14.12.2010 | Publizitätspflichten

Praktische Erfahrungen und Empfehlungen zur elektronischen Offenlegung

von StBin Dipl. Fwin (FH) Jutta Liess, Traunreut

Der IT-gestützte Austausch von Finanz- und Unternehmensdaten ist heute eine Selbstverständlichkeit - auch über die EU-Grenzen hinaus. Über mehr als drei Jahre nach der Umstellung des Handelsregisters auf den voll elektronischen Betrieb liegen nun Erfahrungswerte und auch Neuerungen im Bereich der elektronischen Offenlegung vor. Zudem besteht seit Anfang 2010 nicht mehr die Möglichkeit, Jahresabschlüsse auch auf Papier zur Offenlegung einzureichen. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Fragen, wer - wann - was - wo und wie offenlegen muss und wo es Gestaltungsspielräume gibt.

1. Wer?

Grundsätzlich haben folgende Unternehmen Jahresabschlüsse offenzulegen:

Kapitalgesellschaften, z.B. GmbH, AG, KGaA (auch kleine),

Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter, z.B. GmbH & Co. KG,

eingetragene Genossenschaften,

Kreditinstitute, Finanzdienstleister, Pensionsfonds, Versicherungen,

große Personenhandelsgesellschaften, Einzelkaufleute, wirtschaftliche Vereine und öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute, wenn sie die Größenkriterien des Publizitätsgesetzes übersteigen (d.h., zwei der folgenden drei Kriterien werden drei Jahre hintereinander überschritten: Bilanzsumme über 65 Mio. EUR, Jahresumsatz größer 130 Mio. EUR, Arbeitnehmerzahl größer 5.000, § 1 Abs. 1 PublG),

Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften.

Im Folgenden wird nur auf die Rechtsformen üblicher Mittelstandsunternehmen - Kapitalgesellschaft sowie GmbH & Co. KG - eingegangen. Die Besonderheiten der Offenlegung von Konzernabschlüssen werden nicht erläutert. Hinweis: Einzelunternehmen sowie z.B. OHG, KG, GbR, Vereine und Stiftungen sind prinzipiell nicht zur Offenlegung - und damit auch nicht zur elektronischen - verpflichtet (Ausnahmen gelten bei Überschreitung der oben genannten Kriterien des Publizitätsgesetzes).

2. Warum?

Die strengeren Anforderungen an die Rechnungs- und Offenlegung der GmbH sowie GmbH & Co. KG können als „Preis” für die auf das Gesellschaftsvermögen beschränkte Haftung gesehen werden. Die Veröffentlichung der Unternehmensdaten soll die Kontrolle und Transparenz der Unternehmensleitung gewährleisten. Schließlich möchten sowohl Geldgeber als auch Geschäftspartner wissen, was mit ihrem Geld- bzw. ihren Sach- oder Dienstleistungen passiert. Außerdem soll die elektronische Offenlegung die Transparenz im Sinne von Kommunikation und Austausch zwischen Unternehmern erhöhen. Die Finanz- und Wirtschaftswelt braucht eine schnelle Verfügbarkeit von Daten. Mit dem elektronischen Unternehmensregister wurde im Sinne des „one stop shopping“ eine zentrale Stelle geschaffen, bei der alle wesentlichen Unternehmensdaten gebündelt und jederzeit abrufbereit stehen. Diese Informationspolitik soll die moderne Volkswirtschaft ankurbeln.