestimmte Fahrzeuge zu oder er nimmt die Ein-Prozent-Regelung in Kauf.

3. Zuweisung bestimmter Fahrzeuge

Der Steuerpflichtige kann seinen Angestellten jeweils ein bestimmtes Fahrzeug für einen bestimmten Zeitraum zuweisen. In diesem Fall könnte eventuell auch der Angestellte bestimmen, ob er die Ein-Prozent-Regelung in Kauf nimmt oder lieber ein Fahrtenbuch führt. Da allerdings auch hier die Kosten für das Fahrzeug einzeln zu ermitteln sind, sollte die Zuordnung für einen längeren Zeitraum vorgenommen werden. Als Richtschnur könnte ein Zeitraum von sechs Monaten dienen.

Es stellt sich natürlich die Frage, welches Fahrzeug den Angestellten zugeordnet werden soll. Ein Geschäftsführer, der beipielsweise einen Audi A8 mit einem Listenpreis von 120.000 DM nutzt, müßte immerhin 1.200 DM monatlich lohnversteuern, wenn er nicht auf die Fahrtenbuch-Regelung zurückgreifen will. Steuerlich günstig wäre es in diesem Fall, wenn er beispielsweise einen VW-Polo mit einem Listenpreis von 20.000 DM nutzt. Dann müßte er nur 200 DM monatlich versteuern. Hinzu kommen allerdings jeweils noch Beträge bei Nutzung des Wagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitstätte.

Im Endeffekt bleibt es dem Verhandlungsgeschick des Unternehmers oder den Wünschen der Mitarbeiter vorbehalten, welches Fahrzeug die Angestellten zu Privatzwecken nutzen dürfen.

Es sollte aber daran gedacht werden, daß ein Betriebsprüfer mißtrauisch werden könnte, wenn ein Geschäftsführer "nur" einen VW-Polo nutzt. Aus diesem Grunde sollte dokumentiert und am besten vertraglich geregelt werden, welches Fahrzeug der jeweilige Angestellte nutzt. Eine Muster-Vereinbarung haben wir Ihnen auf den folgenden Seiten abgedruckt.

4. Ein-Prozent-Regelung in Kauf nehmen

Möchte der Steuerpflichtige seinen Angestellten keine festen Pkw zuweisen, muß er die Ein-Prozent-Regelung anwenden und für die Privatnutzung monatlich ein Prozent des Listenpreises lohnversteuern. Selbst dies ist noch mit "steuertechnischen" Problemen verbunden. Bei jedem Fahrzeugwechsel wäre nämlich eine neue Berechnung erforderlich.

Beispiel: Die Angestellten eines VW-Audi-Betriebs nutzen von Januar bis März 1996 jeweils ausschließlich Polos für Privatfahrten (Listenpreis 20.000 DM). Von April bis Dezember nutzen sie Passats (Listenpreis 45.000 DM). Es sind pro Pkw zu versteuern:


Polo        3 Monate x 1 Prozent von 20.000 DM =       600 DM
Passat      9 Monate x 1 Prozent von 45.000 DM =     4.050 DM



Das Beispiel ist natürlich stark vereinfacht. Bei häufigem Fahrzeugwechsel wird die Berechnung kompliziert. Daher bleibt als Ausweg,  einen "gewogenen Durchschnitt" aus den Listenpreisen aller Firmen-Pkw zu bilden und auf diesen Durchschnittswert die Ein-Prozent-Regelung anzuwenden.

Zwei Dinge müssen allerdings beachtet werden: Die Versteuerung nach einem Durchschnittswert kann zu Ungerechtigkeiten führen, wenn einige der Mitarbeiter hochpreisige Firmen-Pkw, andere dagegen "nur" Kleinwagen fahren. In diesem Fall müßten die "Kleinwagen-Fahrer" einen Teil der Privatfahrten der "Luxusklasse-Fahrer" mitversteuern. Zu überlegen wäre in diesem Fall, ob der Arbeitgeber die Lohnsteuer übernimmt, um den "Betriebsfrieden" zu wahren.

Aufgrund bislang fehlender eindeutiger Anweisungen der Finanzverwaltung ist es empfehlenswert, die Bildung des Durchschnittswerts im Rahmen einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG bestätigen zu lassen.

Exkurs: Privatnutzung untersagen

Viele Arbeitgeber stellen ihren Angestellten Dienstwagen zur Verfügung, die sie ausschließlich für Dienstreisen und eventuell für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen dürfen; Privatfahrten werden untersagt. In diesen Fällen unterbleibt eine Zurechnung des privaten Nutzungsanteils - allerdings muß der Arbeitgeber das Verbot der Privatnutzung überwachen (OFD Erfurt 15.11.95, S 2334 A - 36 - St 331, NWB Fach 1, 400; a.A. FG Niedersachsen 4.9.94, EFG 95, 167).

Diese "Überwachung" kann zum Beispiel erfolgen durch

  • die Verpflichtung der Arbeitnehmer, ihre Fahrzeuge nach Beendigung der Arbeit auf dem Firmengelände abzustellen,
  • einen Abgleich der gefahrenen Kilometer mit der dem Arbeitnehmer für berufliche Fahrten zur Verfügung gestellten Kraftstoffmenge,

» das Bekunden eines erheblichen Interesses an einer beschränkten Nutzung des Kfz, da es sich um einen für den Wiederverkauf bestimmten Vorführwagen handelt.

» Die Arbeitnehmer sollten sich außerdem vertraglich verpflichten, das Kfz ausschließlich für berufliche Fahrten zu verwenden.

Unseres Erachtens dürfen dabei keine überhöhten Anforderungen an den Arbeitgeber gestellt werden (in diesem Sinne wohl auch FG Niedersachsen aaO). In der Kfz-Branche sollte es ausreichend sein, das Verbot vertraglich zu regeln, da ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der bestmöglichen Veräußerung besteht. In anderen Branchen wird man wohl aber nicht umhinkommen, weitere "Überwachungsmaßnahmen" zu ergreifen. Auch hier ist es sicherlich empfehlenswert, die gewählte Methode durch eine Anrufungsauskunft bestätigen zu lassen.

Vertrag über die Nutzung eines Firmen-Pkw

1. Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin verpflichtet sich, im Rahmen der Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben gemäß  ......   des Arbeitsvertrages notwendig werdende Fahrten im Pkw durchzuführen.

2. Die Firma behält sich vor, im Einzelfall, wenn dies aus geschäftlichen Gründen notwendig erscheint, eine Bahn- oder Flugreise anzusetzen. Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin ist berechtigt, von sich aus mit der Bahn zu fahren, wenn die Witterung es erfordert und die Tourenplanung es erlaubt. In diesem Fall erstattet die Firma eine Bahnfahrt ... Klasse. Es ist von der für die Firma bestehenden Verbilligungsmöglichkeit (Bahncard) Gebrauch zu machen.

3. Die Firma überläßt ab ....... das Fahrzeug ....... mit polizeilichem Kennzeichen ......... dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin zur dienstlichen und privaten Nutzung (auch durch Familienangehörige).

oder:

Eine Überlassung des Fahrzeugs an Dritte ist unzulässig. Hiervon ausgenommen ist die Überlassung an Familienangehörige bei erlaubten Privatfahrten, sofern diese eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Dritte Personen sollen nur mitgenommen werden, wenn hierfür ein betriebliches oder geschäftliches Interesse besteht. Bei Mitnahme sonstiger Personen ist die Haftung der Firma auszuschließen. Hat der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Haftung nicht ausgeschlossen, so hat er/sie die Firma von jeder Haftung freizustellen.

Die Überlassung ist begrenzt bis zum: .......................

4. Für die Fahrzeuggestellung einschl. Privatnutzung gelten folgende Bestimmungen:

a) Die lohnsteuerrechtliche Behandlung der Privatnutzung richtet sich nach den jeweils maßgeblichen Vorschriften. Demnach ist zur Zeit zu versteuern:

Monatlich 1 % vom Brutto-Listenpreis (zzgl. der Kosten für Sonderausstattungen) = ........ DM. Sofern steuerpflichtige Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung anfallen sollten, erhöht sich der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil entsprechend den lohnsteuerlich maßgebenden Vorschriften.

Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen, das den steuerlichen Anforderungen entspricht. In diesem Fall können statt der vorstehend genannten Regelung die tatsächlich auf die Privatnutzung entfallenden Kosten des Pkw lohnversteuert werden. Der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil erhöht sich auch hier um den gesetzlich vorgeschriebenen Betrag, sofern Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung anfallen sollten.

b) Die Firma übernimmt die Kosten des Fahrzeugbetriebs. Die Betriebskosten für Öl, Benzin usw. bei Urlaubsfahrten und sonstigen Privatfahrten über 50 km übernimmt jedoch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin.

c) Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin hat der Firma seinen/ihren Führerschein vor Übernahme des Wagens und danach jeweils im halbjährlichen Abstand unaufgefordert vorzulegen. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt ein Führerscheinentzug erfolgen, ist dies der Firma sofort mitzuteilen.

d) Es ist selbstverständlich, daß das Fahrzeug jederzeit einer ordnungsgemäßen Pflege und Wartung unterzogen und im betriebssicheren Zustand gehalten wird. Die notwendigen Maßnahmen ergeben sich aus dem beigefügten Kundenscheckheft.

Sämtliche Kundendienstarbeiten und Reparaturen müssen im Betrieb des Arbeitgebers durchgeführt werden. Zuwiderhandlungen gehen zu Lasten des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin. Notwendig erscheinende Reparaturen sind der Geschäftsleitung unverzüglich anzuzeigen. Reparaturen bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geschäftsleitung. Unfälle sind dieser sofort zu melden.

e) Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin haftet für Schäden am Kraftfahrzeug, die durch die unsachgemäße Behandlung entstehender sog. Betriebsschäden von der Kaskoversicherung grundsätzlich ausgenommen sind, zum Beispiel ein Motorschaden wegen ungenügenden Ölstandes.

Ferner hat der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Firma von allen Haftpflichtansprüchen Dritter freizustellen, die wegen seines/ihres Verhaltens durch die Kraftfahrzeug-Haftpflichtversicherung nicht gedeckt sind. Dies kommt u.a. in Betracht, wenn ein Unfall auf abgefahrene Reifen zurückzuführen ist; ferner, wenn eine Obliegenheitverletzt wurde, die bei Eintritt des Versicherungsfalles vom Lenker des Fahrzeugs zu erfüllen gewesen wäre. Zu den Obliegenheitsverletzungen gehören z.B. Fahrerflucht, ungenügende Aufklärung des Versicherers über den Unfallhergang, keine oder unwahre Angaben über Alkoholgenuß, wenn hiernach gefragt ist.

f) Zur Ausstattung gehören 2 Sätze Schlüssel, 1 Warndreieck, 1 vorschriftsmäßiger Verbandskasten, ..................

g) Die Gebrauchsüberlassung ist an das bestehende Arbeitsverhältnis gebunden und endet automatisch mit Ende des Arbeitsverhältnisses. Die Firma behält sich vor, nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses, insbesondere im Falle einer Freistellung des Mitarbeiters von seinen/ihren Aufgaben, das Fahrzeug vorzeitig herauszuverlangen.

5. Im Falle eines Führerscheinentzugs ist die Firma berechtigt, das Fahrzeug einschließlich aller notwendigen Unterlagen und Schlüssel unverzüglich in ihren Gewahrsam zu nehmen.

6. Für jeden privat genutzten Kilometer zahlt der Arbeitnehmer an die Firma einen Kostenanteil von ...... DM zuzüglich Mehrwertsteuer.

Der Anteil der Privatfahrten ist im Fahrtenbuch zu vermerken, bei der Kostenabrechnung anzugeben und wird im Rahmen der Abrechnung zur Verrechnung gebracht.

Für die Sonderausstattung zahlt der Arbeitnehmer an die Firma einen Kostenanteil von ....... DM zuzüglich Mehrwertsteuer. Der Betrag ist in .... Raten, fällig am ....., ....., zu zahlen.

...................                                                                                ..........................

Arbeitgeber                                                                                 Arbeitnehmer

Hinweis: Bei dem abgedruckten Vertragsmuster handelt es sich um einen Vorschlag. Im Einzelfall sind die vertraglichen Regelungen durch einen Rechtsanwalt unter Einbeziehung des gesamten Vertragswerkes auf die speziellen Bedürfnisse des Mandanten hin zu formulieren.

Quelle: Gestaltende Steuerberatung - Ausgabe 02/1996, Seite 17

Quelle: Ausgabe 02 / 1996 | Seite 17 | ID 103093