14.10.2013 · Fachbeitrag · Kfz-Kosten

Mit Musterformulierungen den geldwerten Vorteil beim Dienstwagen reduzieren

von StB Dipl.-Finw. (FH) Susanne Weber, WTS Steuerberatungsges. mbH, und RA Dipl.-Betrw. (FH) Hauke Hintze, WTS Legal Rechtsanwaltsges. mbH

| In der September-Ausgabe hat „WVV“ Sie informiert, wie sich die aktuelle BFH-Rechtsprechung auf den geldwerten und damit lohnsteuerpflichtigen Vorteil für die Privatnutzung eines Dienstwagens auswirkt. Viele Agenturinhaber stehen nun vor der Frage, wie zum Beispiel ein Privatnutzungsverbot oder eine Beschränkung der Privatfahrten auf Fahrten zwischen Wohnung und Agentur wirksam vereinbart werden können. Lesen Sie nachfolgend, wie Sie diese Ziele mit Musterformulierengen erreichen. |

Überlassung zur dienstlichen und privaten Nutzung

Überlassen Sie Ihrem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur dienstlichen und privaten Nutzung, ist der geldwerte Vorteil grundsätzlich nach der Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln. Nur wenn der Mitarbeiter ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, kann der Vorteil auch in Höhe der tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs je privat gefahrenem Kilometer angesetzt werden.

Dies kann Ihr Mitarbeiter auch noch in seiner Einkommensteuer-Erklärung tun, selbst wenn Sie den Lohnsteuerabzug pauschal vorgenommen haben (Abschnitt R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 Satz 4 Lohnsteuer-Richtlinien). Ihr Mitarbeiter kann damit möglicherweise seine Einkommensteuerbelastung senken, die gezahlten Sozialversicherungsbeiträge kann er allerdings nicht mehr zurückholen.

Nach Ansicht des BFH ist der geldwerte Vorteil schon dann zu versteuern, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter das Fahrzeug uneingeschränkt zur Verfügung stellen. Behauptet Ihr Mitarbeiter, er habe den überlassenen Dienstwagen tatsächlich nicht privat genutzt, ändert sich daran nichts.

PRAXISHINWEIS | Nutzt der Mitarbeiter den (auch) zu privaten Zwecken überlassenen Dienstwagen tatsächlich nicht privat, können Sie nur auf die Versteuerung eines geldwerten Vorteils verzichten, wenn der Mitarbeiter

ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt und Ihnen vorlegt oder

Sie mit ihm schriftlich vereinbaren, dass er den Dienstwagen nicht für private Fahrten nutzen darf.

Ausschluss der privaten Nutzung

Für den Ausschluss der privaten Nutzung gilt es jedoch ein paar Hürden arbeitsrechtlicher Natur zu überwinden. Das private Nutzungsverbot sollten Sie idealerweise im Arbeitsvertrag regeln. Dabei ist Folgendes zu beachten: Die bisher erlaubte Privatnutzung ist wie ein Entgeltbestandteil zu behandeln. Damit kann die Privatnutzung nur über eine Änderungskündigung oder Änderungsvereinbarung aus der Welt geschafft werden.

Die Widerstände dürften hier jedoch nicht allzu stark sein: Ihr Mitarbeiter hat schließlich ein Interesse an der Regelung, und für Sie hat sie keine Nachteile.

Eine einvernehmliche Vertragsänderung können Sie wie folgt formulieren:

Musterformulierung / Änderung des Arbeitsvertrags

Der Arbeitsvertrag zwischen den Unterzeichnern vom … wird mit sofortiger Wirkung/mit Wirkung vom … wie folgt geändert: Der Vertreter stellt dem Mitarbeiter einen Dienstwagen (gemäß der Dienstwagenrichtlinie) zur Verfügung, den der Mitarbeiter ausschließlich dienstlich (im Rahmen der Dienstwagenrichtlinie) nutzen darf. Eine private Nutzung ist nicht gestattet.

In den wenigsten Agenturen wird es eine Dienstwagenrichtlinie geben. Daher soll hier nur kurz angerissen werden, auf welche Schwierigkeiten Sie stoßen würden, wenn Sie das Verbot der Privatnutzung ausschließlich in die Dienstwagenrichtlinie selbst aufnehmen.

Davon wären alle Dienstwagennutzer betroffen. Eine Differenzierung, wonach einzelne Mitarbeiter ihren Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, erfordert einen enormen Formulierungsaufwand.

Gegen den Willen des Mitarbeiters ist eine Änderung der Dienstwagenrichtlinie nicht wirksam. Widerspricht ein Mitarbeiter, ist die gesamte Richtlinie unwirksam und die Regelungen im Arbeitsvertrag gelten weiter.

PRAXISHINWEIS | Um Diskrepanzen zwischen einer agenturweiten Regelung und arbeitsvertraglichen Klauseln auszugleichen und um auch in Zukunft individuelle Lösungen zu ermöglichen, sollte der jeweilige Arbeitsvertrag wie oben angeführt geändert und die Dienstrichtlinie wie folgt gefasst werden:

Musterformulierung / Privatnutzung in Dienstwagenrichtlinie

Die private Nutzung des Dienstwagens ist nicht gestattet, es sei denn, dies ist im Arbeitsvertrag ausdrücklich anders geregelt.

Verbotswidrige private Nutzung

Eine verbotswidrige private Nutzung des Dienstwagens würde - so der BFH - nicht zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil führen. Sie hätte allenfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen: Zum Beispiel eine Abmahnung wegen vertragswidrigen Gebrauchs oder der Widerruf der Überlassung, wenn dies im Arbeitsvertrag oder der Dienstwagenrichtlinie vorgesehen ist.

PRAXISHINWEIS | Die Finanzverwaltung hat sich bislang noch nicht zur allgemeinen Anwendung dieser BFH-Rechtsprechung geäußert. Vorerst ist daher eine Überwachung des Nutzungsverbots weiterhin ratsam.

Besonderheiten beim Gesellschafter-Geschäftsführer

Als Gesellschafter-Geschäftsführer einer Agentur-GmbH müssten Sie aus einer vertragswidrigen Privatnutzung keine arbeitsrechtlichen Folgen befürchten, weil Sie Ihr eigener Dienstherr sind, zumindest solange Sie maßgeblichen Einfluss in der Gesellschafterversammlung ausüben können. Bei Ihnen würde der Vorteil aus der vertragswidrigen Privatnutzung zu einer verdeckten Gewinnausschüttung führen.

Nutzung nur für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit

Die Nutzung des Dienstwagens zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählt nicht zur privaten Nutzung. Folglich müssen diese Fahrten nicht automatisch versteuert werden. Trotzdem sollte die Begrenzung auf diese Fahrten eindeutig geregelt werden:

Musterformulierung / Fahrten zwischen Wohnung und Agentur

Außer zu dienstlichen Zwecken ist der Mitarbeiter nur berechtigt, den Dienstwagen für Fahrten zwischen seiner Wohnung und der Agentur zu nutzen.

Wichtig | Bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit gilt wie bisher, dass der Vorteil nur für die Tage der tatsächlichen Nutzung mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises zu versteuern ist. Es genügt, wenn der Mitarbeiter durch entsprechende Aufzeichnungen mit Datumsangabe nachweist, an welchen Tagen er den Dienstwagen genutzt hat (BMF, Schreiben vom 1.4.2012, Az. VI C 5 - S 2334/08/10010; Abruf-Nr. 111257).

Nur gelegentliche private Nutzung

Wird einem Mitarbeiter ein Dienstwagen an maximal 5 Tagen pro Kalendermonat aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck zur privaten Nutzung überlassen, können Sie den geldwerten Vorteil mit 0,001 Prozent des Bruttolistenpreises je gefahrenem Kilometer bewerten (Abschnitt H 8.1 (9-10) „Gelegentliche Nutzung“ Lohnsteuerhilfen).

PRAXISHINWEIS | Die gelegentliche private Nutzung kann trotz eines bestehenden Nutzungsverbots als Ausnahme geregelt werden. Hierzu kann in die vertraglichen Vereinbarungen Folgendes aufgenommen werden: