01.01.2007 | So buchen Sie richtig
Garantie, Sachmängelhaftung und Kulanz
In der Praxis tauchen häufig Fragen zur Verbuchung bzw. umsatzsteuerlichen Behandlung von Zahlungen im Zusammenhang mit Garantieleistungen, Sachmängelhaftung und Kulanz auf. Wir geben im Folgenden die Antworten auf diese Fragen.
Abgrenzung der Begriffe
Zunächst wollen wir die Begriffe Garantie, Sachmängelhaftung und Kulanz aus kaufrechtlicher Sicht kurz erläutern.
Garantie
Die Garantie ist eine freiwillige Leistung des Herstellers. Sie bezieht sich auf die Funktionsfähigkeit bestimmter Teile (oder des gesamten Fahrzeugs) über einen bestimmten Zeitraum. Soweit der Hersteller eine solche Garantie ausspricht, hat der Kunde einen unmittelbaren Anspruch gegenüber dem Hersteller.
Gleiches gilt bei der Händlergarantie, falls der Händler beim Verkauf eines GW oder (selten) eines Ersatzteils eine Garantie zusagt.
Sachmängelhaftung
Anders stellt sich die Sachmängelhaftung (früher: Gewährleistung) dar. Sie ist ein gesetzliches Recht, das dem Käufer unmittelbar gegenüber dem Händler (nicht gegenüber dem Hersteller) zusteht. Mit der Sachmängelhaftung steht der Händler dafür ein, dass das verkaufte Fahrzeug im Zeitpunkt des Verkaufs frei von Mängeln ist.
Die gesetzliche Gewährleistungsfrist beträgt grundsätzlich zwei Jahre. Sie wird in der Regel durch Allgemeine Geschäftsbedingungen oder einzelvertraglich auf zwölf Monate beschränkt. In der Praxis greift die Sachmängelhaftung im Autohaus regelmäßig im Fall des Verkaufs eines GW bzw. einer Reparaturleistung.
Kulanz
Von der Sachmängelhaftung zu unterscheiden ist die Kulanz. Bei der Kulanz handelt es sich um Reparatur- und Serviceleistungen auf freiwilliger Basis. Die Kulanz kommt in Betracht nach Ablauf der Garantie- bzw. Gewährleistungsfrist und dient eher der Kundenbindung als der Erfüllung rechtlicher Pflichten.
Umsatzsteuerliche Auswirkungen der Herstellergarantie
Im Garantiefall muss der Hersteller den Schaden beseitigen. In der Regel repariert der Händler im Auftrag des Herstellers. Der Händler erbringt also gegenüber dem Hersteller eine Reparaturleistung und erhält hierfür Geld. Damit unterliegt dieser Vorgang als Leistungsaustausch (Reparaturleistung gegen Geld) der Umsatzsteuer. Für die Abrechnung dieses Vorgangs gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Möglichkeit
Der Händler schreibt an den Hersteller eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuer-Ausweis.
Buchung
Hersteller | an | Garantieerlös Lohn bzw. Teile |
|
| Umsatzsteuer * |
VAK Teile | an | Teilebestand |
Beachten Sie: Für den Fall, dass der Hersteller nur einen Teil des Rechnungsbetrags überweist, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Garantieabteilung erforderlich.
Praxisproblem
Wie sollten Sie vorgehen, wenn der Hersteller Ihnen zusätzlich eine Gutschrift mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer erteilt? In diesen Fällen muss der Händler der Gutschrift widersprechen (R 184 Absatz 4 Umsatzsteuer-Richtlinien), da er ja über seine Leistung per Rechnung abgerechnet hat.
Unser Tipp: Unseres Erachtens reicht es aus, dies auf der Gutschrift zu vermerken und dem Hersteller diese per Fax (Protokoll aufbewahren!) zuzuleiten. Die „Gutschrift“ ist nur als Zahlungs-Avis zu sehen, die mit der Buchung „Bank an Kunde ,Hersteller´“ zu erfassen ist.
2. Möglichkeit
Der Händler beantragt per Garantieantrag beim Hersteller die Erstattung seiner Kosten ohne Ausweis von Umsatzsteuer. Für Kontrollzwecke werden diese Garantieanträge in den meisten Autohäusern auf kalkulatorische Konten gebucht:
Buchung
Kalkulatorisches Konto (zum Beispiel „6000“)* | an | Konten für Teile und Lohn (zum Beispiel „6100“) |
VAK Teile | an | Teilebestand |
Inwieweit dem Garantieantrag entsprochen wurde, erkennt man an der Abrechnung des Herstellers, die in Form einer Gutschrift (mit Umsatzsteuerausweis) erfolgt.
Buchung
Kunde „Hersteller“ | an | Garantieerlöse Lohn bzw. Teile |
|
| Umsatzsteuer |
Der Abgleich der Erlöskonten mit den kalkulatorischen Konten zeigt, in welchem Umfang den Garantieanträgen entsprochen wurde.
Beachten Sie: Umsatzsteuerlich ist diese Vorgehensweise insoweit zu beanstanden, als die Umsatzsteuer erst im Zeitpunkt der Zahlung (Eingang der Gutschrift) an das Finanzamt abgeführt wird, eigentlich aber bereits im Zeitpunkt der Leistungserbringung fällig ist.
Umsatzsteuerliche Auswirkungen der Händlergarantie
Bei der Händlergarantie ist zwischen drei Modellen zu unterscheiden, und zwar zwischen dem
- Versicherungsmodell über eine Garantieversicherung,
- Hausgarantiemodell und
- Mischmodell.
Versicherungsmodell
Beim Versicherungsmodell (Abschluss einer Garantieversicherung zu Gunsten des Kunden) hat nur der Kunde gegenüber der Garantieversicherung einen Anspruch auf Erstattung der Reparaturkosten. Die Reparaturleistung des Autohauses erfolgt an den Kunden. Dem Kunden ist eine entsprechende Rechnung mit Umsatzsteuer-Ausweis zu stellen.
Hausgarantie-Modell
Beim Hausgarantie-Modell erhält der Kunde entgeltlich oder unentgeltlich eine Zusage, dass der Händler an den Kunden unentgeltlich Reparaturleistungen im Rahmen der Garantiezusage erbringt. Es handelt sich um nicht umsatzsteuerbaren Schadenersatz.
Mischmodell
Beim Mischmodell hat der Kunde zwei Alternativen: Entweder er lässt das Fahrzeug kostenlos vom Händler reparieren. Dann ist wie beim Hausmodell zu verfahren. Oder er lässt das Fahrzeug in einer Drittwerkstatt reparieren und sich die Kosten von der Versicherung erstatten. Dann ist wie beim Versicherungsmodell zu verfahren.
Unser Tipp: Zum Thema Händlergarantie können Sie einen ausführlichen Beitrag in Ausgabe 10/2005, Seite 5 bis 8 lesen. Sie finden ihn auch auf Ihrer Archiv-CD-Rom.
Gewährleistung und Kulanz
Verkauft der Händler einen GW, bei dem zum Beispiel nach drei Monaten ein Gewährleistungsfall auftritt, erbringt er dem Kunden gegenüber zwar eine Leistung. Da dieser dafür aber nichts zahlt, fällt keine Umsatzsteuer an. Dasselbe gilt in Kulanzfällen.
Wichtig: Soweit der Kunde oder ein Dritter (zum Beispiel der Hersteller) eine Zuzahlung leistet, entsteht insoweit Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abzuführen ist.
