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· Fachbeitrag · Kosten senken

12 Kostenverursacher erkennen und sofort beseitigen

von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz

| „Rechtsanwälte, die sich bei ihren Angaben auf Schätzungen verlassen, geben im Mittel eine Kostenquote von 50 Prozent an“ (Hommerich/Kilian, Vergütungsbarometer 2009, Soldan Institut für Anwaltsmanagement). Kennen Sie Ihre Kostenquote? Im Detail oder geschätzt? Verlassen Sie sich nicht auf Schätzungen. Gehen Sie Ihre Kostenplanung möglichst konkret an. Mit den folgenden 12 Praxistipps fällt es Ihnen dann leicht, Ihre tatsächliche Kostenquote deutlich zu senken. |

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick

Ermitteln Sie zunächst Ihre Kosten. Unterscheiden Sie dabei zwischen Fixkosten und variablen Kosten:

 

  • Zu den Fixkosten zählen vor allem Personalkosten und Raumkosten. Diese beiden Blöcke machen einen Großteil der Fixkosten aus.
  • Variable Kosten fallen in unterschiedlicher Höhe und unregelmäßig an. Einsparmöglichkeiten sind hier schnell umzusetzen.

 

PRAXISHINWEIS | Im Online-Service von „Anwalt und Kanzlei“ finden Sie eine Checkliste, die Ihnen hilft, die wichtigsten Kostenpositionen zu erfassen und ?deren Beträge den Überprüfungszeitpunkten zuzuordnen.

 

2. Kostenfallen aufspüren

Kostenfallen verbergen sich überall. Sie sichtbar zu machen, ist der nächste Schritt. Bevor Sie beginnen, Kosten zu reduzieren, legen Sie zunächst das Ziel fest. So können Personalkosten zwar durch das Entlassen von Mitarbeitern gesenkt werden. Dies hat aber unter Umständen längere Bearbeitungszeiten oder Qualitätsverluste zur Folge. Besser ist es, zu prüfen, wie die ?Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei optimiert werden können (s.u., S. 11 bis 14).

 

Motivierte Mitarbeiter sind für Sie und Ihre Mandanten sehr wertvoll. Fragen Sie daher Ihre Mitarbeiter, wo aus deren Sicht Einsparpotenziale sind. Sie werden staunen, welche Hinweise und Ideen Sie erhalten. Eine regelmäßige Mitarbeiterbesprechung hilft, Schwachstellen aufzudecken und Lösungen zu entwickeln, die Ihrer Kanzlei zugutekommen. Neben der persönlichen Anerkennung sind auch Belohnungssysteme wirksam. Mitarbeiter, die sich im Bereich Kosteneinsparung engagieren, sollten ausgezeichnet werden. In größeren Kanzleien kann das der „Mitarbeiter des Monats“ sein. Auch monetäre Anreize, z.B. Incentive-Reisen oder besondere Fortbildungen, für einzelne Mitarbeiter oder das Team (unter Berücksichtigung der steuerlichen Möglichkeiten) zeigen, dass sich gemeinsame Anstrengungen lohnen.

 

a) Wiedervorlagen

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Akten, Posteingängen oder Arbeiten, die unnötig sind? Im Umgang mit Wiedervorlagen ist erhebliches Einsparpotenzial verborgen. Aber Vorsicht: Wiedervorlagen sind keine Fristsachen! Bei Letzteren stellt der BGH hohe Anforderungen an die ausschließlich elektronische Fristenverwaltung (BGH 29.5.12, VI ZB 55/11, ?Abruf-Nr. 121631). Daher sind folgende Ausführungen auf diese nicht anwendbar.

 

„Weil es schon immer so gemacht wurde“ werden Wiedervorlagen in vielen Kanzleien routinemäßig in jeder Akte (meist mit Monatsfrist) notiert. Diese Wiedervorlagen werden im Handaktenbogen, oft zusätzlich im Papierkalender und auch im Computer notiert. Auszubildende oder Mitarbeiter drucken Wiedervorlagelisten aus, suchen die Akten dazu (wo ist die Akte, wenn sie sich nicht im Schrank befindet?) und legen sie dem Rechtsanwalt zur Bearbeitung vor. Da Wiedervorlagen weder wichtig noch dringend sind, türmen sich in manchen Anwaltszimmern Berge von Akten, die auf eine Bearbeitung warten. Mitarbeiter, die Posteingänge zu den Akten suchen, können ein Lied davon singen. Um den Schreibtisch wieder frei zu bekommen, sind häufig Schiebeverfügungen (einen Monat weiterlegen) an der Tagesordnung. Diese Akten werden dann personalintensiv wieder in den Aktenschrank einsortiert. Dieser Vorgang wiederholt sich täglich, wöchentlich, am 10., 20. und 30. eines jeden Monats oder in einem anderen Rhythmus.

 

PRAXISTIPP 1 | So optimieren Sie Ihre Wiedervorlagen und reduzieren Ihren Aufwand erheblich:

 

  • a)Notieren Sie Wiedervorlagen ausschließlich im Computer.
  • b)Versehen Sie die Wiedervorlagen immer mit einem individuellen Grund.
  • c)Der individuelle Grund ermöglicht es, die Akte entweder
    • selbst zu bearbeiten,
    • zu delegieren oder
    • weiterzulegen,
    • gegebenenfalls mit neuem Wiedervorlagengrund.
  • d)Je nach Arbeitsweise:
    • Bearbeiten Sie täglich Ihre Wiedervorlagen am Computer.
    • Prüfen Sie anhand Ihrer Wiedervorlagenliste, welche Akten tatsächlich ?bearbeitet und welche weitergelegt oder delegiert werden können.
 

So vermeiden Sie die tägliche und meist unnötige Bewegung von vielen Akten und sparen sowohl für sich und Ihre Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit ein.

 

b) Uneinheitliche Arbeitsabläufe

Häufig findet man in Kanzleien für jeden Anwalt eine unterschiedliche Handhabung vor. Je mehr Anwälte, desto sinnvoller ist es, einheitliche Abläufe festzulegen.

 

PRAXISTIPP 2 | Definieren Sie Arbeitsabläufe und legen Sie Standards fest. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in diese Umstrukturierung ein. Individualität ist hier fehl am Platz.

 

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, im Krankheits- oder Vertretungsfall helfen festgelegte Regeln, Fehler zu vermeiden und Zeit sinnvoll zu nutzen.

 

c) Raumkosten

Sofern Sie Dienstleister (externes Personal) bei der Reinigung Ihrer Kanzleiräume nutzen, helfen auch hier konkrete Regeln und definierte Zeiträume, um Kosten zu sparen und die optimale Wirkung zu erzielen. Dies gilt auch für externes Personal in anderen Bereichen Ihrer Kanzlei.

 

Stellen Sie die Raumkosten auf den Prüfstand, wenn ohnehin ein Wechsel ansteht. Ein allein aufgrund zu hoher Kosten ins Auge gefasster Umzug wird in der Regel durch die Nachteile des Umzugs an sich und dessen Kosten wenig sinnvoll sein. Läuft jedoch der Mietvertrag aus, und es stehen Verhandlungen über die Beendigung oder Verlängerung des Mietverhältnisses an, kann je nach Situation eine Reduzierung der Raumkosten erreicht werden.

 

Bei den Nebenkosten kann ein sparsamer Umgang mit Strom (häufig ein großer Kostenfaktor in Kanzleien) - z.B. durch den Austausch von technischen Geräten - Kosteneinsparungen bringen (s.u., Praxistipp 3). Auch das Heizungs- und Lüftungsverhalten sollte kontrolliert werden.

 

d) Zahlungsmodalitäten

Bei den variablen Kosten ist zu prüfen, welche Kosten monatlich, quartalsweise oder jährlich anfallen. Bereits bei einer Umstellung von monatlicher auf jährliche Zahlungsweise, z.B. bei Versicherungen, reduziert sich der Beitrag. Insgesamt sollten Versicherungen auf die Bedürfnisse der Kanzlei ?abgestimmt werden. Dies fängt bei der Berufshaftpflichtversicherung an (achten Sie auf eine einheitliche Versicherungssumme je Berufsträger, damit Sie im Regressfall vollständige Deckung haben) und geht bis zur betrieblichen Inhaltsversicherung.

 

e) Technik

Viel Geld verschlingt mittlerweile die Technik in der Anwaltskanzlei. Prüfen Sie, welche Hardware- und Softwarewartungsverträge vorliegen. Immer noch erlebt man in der Praxis, dass Wartungsverträge für Faxgeräte oder Telefonanlagen jahrelang laufen, die in keinem Verhältnis zum Wert des Geräts oder der Anlage stehen. Wer über einen Wechsel seiner Anwaltssoftware nachdenkt, sollte die Wartungsverträge rechtzeitig kündigen, meist werden diese für ein Jahr im Voraus berechnet. Sofern noch Kopiergeräte im Einsatz sind, ist die Anzahl der monatlichen Kopien zu kontrollieren. Häufig wird für eine bestimmte Anzahl von Fotokopien ein Pauschalbetrag entrichtet. Stimmt diese Zahl noch mit dem Bedarf der Kanzlei überein?

 

PRAXISTIPP 3 | Achten Sie bei der Anschaffung von technischen Geräten sowohl auf die Energieeffizienz als auch - z.B. bei Druckern - auf den Seitenpreis. Hier gibt es sparsame Modelle, deren Wahl sich auszahlt. Vereinheitlichen Sie Ihr ?Beschaffungswesen durch den systematischen Austausch, sodass im Idealfall in der ganzen Kanzlei nur ein Tonermodell zu bevorraten ist.

 

 

PRAXISTIPP 4 | Lagern Sie Ihre tägliche Datensicherung aus. Ob Sie sich für die Cloud entscheiden oder Ihre Datensicherung außer Haus aufbewahren, entscheiden Sie. Keine Versicherung kann Ihnen den Ärger und den Aufwand ersetzen, wenn der „GAU“ eintritt.

 

 

f) Miete, Leasing oder Kauf?

Bei Miete oder Leasing zahlen Sie für die Nutzung, der Betrag kann sofort abgesetzt werden. Beim Kauf wird der Kaufpreis - je nach Gegenstand, z.B. bei Computer & Co. drei Jahre, bei Büromöbeln dreizehn Jahre - über die Nutzungsdauer verteilt, abgeschrieben. Dies führt, z.B. bei der Entscheidung, ob die Kanzlei eine Anwaltssoftware kauft oder mietet, dazu, dass auf Dauer gemietete Anwaltssoftware weitaus teurer ist, da in der Regel die Entscheidung für eine Software langfristig betrachtet wird.

 

g) Fortbildungskosten

Die Ausgaben für Literatur, Datenbanken und Fortbildung sollten im Rahmen eines Jahresbudgets betrachtet werden.

 

Checkliste?/ So prüfen Sie Ihre Fortbildungskosten

  • Vergleichen Sie zunächst, auf welchem Stand sich Ihre Literatur befindet ?(Aktualität, Notwendigkeit von Loseblatt-Sammlungen oder Zeitschriften mit reinen Urteilstexten, die man im Internet kostenlos recherchieren kann, etc.) und welche Kosten dadurch verursacht werden. Entscheiden Sie, ob Sie wirklich alle Werke benötigen oder auf welche Sie verzichten können.

 

  • Wer nutzt die Bibliothek? Bevorzugen Sie Print- oder Online-Produkte? Wenn mehrere Anwälte in einer Kanzlei ein Standardwerk benötigen und sich innerhalb der Kanzlei auf die Suche begeben, wo sich der Kommentar gerade befindet, ist dies im Endeffekt teurer als genügend Kommentare vorzuhalten. Fragen Sie das Nutzerverhalten ab, damit Sie ein genaues Bild erhalten.

 

  • Wie erfolgt die Beschaffung? Welchen Service bietet Ihnen Ihr Buchhändler? Bevorzugen Sie die Lieferung aus einer Hand oder bestellen Sie „mal hier, mal da“? Aufgrund der Buchpreisbindung ist bei Literatur der Preis nicht das Kriterium. Ausschlaggebend kann der Service sein, den Sie erhalten. Bestellen Sie bei einem Anbieter, der neben Literatur auch Fachbedarf anbietet, könnte mit einer Jahreszielvereinbarung auch ein Spielraum für eine Kostenoptimierung gegeben sein.

 

  • Erstellen Sie einen Jahresplan für Ihre Fortbildung und die Ihrer Mitarbeiter. Welche Fortbildungen sind notwendig (FAO) und welche sind sinnvoll oder dienen der Motivation? So können Sie rechtzeitig die geeigneten Seminare und die passenden Referenten finden. Legen Sie Wert auf bestimmte Referenten, prüfen Sie, bei welchen Veranstaltern diese vortragen. Häufig gibt es Preisunterschiede bei den Veranstaltern, obwohl Thema und Referent identisch sind.
 

 

PRAXISTIPP 5 | Prüfen Sie, ob E-Learning oder Online-Seminare für Sie geeignet sind. Wenn Sie auf den persönlichen Austausch verzichten, sparen Sie Reisekosten und Zeit. Manche Fortbildungen sind bereits nach FAO anerkannt.

 

h) Beschaffungswesen

Haben Sie Ihr Beschaffungswesen? Oder wird erst bestellt, wenn etwas fehlt bzw. es zu spät ist (z.B. Milch oder Zucker bei der Mandantenbewirtung, die letzte Rolle Toilettenpapier)? Oft werden erst dann alle Hebel in Bewegung gesetzt, Zeitaufwand und Kosten sind nebensächlich, bis der Mangel behoben ist.

 

PRAXISTIPP 6 | Definieren Sie einen Verantwortlichen für Bürobeschaffungen und statten Sie ihn mit einem Budget aus. Bei variablen Vergütungssystemen könnte die Unterschreitung dieses Budgets für einen Bonus genutzt werden.

 

 

PRAXISTIPP 7 | Legen Sie fest, wo Bürobedarf aufbewahrt wird und nach welchem System eine Information an die zuständige Person zwecks Nachbestellung erfolgt. Ermitteln Sie, wie häufig bestellt wird und welche Mengen sinnvoll sind. Stellen Sie Regeln auf, die auch Lieferzeit und Mengen berücksichtigen. Vermeiden Sie Mindermengenzuschläge für Kleinstbestellungen und andererseits Lagerhaltung für Briefbogen und Visitenkarten, die irgendwann nicht mehr aktuell sind.

 

 

PRAXISTIPP 8 | Preishopping ist zeitaufwändig und auf Dauer teurer. Bei Produkten, die regelmäßig in der Kanzlei benötigt werden, sind die Qualität (billiges Papier, das Papierstau verursacht, kostet Arbeitszeit und Nerven) und die Zuverlässigkeit des Lieferanten entscheidend. Wer Rosinenpickerei betreibt, vergeudet mehr Zeit, als er vermeintlich an Kosten einspart.

 

 

PRAXISTIPP 9 | Kann es mit einem örtlichen Lieferanten Synergieeffekte geben, Empfehlungen oder Mandate? Beim persönlichen Netzwerken sollte auch dieser Aspekt berücksichtigt werden. Wenn kleinere Lieferanten aussterben, weil der Wettbewerb mit ruinösen Preisen den Markt umwirbt, folgt die Ernüchterung, sobald der Monopolist die Preise anzieht und dann die Alternative fehlt.

 

 

PRAXISTIPP 10 | Was wird wie oft benötigt? Erstellen Sie je nach Größe der Kanzlei einen wöchentlichen oder monatlichen Bedarfsplan. Der Buchungsaufwand ist identisch, wenn die Quittung für 1,50 EUR oder 150 EUR gebucht werden muss.

 

 

PRAXISTIPP 11 | Vereinbaren Sie mit Lieferanten einen Skontoabzug bei schneller Zahlung. Dadurch reduzieren Sie den Preis und sind ein gern gesehener Kunde.

 

 

PRAXISTIPP 12 | Vereinbaren Sie nach Kalkulation Ihres Bedarfs mit Lieferanten eine Gesamtregelung, die bei einem gewissen Volumen einen Preisnachlass beinhaltet. So können Sie sicher sein, dass Sie immer zum besten Preis kaufen.

 

 

Weiterführender Hinweis

  • In einer der folgenden Ausgaben von „Anwalt und Kanzlei“ lesen Sie zum Thema „Kostenfallen“, wie Sie Ihre eigenen Forderungen schneller beitreiben und Fehler vermeiden.
Quelle: Ausgabe 01 / 2013 | Seite 10 | ID 39567270