26.02.2009 | Alternativen zum Barlohn

Nutzungsüberlassung von PCs und
Telekommunikationsgeräten

von Steuer- und Rentenberater Alexander Ficht, Dreieich

Bekanntlich werden die Möglichkeiten, Ihrem Mitarbeiter steuerfreie Zuwendungen zu geben, immer weniger. Umso wichtiger ist es daher, die noch bestehenden Möglichkeiten konsequent zu nutzen. Dies vor allem, wenn mit der Zuwendung beim Mitarbeiter ein hoher „Wertschätzungsfaktor“ einhergeht, wie es bei Handy und Laptop der Fall ist.  

Der rechtliche Rahmen

Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass ein Mitarbeiter Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen PCs und Telekommunikationsgeräten (zum Beispiel Telefon, Handy oder Fax) weder zu versteuern braucht (§ 3 Nummer 45 EStG), noch fallen Sozialversicherungsbeiträge an.  

Eine bestimmte Höchstgrenze hat der Gesetzgeber nicht definiert. Zu beachten ist jedoch, dass Sie dem Mitarbeiter die zur Verfügung gestellten Geräte nicht schenken dürfen. Sie müssen also in Ihrem Eigentum bleiben. Und sie müssen die Rechnung direkt zahlen. Unerheblich ist, in welchem Umfang der Mitarbeiter die überlassenen Geräte privat oder beruflich nutzen darf. Das heißt, es muss kein direkter Zusammenhang zur Tätigkeit des Mitarbeiters bestehen.  

Mitarbeiterbindung und Gehaltserhöhung

Für Sie bietet die Nutzungsüberlassung von PC oder Handy eine ideale Möglichkeit, Mitarbeiterbindung und -motivation einerseits und „kostengünstige“ Gehaltserhöhung andererseits zu kombinieren.  

Beispiel

Die Sekretariatsmitarbeiterin M arbeitet wöchentlich 40 Stunden mit einem Bruttogehalt von 1.900 Euro. M ist Single (Steuerklasse 1), evangelisch und Mitglied der Barmer Ersatzkasse (Beitragssatz: 14,6 %; „Zusatzbeitrag“ Arbeitnehmer: 0,9 %). Ihre bisherige monatliche Gehaltsabrechnung ist in Spalte „bisher“ dargestellt.  

Der Handyvertrag läuft in diesem Monat aus. Sie schließen für M einen neuen Handyvertrag ab. M ist „Vieltelefoniererin“. Sie entscheiden sich daher für einen Tarif mit vielen Freiminuten (Kosten monatlich zirka 70 Euro). M darf sich ihr Handy selbst aussuchen.